E-Rechnung umwandeln

PDF in XRechnung umwandeln

Aus Ihrer bestehenden PDF-Rechnung wird eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung – über Ihre KI per MCP oder über die REST-API. Jede Datei wird vor der Ausgabe geprüft.

Kostenlos starten So funktioniert XRIO

Eine PDF-Rechnung ist für Menschen gemacht: Sie zeigt Text und Zahlen an der richtigen Stelle. Eine XRechnung ist für Software gemacht: Jede Angabe steht in einem festen Feld nach der Norm EN 16931. Deshalb lässt sich eine PDF nicht einfach „konvertieren”. Die Daten müssen gelesen, den richtigen Feldern zugeordnet und als neue Datei erzeugt werden. XRIO bietet dafür zwei Wege – je nachdem, ob Sie mit einer KI arbeiten oder mit einem eigenen Programm.

Weg 1: Ihre KI liest die PDF, XRIO erstellt die XRechnung

Arbeiten Sie mit einem KI-Assistenten, ist das der einfachste Weg:

PDF an die KI geben. Sie laden Ihre Rechnung in den Chat oder geben Ihrem Agenten den Dateipfad.
Die KI liest die Daten. Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze und Summen – das Modell sieht das Dokument ohnehin.
Die KI ruft XRIO auf. Sie übergibt die Werte an das MCP-Werkzeug generate_invoice und wählt das Format: XRechnung, ZUGFeRD oder beides.
XRIO erstellt und prüft. Die Datei läuft durch den KoSIT-Validator. Besteht sie, bekommt Ihre KI den Download-Link. Besteht sie nicht, bekommt sie die Befunde und fragt Sie nach den fehlenden Angaben.

Sie:   Wandle die angehängte Rechnung in eine XRechnung um.
KI:    → liest rechnung-2026-041.pdf
KI:    → generate_invoice (Format: XRechnung)
XRIO:  gültig (KoSIT) · rechnung.xml · 7 Tage abrufbar

Der Datenschutz-Vorteil: Über MCP sieht XRIO Ihre PDF nie. XRIO erhält nur die Werte, die Ihre KI übergibt. Welche KI Sie nutzen, steht auf der Seite E-Rechnung mit KI erstellen.

Weg 2: Ihr Programm liest die PDF mit Ihrer eigenen KI

Entstehen Ihre Rechnungen in einem Programm, liest Ihre eigene KI die PDF – ein Sprachmodell Ihrer Wahl, auch ein lokales auf Ihrem Rechner. XRIO liest keine PDF mit KI: Die PDF bleibt bei Ihnen, XRIO bekommt nur die Werte.

PDF an Ihre KI. Ihr Programm gibt die PDF zusammen mit der Anleitung von XRIO an Ihr Sprachmodell. Die KI antwortet mit den Rechnungsdaten als JSON.
E-Rechnung erstellen. Ihr Programm sendet das JSON an POST /v1/invoices/generate und wählt das Format: XRechnung, ZUGFeRD oder beides.
Befunde zurückgeben. Antwortet XRIO mit 422, geben Sie die Befunde an Ihre KI zurück. Sie korrigiert die genannten Felder, dann sendet Ihr Programm erneut.

Die Anleitung zum Kopieren und alle Felder stehen in der API-Dokumentation. Ihre KI kann sich irren – prüfen Sie die Werte, bevor Sie die E-Rechnung versenden.

Welcher Weg passt zu Ihnen?

	Weg 1: KI im Chat per MCP	Weg 2: Programm per REST-API
Wer liest die PDF?	Ihre KI im Chat	Ihre eigene KI, aufgerufen von Ihrem Programm
Sieht XRIO die PDF?	nein	nein
Korrekturen	im Gespräch mit Ihrer KI	Befunde an Ihre KI zurückgeben, erneut senden
Preis	0,25 € pro E-Rechnung	0,25 € pro E-Rechnung
Geeignet für	Einzelne Rechnungen, Agenten	Programme, Stapelverarbeitung

Word- und Excel-Rechnungen

Schreiben Sie Ihre Rechnungen in Word oder Excel, gilt dasselbe: Speichern Sie die Datei als PDF oder geben Sie sie direkt Ihrer KI. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Ratgeber zu Word-Rechnungen und Excel-Rechnungen. Warum die PDF allein nicht reicht, erklärt PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.

Was XRIO nie tut

XRIO ändert oder errät keine Werte. Fehlt eine Pflichtangabe – etwa die Käuferreferenz oder die Bankverbindung –, gibt XRIO keine Datei aus, sondern einen Befund. Eine ungültige E-Rechnung verlässt XRIO nie. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt beim Rechnungssteller: XRIO erstellt die Datei ausschließlich aus den übermittelten Daten.

Fertige Dateien stehen 7 Tage zum Download bereit und werden dann gelöscht. XRIO ist kein Archiv – die Aufbewahrung bleibt Ihre Aufgabe.

Häufige Fragen

Kann man eine PDF-Rechnung einfach in eine XRechnung umwandeln?

Nicht durch Umbenennen oder Speichern unter. Die Rechnungsdaten müssen aus der PDF gelesen und als strukturiertes XML nach EN 16931 neu erzeugt werden. Das Lesen übernimmt Ihre KI, das Erzeugen und Prüfen übernimmt XRIO.

Sieht XRIO meine PDF?

Nein. Ihre KI liest die PDF und übergibt nur die Werte – im Chat per MCP ebenso wie aus Ihrem Programm per REST-API. XRIO liest keine PDF mit KI.

Was kostet die Umwandlung?

0,25 € netto pro erstellter E-Rechnung. Abgelehnte Versuche kosten nichts.

Was passiert, wenn die KI etwas falsch ausliest?

Eine KI kann sich verlesen. Prüfen Sie die Werte deshalb, bevor Sie die E-Rechnung versenden. Fehlt eine Pflichtangabe oder verletzt ein Wert eine Regel, lehnt XRIO das Erstellen mit einem Befund ab – XRIO ergänzt oder errät nie selbst Werte.

Geht das auch mit Word- und Excel-Rechnungen?

Ja. Speichern Sie die Rechnung als PDF oder geben Sie die Datei direkt Ihrer KI. Der Weg danach ist derselbe.