Ratgeber

Ratgeber E-Rechnung

Pflichten, Fristen, Formate und der Weg zur gültigen E-Rechnung – kompakt erklärt, mit Quellen.

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung als E-RechnungAbschlagsrechnung als E-Rechnung: Anzahlungen fallen unter die E-Rechnungspflicht, die Schlussrechnung zieht sie samt Steuer ab – BT-113, Anhang, Bau-Erleichterung.
E-Rechnung für HandwerkerE-Rechnung für Handwerker: welcher Kunde eine E-Rechnung bekommt, was ab 2027 und 2028 gilt, wie § 13b, Abschläge und Aufmaß in der E-Rechnung aussehen – mit Quellen.
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028E-Rechnung Pflicht 2027: Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle im B2B-Inland. Fristen, Ausnahmen, Formate und Quellen.
Leitweg-ID: Aufbau und Verwendung in der XRechnungLeitweg-ID erklärt: Aufbau aus Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer, Feld BT-10 der XRechnung, woher Sie die ID bekommen und typische Fehler.
Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStGRechnung Pflichtangaben: alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Sonderfälle nach § 14a, Kleinbetragsrechnung – und in welchem Feld (BT) der E-Rechnung jede Angabe steht.
Mehrwertsteuer auf der RechnungMehrwertsteuer auf der Rechnung: Steuersatz und Steuerbetrag nach § 14 UStG, 19 %, 7 % oder 0 %, mehrere Sätze, Befreiungen und die Steueraufschlüsselung der E-Rechnung.
Gutschrift als E-RechnungE-Rechnung und Gutschrift: Wann eine Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG eine E-Rechnung sein muss, Pflichtangabe „Gutschrift“, Widerspruch, Typ 389 oder 381.
E-Rechnung für KleinunternehmerE-Rechnung für Kleinunternehmer: Nach § 19 UStG müssen Sie E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen. Was seit 2025 gilt, was freiwillig geht und wie § 19 aussieht.
E-Rechnung im VereinE-Rechnung im Verein: Wann Vereine E-Rechnungen ausstellen und empfangen müssen – ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Sponsoring, Kleinunternehmer. Mit Quellen.
Rechnungsnummer: fortlaufend und einmaligRechnungsnummer nach § 14 UStG: fortlaufend und einmalig, mehrere Nummernkreise, Buchstaben und Lücken – mit Beispielen und dem Feld BT-1 der E-Rechnung.
Reverse-Charge-Rechnung nach § 13b UStGReverse Charge nach § 13b UStG: alle Fälle, der Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", Inland oder EU und Kategorie AE in der E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?Was ist eine E-Rechnung? Definition nach § 14 UStG: ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, den Software ohne Nacharbeit liest. Was keine ist, wie sie aufgebaut ist.
XRechnung an Behörden sendenXRechnung an Behörden senden: Pflicht beim Bund seit 27.11.2020, Plattform OZG-RE, vier Übertragungswege, Registrierung, Ausnahme bis 1.000 € und Regeln der Länder.
E-Rechnung empfangenE-Rechnung empfangen: Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Wie sie ankommen, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen, prüfen und aufbewahren.
E-Rechnung korrigierenE-Rechnung korrigieren: Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV, Storno und neue Rechnung, wann keine Korrektur nötig ist (§ 17 UStG) und wofür die Typen 384 und 381 stehen.
E-Rechnung für VermieterE-Rechnung für Vermieter: keine Ausstellungspflicht bei steuerfreier Vermietung, aber Empfangspflicht. Was bei Option (§ 9 UStG), Mietvertrag, WEG und Ferienwohnung gilt.
Rechnung für eine innergemeinschaftliche LieferungInnergemeinschaftliche Lieferung: Pflichtangaben der Rechnung nach § 14a Abs. 3 UStG, Hinweis auf die Steuerbefreiung, Frist, Nachweise und Kategorie K der E-Rechnung.
Rechnungsadresse: was auf der Rechnung stehen mussRechnungsadresse und Rechnungsanschrift nach § 14 UStG: was „vollständig" heißt, ob Postfach oder c/o genügt, Rechnungs- und Leistungsempfänger, BG-8 in der E-Rechnung.
E-Rechnung Format – XRechnung oder ZUGFeRD?E-Rechnung Format: welche Formate als E-Rechnung gelten, was XRechnung und ZUGFeRD unterscheidet, welche ZUGFeRD-Profile genügen und wann Sie welches wählen.
E-Rechnung für Freiberufler und SelbstständigeE-Rechnung für Freiberufler, Selbstständige und Einzelunternehmer: Pflicht ab 2027/2028, Honorar-Gutschriften, Stundennachweis als Anhang, Ist-Versteuerung ab 2028.
E-Rechnung an Privatkunden (B2C)E-Rechnung B2C: Für Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Wann trotzdem eine Rechnung Pflicht ist und wann eine E-Rechnung an Privatpersonen erlaubt ist.
Leistungsort der sonstigen Leistung nach § 3a UStG§ 3a UStG: Wo eine sonstige Leistung ausgeführt wird – Grundregel B2B und B2C, wichtige Ausnahmen, Folgen für Steuer und Rechnung, Kategorie in der E-Rechnung.
Rechnungsdatum: was es bedeutet und was davon abhängtRechnungsdatum nach § 14 Abs. 4 UStG: was als Ausstellungsdatum gilt, Unterschied zum Leistungsdatum, ob Rückdatieren erlaubt ist, was vom Datum abhängt und BT-2.
E-Rechnung Beispiel: eine Rechnung als XRechnung und ZUGFeRDE-Rechnung Beispiel: eine Rechnung als Tabelle, als XRechnung (UBL) und als ZUGFeRD (CII), jedes Element mit BT-Nummer. Plus: warum eine Vorlage keine E-Rechnung ist.
E-Rechnung in der LandwirtschaftE-Rechnung Landwirtschaft: Auch Pauschallandwirte nach § 24 UStG fallen unter die Pflicht. Was für Gutschriften von Molkerei und Schlachthof, Fristen und Empfang gilt.
Leistungsdatum auf der RechnungLeistungsdatum auf der Rechnung: Pflicht nach § 14 UStG, Kalendermonat, Leistungszeitraum, „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" und die Felder BT-72 und BG-14.
OSS-Verfahren: Umsatzsteuer auf EU-Verkäufe an PrivatkundenOSS-Verfahren nach § 18j UStG: 10.000-€-Schwelle, Anzeige beim BZSt, Steuersatz des Bestimmungslands, Rechnung bei Fernverkäufen und warum B2C keine E-Rechnung braucht.
Warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung istPDF, Scan oder signierte PDF sind keine E-Rechnung. Was XRechnung und ZUGFeRD ausmacht, welche Fristen gelten und wie aus einer PDF eine gültige E-Rechnung wird.
Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft nach § 25b UStGDreiecksgeschäft: Voraussetzungen nach § 25b UStG, der Pflichthinweis in der Rechnung des mittleren Unternehmers (§ 14a Abs. 7), Zusammenfassende Meldung und E-Rechnung.
E-Rechnung in Gastronomie und HotellerieE-Rechnung Gastronomie: Wann Restaurant und Hotel eine E-Rechnung ausstellen, was bis 250 € gilt, was das BMF zu Bewirtungsbelegen sagt und wie 7 % und 19 % aussehen.
Rechnung schreiben: Schritt für SchrittRechnung schreiben und erstellen: Pflichtangaben, Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung, Frist, Versand – und ab wann Geschäftskunden eine E-Rechnung bekommen.
Steuernummer oder USt-IdNr. auf der RechnungSteuernummer auf der Rechnung: Steuernummer oder USt-IdNr. nach § 14 UStG, wann die USt-IdNr. des Kunden Pflicht ist, die W-IdNr. und die Felder BT-31, BT-32, BT-48.
Word-Rechnung in eine E-Rechnung umwandelnSo wird aus Ihrer Word-Rechnung eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung – Ihre KI liest die Datei, XRIO erstellt die E-Rechnung und prüft sie mit KoSIT.
Ausfuhrlieferung: Rechnung ohne Umsatzsteuer in DrittländerAusfuhrlieferung in Drittländer wie USA oder Schweiz: steuerfrei nach § 4 Nr. 1a und § 6 UStG, Hinweis auf der Rechnung, Ausfuhrnachweis, Ausgangsvermerk, E-Rechnung.
E-Rechnung im OnlinehandelE-Rechnung im Onlineshop: Pflicht nur bei Bestellungen inländischer Unternehmen über 250 €. Was für Privatkunden, Auslandskunden, Marktplätze und Shopsysteme gilt.
Excel-Rechnung in eine E-Rechnung umwandelnRechnungen aus Excel als XRechnung oder ZUGFeRD – per KI aus der Datei oder als JSON direkt an die API, mit Summenvergleich und Prüfung durch den KoSIT-Validator.
USt-ID prüfen: Bestätigung der USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für SteuernUSt-ID prüfen beim BZSt: einfache und qualifizierte Bestätigung nach § 18e UStG, warum sie für EU-Lieferungen und Reverse Charge zählt, Nachweis und Aufbau der Nummern.
Was ist eine Rechnung?Was ist eine Rechnung? Definition nach § 14 Abs. 1 UStG, was keine ist – Angebot, Lieferschein, Quittung, Mahnung – und wie sich Rechnung und E-Rechnung unterscheiden.
E-Rechnung für Ärzte und HeilberufeE-Rechnung Arzt: Für steuerfreie Heilbehandlungen besteht keine Pflicht. Wann Gutachten, Vorträge oder Kurse eine E-Rechnung brauchen und was für den Empfang gilt.
EU-Kleinunternehmerregelung nach § 19a UStGEU-Kleinunternehmerregelung nach § 19a UStG: 100.000 € Umsatzgrenze in der EU, Meldeverfahren beim BZSt, KU-IdNr. mit Suffix EX, Umsatzmeldung und Rechnungen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 EuroKleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: die vier Angaben bis 250 € brutto, wann die Vereinfachung nicht gilt, Vorsteuerabzug und warum keine E-Rechnung nötig ist.
Rechnung Muster: ein vollständiges BeispielRechnung Muster mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, markiert und erklärt – Varianten für Kleinunternehmer und Reverse Charge; warum Vorlagen ab 2027 nicht reichen.
E-Rechnung bei PhotovoltaikanlagenE-Rechnung und Photovoltaik: PV-Betreiber müssen E-Rechnungen empfangen. Was für die Gutschrift des Netzbetreibers, Kleinunternehmer und den Kauf zu 0 % gilt.
Rechnung an Kunden in der SchweizRechnung Schweiz: Waren als steuerfreie Ausfuhr, Dienstleistungen ohne deutsche Umsatzsteuer, Schweizer Bezugsteuer und Steuerpflicht, QR-Rechnung und E-Rechnung.
Frist für die RechnungsstellungRechnungsstellung Frist: wer eine Rechnung ausstellen muss, sechs Monate nach § 14 Abs. 2 UStG, EU-Fälle bis zum 15. des Folgemonats, Bußgeld bis 5.000 € und Folgen.
Zahlungsziel auf der RechnungZahlungsziel auf der Rechnung: keine Pflichtangabe, aber wichtig für den Verzug. 30-Tage-Regel nach § 286 BGB, Grenzen nach § 271a BGB und BT-9/BT-20 der E-Rechnung.
Skonto auf der RechnungSkonto auf der Rechnung: Was nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG anzugeben ist, wie sich die Umsatzsteuer ändert (§ 17 UStG) und wie Skonto in der XRechnung steht (#SKONTO#).
Rabatt auf der RechnungRabatt auf der Rechnung: wie Rabatt, Skonto und Bonus anzugeben sind (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG), was für die Umsatzsteuer gilt und wo Nachlässe in der E-Rechnung stehen.
Netto und brutto auf der RechnungRechnung netto brutto: Formeln für 19 % und 7 %, was § 14 UStG verlangt, Bruttopreise für Verbraucher, Rundung und die Summenkette einer E-Rechnung (BT-106 bis BT-115).
GiroCode auf der RechnungGiroCode (EPC-QR-Code) auf der Rechnung: welche Daten er enthält, Grenzen nach EPC069-12, keine Pflichtangabe, kein Teil der E-Rechnung – und die Daten im XML.
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?Rechnung Unterschrift: Nach dem UStG muss keine Rechnung unterschrieben werden, auch keine E-Rechnung. Was stattdessen gilt, handschriftliche Rechnungen, RVG und StBVV.
Rechnung auf EnglischRechnung auf Englisch: die wichtigsten Begriffe von Invoice bis VAT ID mit EN-16931-Namen, ob eine englische Rechnung in Deutschland gilt, anerkannte Hinweise.
Rechnung in FremdwährungRechnung in Fremdwährung: Beträge in USD oder CHF sind erlaubt, die Umsatzsteuer muss auch in Euro stehen. Umrechnung nach § 16 Abs. 6 UStG und BT-5, BT-6, BT-111.
Claude mit XRIO verbindenClaude mit XRIO verbinden: Connector anlegen, bei XRIO anmelden, Unternehmen wählen. Plus die Einstellung, mit der Claude Dateien prüfen kann.
ChatGPT mit XRIO verbindenChatGPT mit XRIO verbinden: XRIO als MCP-Server in den Plugins anlegen, per OAuth anmelden, Unternehmen wählen. Jeder Schritt mit Screenshot.
Claude Code, Cursor und Co. mit XRIO verbindenXRIO in Claude Code, Cursor, VS Code, Gemini CLI und Codex CLI einrichten: ein Befehl oder ein Konfigurationsblock, der API-Schlüssel bleibt in einer Umgebungsvariable.
Ihre Daten vom KI-Training ausschließenSo verhindern Sie, dass ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot und Mistral Ihre Daten zum Training nutzen: die Schalter, die Pfade und die offiziellen Hilfeseiten.

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