E-Rechnung Format – XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, wenn sie der EN 16931 entsprechen. Der Unterschied liegt in der Form – reines XML oder eine PDF mit eingebettetem XML.
Wer sich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigt, stößt schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind zulässig, beide werden geprüft, und beide beruhen auf derselben Norm. Welches Format passt, hängt vor allem davon ab, wer die Rechnung bekommt.
Die gemeinsame Grundlage: EN 16931
Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist ein strukturierter elektronischer Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Norm legt ein semantisches Datenmodell fest: welche Angaben eine Rechnung enthält, wie sie heißen und welche Geschäftsregeln gelten – etwa dass Positionssummen und Gesamtbetrag exakt zusammenpassen.
Für die technische Umsetzung erlaubt die Norm zwei XML-Syntaxen:
- UBL (Universal Business Language) – verbreitet im Peppol-Netzwerk.
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) – Grundlage von ZUGFeRD.
Ob ein Datensatz den Regeln entspricht, entscheidet eine Prüfung gegen die Geschäftsregeln, in Deutschland mit dem KoSIT-Validator.
XRechnung: reines XML
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931. Sie ergänzt die Norm um nationale Regeln, zum Beispiel zu Zahlungsangaben oder Kontaktdaten des Verkäufers.
- Form: eine XML-Datei, wahlweise in UBL- oder CII-Syntax.
- Sichtdarstellung: keine. Zum Lesen braucht es einen XRechnung-Viewer, der eine PDF-Ansicht erzeugt.
- Einsatz: Pflichtformat für Rechnungen an viele öffentliche Auftraggeber, dort mit Leitweg-ID. Im B2B-Verkehr ebenso zulässig.
ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei, die für Menschen wie eine gewohnte Rechnung aussieht und im Inneren eine XML-Datei in CII-Syntax trägt. Rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – aber nicht in jedem Profil.
| ZUGFeRD-Profil | Inhalt | E-Rechnung in Deutschland? |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Kopfdaten, keine Positionen | nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen | nein |
| BASIC | Kopfdaten und einfache Positionen | ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | vollständiges Datenmodell der Norm | ja |
| EXTENDED | Norm plus Erweiterungen für komplexe Fälle | ja |
| XRECHNUNG | ZUGFeRD-Hülle mit XRechnung-Regeln | ja |
Die Profile MINIMUM und BASIC WL waren als Buchungshilfe gedacht. Sie enthalten nicht alle Pflichtangaben und genügen deshalb nicht.
Factur-X: der französische Zwilling
Factur-X ist der Name, unter dem Frankreich denselben Standard führt. ZUGFeRD ab Version 2.1 und Factur-X sind technisch identisch; eine gültige Datei ist beides zugleich. Wenn ein Kunde „Factur-X” verlangt, ist eine ZUGFeRD-Datei im passenden Profil die Antwort.
Der Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateityp | XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, wie eine normale PDF |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Grundlage | EN 16931 + deutsche Regeln | EN 16931 (je nach Profil) |
| Öffentliche Auftraggeber | Standard, mit Leitweg-ID | nur im Profil XRECHNUNG, je nach Stelle |
| Firmenkunden | zulässig | zulässig und verbreitet |
| Rechtlich maßgeblich | die XML-Datei | der XML-Teil |
Welches Format wählen?
Es gibt keinen Vorrang des einen Formats vor dem anderen – beide erfüllen die Pflicht. Die Wahl folgt dem Empfänger:
- Öffentliche Auftraggeber: in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID. Die konkreten Vorgaben stehen in den Bedingungen des jeweiligen Rechnungseingangsportals.
- Firmenkunden mit Buchhaltungssoftware: XRechnung oder ZUGFeRD, beides lässt sich automatisch verarbeiten.
- Firmenkunden, die Rechnungen noch ansehen und weiterleiten: ZUGFeRD ist oft angenehmer, weil die Datei ohne Zusatzwerkzeug lesbar bleibt.
- Unklar: beim Kunden nachfragen. Viele Werkzeuge können beide Formate aus denselben Daten erzeugen.
Was keine E-Rechnung ist
- PDF aus Word oder Excel – keine strukturierten Daten, siehe Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.
- Eingescannte Papierrechnung – ein Bild, kein Datensatz.
- ZUGFeRD in MINIMUM oder BASIC WL – formal ZUGFeRD, aber unvollständig.
- Selbst gebautes XML, das die Geschäftsregeln verletzt – es sieht aus wie eine E-Rechnung, besteht aber die Prüfung nicht.
Beide Formate aus einer Quelle
XRIO erzeugt aus denselben Rechnungsdaten wahlweise eine XRechnung, eine ZUGFeRD-PDF oder beides – und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator, bevor Sie sie bekommen. Die Daten kann Ihr KI-Assistent liefern, siehe E-Rechnung mit KI erstellen. Vorhandene Dateien prüfen Sie mit dem XRechnung-Validator oder dem ZUGFeRD-Validator.
Quellen
- EN 16931 – europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung.
- XRechnung-Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
- ZUGFeRD-Spezifikation des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.