Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Eine Rechnung bis 250 € brutto braucht nach § 33 UStDV nur vier Angaben – Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung und Bruttobetrag mit Steuersatz. Sie darf auch unter der E-Rechnungspflicht auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF gestellt werden.
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt. Für sie verlangt § 33 UStDV statt der zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG nur vier: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Bruttobetrag mit Steuersatz. Eine E-Rechnung ist für Kleinbeträge keine Pflicht.
Diese vier Angaben genügen
| Angabe | Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) | Rechnung über 250 € (§ 14 Abs. 4 UStG) |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | ja | ja |
| Name und Anschrift des Empfängers | nein | ja |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | nein | ja |
| Ausstellungsdatum | ja | ja |
| Rechnungsnummer | nein | ja |
| Menge und Art der Leistung | ja | ja |
| Leistungsdatum | nein | ja |
| Entgelt und Steuerbetrag | in einer Summe (brutto) | getrennt ausgewiesen |
| Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | ja | ja |
Die Regeln für Abkürzungen und für mehrere Dokumente (§ 31 UStDV) sowie für verschiedene Steuersätze (§ 32 UStDV) gelten entsprechend (§ 33 Satz 2 UStDV). Unterliegen die Leistungen verschiedenen Steuersätzen, steht für jeden Satz eine eigene Summe auf der Rechnung (UStAE Abschn. 14.6 Abs. 1 Satz 2). Ein Beispiel aus der Gastronomie, wo Speisen seit 2026 mit 7 % und Getränke mit 19 % besteuert werden (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG):
Gasthaus Adler, Marktplatz 3, 79098 Freiburg
12.10.2026
2 Tagesessen 38,00 €
2 Apfelschorle 0,4 l 9,80 €
Summe Speisen, enthält 7 % USt 38,00 €
Summe Getränke, enthält 19 % USt 9,80 €
Gesamtbetrag 47,80 €Name des Gastes, Rechnungsnummer und Steuernummer fehlen – für eine Kleinbetragsrechnung ist das zulässig.
Wann die Vereinfachung nicht gilt
§ 33 Satz 3 UStDV schließt drei Fälle aus. Für sie gilt § 33 UStDV insgesamt nicht (UStAE Abschn. 14.6 Abs. 3) – auch eine Rechnung über 40 € braucht dann alle Pflichtangaben:
- Fernverkauf (§ 3c UStG): Lieferungen an Privatpersonen in einem anderen EU-Staat.
- Innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a UStG): Die Rechnung nennt die USt-IdNr. beider Seiten – siehe Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung.
- Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG), etwa eine kleine Reparatur eines Subunternehmers für einen Bauunternehmer – siehe Reverse-Charge-Rechnung. Weil § 33 UStDV hier nicht greift, gilt zwischen inländischen Unternehmen auch die E-Rechnungspflicht.
Liegt der Gesamtbetrag über 250 €, ist die Rechnung keine Kleinbetragsrechnung mehr. Eine Tankquittung über 262 € muss dann zum Beispiel Name und Anschrift des Empfängers, eine Rechnungsnummer und den Steuerbetrag gesondert enthalten.
Kleinbetragsrechnung und E-Rechnungspflicht
Eine Kleinbetragsrechnung darf nach § 33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden – auch zwischen inländischen Unternehmen und auch nach den Übergangsfristen 2027 und 2028:
| Form | Zulässig? | Fundstelle |
|---|---|---|
| Papier | immer | UStAE Abschn. 14.6 Abs. 4 Satz 1 |
| PDF oder anderes elektronisches Format | mit Zustimmung des Empfängers; formlos, auch stillschweigend | UStAE Abschn. 14.6 Abs. 4 Sätze 1 bis 3 |
| E-Rechnung | immer, ohne Zustimmung | UStAE Abschn. 14.6 Abs. 4 Satz 4 |
Maßgeblich ist allein der Gesamtbetrag. Übersteigt er 250 €, ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn der e-rechnungspflichtige Teil darunter liegt – etwa weil die Rechnung zusätzlich steuerfreie Leistungen enthält (UStAE Abschn. 14.6 Abs. 4 Sätze 5 und 6). Dieselbe Erleichterung wie Kleinbeträge haben Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 22).
Kleinbetrag als E-Rechnung: Was das Format zusätzlich verlangt
Wer einen Kleinbetrag freiwillig als E-Rechnung stellt, muss mehr liefern, als § 33 UStDV verlangt. Die Norm EN 16931 kennt keine verkürzte Rechnung:
| Feld | Regel | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| BT-1 Rechnungsnummer | BR-02 | Pflichtfeld, obwohl § 33 keine Nummer verlangt |
| BT-44 Name und BG-8 Anschrift des Käufers mit Land (BT-55) | BR-07, BR-10, BR-11 | der Empfänger muss bekannt sein |
| BT-116 Nettobetrag und BT-117 Steuerbetrag je Steuerkategorie | BR-45, BR-46 | Netto und Steuer stehen getrennt, nicht „in einer Summe” |
| BT-31 USt-IdNr. oder BT-32 Steuernummer des Verkäufers | BR-S-02, im Standard XRechnung BR-DE-16 | bei Positionen zum Regelsteuersatz Pflicht |
Das Format XRechnung verlangt außerdem die Käuferreferenz (BT-10, Regel BR-DE-15) und Zahlungsangaben (BG-16, BR-DE-1). Für den anonymen Kassenbon passt die E-Rechnung deshalb nicht; für einen Stammkunden, der Rechnungen automatisch verarbeitet, kann sie sinnvoll sein.
Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen
Weil die Kleinbetragsrechnung keinen Steuerbetrag ausweist, rechnet der Empfänger ihn selbst heraus: Nach § 35 Abs. 1 UStDV kann er den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn er den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilt. Die Formel steht in UStAE Abschn. 15.4 Abs. 2:
| Steuersatz | Formel | Beispiel |
|---|---|---|
| 19 % | Bruttobetrag × 19 / 119 | 149,95 € × 19 / 119 = 23,94 € |
| 7 % | Bruttobetrag × 7 / 107 | 53,50 € × 7 / 107 = 3,50 € |
Rechnungen eines Voranmeldungszeitraums mit demselben Steuersatz dürfen für die Berechnung zusammengefasst werden (UStAE Abschn. 15.4 Abs. 1). Die übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG gelten unverändert – fehlt auf dem Beleg der Steuersatz, fehlt eine Pflichtangabe.
Typische Kleinbetragsrechnungen
| Beleg | Kleinbetragsrechnung? | Hinweis |
|---|---|---|
| Tankquittung über 78,40 € | ja, wenn die vier Angaben enthalten sind | über 250 € gelten die vollen Pflichtangaben |
| Restaurantrechnung über 47,80 € | ja | für den Betriebsausgabenabzug verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zusätzlich Anlass und Teilnehmer – mehr unter E-Rechnung in der Gastronomie |
| Kassenbon aus dem Baumarkt über 24,70 € | ja, wenn Steuersatz und Anschrift des Händlers darauf stehen | ein Bon ohne Steuersatz erfüllt § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV nicht |
| Fahrkarte | eigene Regel | Fahrausweise regelt § 34 UStDV |
| Reparatur für 180 € als Subunternehmer eines Bauunternehmers | nein | § 13b UStG – volle Pflichtangaben, unter der E-Rechnungspflicht als E-Rechnung |
Kleinbeträge als E-Rechnung mit XRIO
Für Papier- und PDF-Kleinbetragsrechnungen brauchen Sie kein Werkzeug. Wollen Sie einem Kunden auch kleine Beträge als E-Rechnung schicken, übergibt Ihre KI – Claude Code, Cursor oder die Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm die Rechnungsdaten an XRIO. XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator; fehlt ein Pflichtfeld der Norm wie die Rechnungsnummer, kommt ein Befund statt einer Datei zurück. Wie das abläuft, steht unter E-Rechnung mit KI erstellen.
Quellen
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge, Sätze 1 bis 4.
- § 35 UStDV – Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen.
- § 14 Abs. 4 UStG – Pflichtangaben einer Rechnung.
- § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG – ermäßigter Steuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ohne Getränke.
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG – Nachweis von Bewirtungsaufwendungen.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, aktuelle Fassung – Abschn. 14.6 Abs. 1 bis 4, Abschn. 15.4 Abs. 1 und 2.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025 – Rn. 22.
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 4.
- EN 16931-1 und XRechnung 3.0.2 – Regeln BR-02, BR-07, BR-10, BR-11, BR-45, BR-46, BR-S-02, BR-DE-1, BR-DE-15, BR-DE-16.