Word-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln

Rechnung in Word schreiben, als PDF speichern, per E-Mail verschicken – so arbeiten viele Selbstständige und kleine Betriebe seit Jahren. Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft reicht dieses Ergebnis nicht mehr aus. Eine Buchhaltungssoftware brauchen Sie deshalb trotzdem nicht: Die Rechnung kann weiter in Word entstehen, die E-Rechnung erzeugen Ihre KI und XRIO daraus.

Warum die Word-PDF nicht mehr genügt

Eine E-Rechnung ist rechtlich kein PDF-Dokument, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

• XRechnung – reines XML, verlangt von öffentlichen Auftraggebern und angenommen von vielen Unternehmen.
• ZUGFeRD – eine hybride PDF: lesbar wie eine gewohnte Rechnung, mit eingebettetem XML.

Ihre Word-Rechnung enthält nichts davon. Für Software ist sie Text auf einer Seite. Wo die Rechnungsnummer steht oder welcher Betrag die Umsatzsteuer ist, kann ein Programm nur raten. Warum genau das nicht mehr genügt, erklärt der Ratgeber PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.

Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt vom Vorjahresumsatz ab: über 800.000 € ab 2027, alle anderen ab 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Der Weg: Word behalten, KI umwandeln lassen

XRIO ist ein Dienst, den Ihr KI-Assistent über MCP aufruft – ein offener Standard, mit dem Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Gemini externe Werkzeuge nutzen. Der Ablauf:

1. XRIO einmal verbinden. Sie legen ein kostenloses Konto an und verbinden XRIO mit Ihrem Assistenten. Die Anleitungen stehen unter E-Rechnung mit KI erstellen.
2. Rechnung an die KI geben. Sie ziehen die Word-Datei oder die daraus erzeugte PDF in den Chat und schreiben: „Erstelle daraus eine E-Rechnung.”
3. Die KI liest und übergibt die Werte. Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze, Zahlungsangaben – die KI stellt die Daten zusammen und ruft das Werkzeug generate_invoice auf. Ihr Dokument selbst geht nicht an XRIO.
4. XRIO erstellt und prüft. Aus den Werten entsteht eine XRechnung und auf Wunsch eine ZUGFeRD-PDF. Jede Datei läuft durch den KoSIT-Validator, den Prüfstandard der öffentlichen Verwaltung. Nur gültige Dateien werden ausgegeben.
5. Die KI klärt Lücken mit Ihnen. Verletzt ein Wert eine Regel, bekommt die KI einen Befund mit Regel, Stelle und Anforderung im Originalwortlaut – und keine Datei. Sie fragt nach, ergänzt und versucht es erneut.

Am Ende erhalten Sie einen Download-Link, der 24 Stunden gilt. XRIO hält die Dateien 7 Tage bereit und löscht sie dann. Ihre Word-Datei und die PDF bleiben, wie sie sind.

Was in Ihrer Word-Vorlage stehen sollte

Beim Umstieg fällt auf, was eine Vorlage seit Jahren nicht enthält. Für eine E-Rechnung sind unter anderem nötig:

• Pflichtangaben nach § 14 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag.
• Zahlungsangaben: Die XRechnung verlangt Zahlungsanweisungen (Regel BR-DE-1), etwa Ihre IBAN.
• Kontaktdaten des Verkäufers: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners verlangt die XRechnung ebenfalls.
• Käuferreferenz: Öffentliche Auftraggeber geben eine Leitweg-ID vor, die auf die Rechnung muss.

Fehlt etwas davon, erfahren Sie es durch den Befund – nicht erst, wenn Ihr Kunde die Rechnung ablehnt. Kleinunternehmer finden die Besonderheiten im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Rechnen in Word: auf die Summen achten

Word rechnet nicht. Summen in Word-Tabellen sind oft von Hand eingetragen oder aus einer alten Rechnung kopiert. Eine E-Rechnung prüft dagegen, ob die Summen exakt aufgehen: Die Positionen ergeben die Nettosumme, Netto plus Umsatzsteuer ergeben den Gesamtbetrag. XRIO rechnet aus den übergebenen Werten. Übergibt Ihre KI zusätzlich die gedruckten Summen Ihrer Rechnung, vergleicht XRIO sein Ergebnis damit und meldet eine Abweichung als Befund. Angepasst wird kein Wert.

Ohne Chat: Programme und die REST-API

Erzeugt ein eigenes Programm Ihre Rechnungen, braucht es keinen Chat. Es sendet die Rechnungsdaten als JSON an die E-Rechnung-API. Vorhandene PDFs liest Ihre eigene KI – XRIO liest keine PDF mit KI, das Dokument bleibt bei Ihnen. Die Anleitung dafür steht in der API-Dokumentation.

Was XRIO nicht tut

• Keine Werte erfinden oder ändern. Korrekturen kommen nur von Ihnen oder Ihrer KI.
• Kein Archiv. Erzeugte Dateien bleiben 7 Tage abrufbar, die Aufbewahrung ist Ihre Aufgabe.
• Keine Steuerberatung. XRIO erstellt die Datei ausschließlich aus den übermittelten Daten; für den Inhalt der Rechnung bleibt der Rechnungssteller verantwortlich.

Ob eine von XRIO erstellte Datei gültig ist, prüfen Sie kostenlos mit dem XRechnung-Validator.