Mehrwertsteuer auf der Rechnung
Eine Rechnung muss den Steuersatz und den Steuerbetrag nennen – oder auf eine Steuerbefreiung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG). Der Regelsatz beträgt 19 %, der ermäßigte 7 %; bei mehreren Sätzen wird das Entgelt je Steuersatz aufgeschlüsselt. In der E-Rechnung steht das in der Steueraufschlüsselung BG-23.
Auf jede Rechnung gehören Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis, dass die Leistung steuerfrei ist (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG). Dazu kommt das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (Nr. 7). Der Regelsatz beträgt 19 %, der ermäßigte Satz 7 %, für bestimmte Photovoltaikanlagen gilt 0 %. In einer E-Rechnung steht die Umsatzsteuer zweimal: je Position als Kategorie und Satz und zusammengefasst in der Steueraufschlüsselung (BG-23).
Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer?
Beide Begriffe meinen dieselbe Steuer. Das deutsche Gesetz heißt Umsatzsteuergesetz und spricht von Umsatzsteuer; die europäische Grundlage, die Richtlinie 2006/112/EG, spricht von Mehrwertsteuer. Auf Rechnungen finden sich beide Abkürzungen, „MwSt.” und „USt.”. Rechtlich kommt es nicht auf den Begriff an, sondern darauf, dass Steuersatz und Steuerbetrag ausgewiesen sind.
Umsatzsteuer ausweisen: was auf der Rechnung stehen muss
| Angabe | Grundlage | Hinweis |
|---|---|---|
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG | siehe Steuernummer oder USt-IdNr. |
| Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen | Nr. 7 | auch im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto |
| Anzuwendender Steuersatz | Nr. 8 | z. B. 19 % |
| Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag | Nr. 8 | in Euro |
| Hinweis auf eine Steuerbefreiung | Nr. 8 | statt Satz und Betrag |
Bis 250 € genügen Bruttobetrag und Steuersatz (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV). Wie Netto, Steuer und Brutto zusammenhängen und wo Rundungsdifferenzen entstehen, erklärt Netto und brutto auf der Rechnung.
Steuersätze: 19 %, ermäßigter Satz 7 %, 0 %
| Satz | Grundlage | Typische Fälle |
|---|---|---|
| 19 % | § 12 Abs. 1 UStG | Regelsatz für alle Umsätze ohne Ermäßigung, z. B. Handwerksleistungen, Beratung, Getränke im Restaurant |
| 7 % | § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG mit Anlage 2 | viele Lebensmittel, Bücher, Zeitungen |
| 7 % | § 12 Abs. 2 Nr. 7 UStG | Eintritt in Theater, Konzerte, Museen |
| 7 % | § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG | Personenbeförderung im Schienenverkehr; mit Bus, Taxi und anderen Verkehrsmitteln innerhalb einer Gemeinde oder bis 50 km |
| 7 % | § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG | kurzfristige Beherbergung, z. B. Hotelübernachtung |
| 7 % | § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG | Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ohne Getränke, seit 1. Januar 2026 |
| 0 % | § 12 Abs. 3 UStG | Lieferung und Installation von Solarmodulen und Stromspeichern unter den dort genannten Voraussetzungen |
Die Liste ist nicht abschließend; maßgeblich ist der Wortlaut des § 12 UStG und der Anlage 2. Branchenbeispiele mit 7 % und 19 % auf einer Rechnung zeigt der Ratgeber E-Rechnung in Gastronomie und Hotellerie, den Nullsatz E-Rechnung bei Photovoltaikanlagen.
Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung
Unterliegen die Leistungen einer Rechnung verschiedenen Sätzen, steht das Entgelt je Steuersatz auf der Rechnung, ebenso der Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG).
Beispiel: Catering für eine Firmenfeier.
| Leistung | Entgelt | Satz | Steuer |
|---|---|---|---|
| Speisen | 800,00 € | 7 % | 56,00 € |
| Getränke | 200,00 € | 19 % | 38,00 € |
| Summe | 1.000,00 € | 94,00 € | |
| Rechnungsbetrag | 1.094,00 € |
Eine Vereinfachung enthält § 32 UStDV: Wird der Steuerbetrag durch Maschinen automatisch ermittelt und angegeben, ist der Ausweis des Steuerbetrags in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird.
Rechnungen ohne Umsatzsteuer
Nicht jede Rechnung weist Umsatzsteuer aus. Dann verlangt das Gesetz einen Hinweis:
| Fall | Hinweis auf der Rechnung | Kategorie in der E-Rechnung |
|---|---|---|
| Steuerfreie Leistung nach § 4 UStG, z. B. Heilbehandlung (§ 4 Nr. 14) | Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8) | E |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV) – siehe Kleinunternehmer | E |
| Leistungsempfänger schuldet die Steuer, § 13b UStG | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (§ 14a Abs. 5) – siehe Reverse Charge | AE |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Hinweis auf die Steuerbefreiung, USt-IdNr. beider Seiten (§ 14a Abs. 3) – siehe innergemeinschaftliche Lieferung | K |
| Ausfuhrlieferung in ein Drittland (§ 4 Nr. 1 Buchst. a, § 6 UStG) | Hinweis auf die Steuerbefreiung – siehe Ausfuhrlieferung | G |
Falscher Steuerausweis
- Zu hoher Steuerbetrag: Weist ein Unternehmer mehr Steuer aus, als er schuldet, schuldet er auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Der Empfänger kann nur die gesetzlich geschuldete Steuer als Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Rechnung lässt sich berichtigen – siehe E-Rechnung korrigieren.
- Unberechtigter Steuerausweis: Wer Umsatzsteuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein – etwa als Kleinunternehmer –, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG).
- Falscher Satz und Validierung: Eine Prüfsoftware erkennt einen falschen Steuersatz nicht, solange die Rechnung in sich stimmig ist. Laut BMF ist das trotzdem ein Inhaltsfehler, und die Validierung ersetzt nicht die Prüfung durch den Empfänger (Rn. 35a).
Umsatzsteuer in der E-Rechnung
Eine E-Rechnung nach EN 16931 trägt die Umsatzsteuer auf zwei Ebenen. Jede Position hat eine Steuerkategorie (BT-151) und einen Steuersatz (BT-152). Daraus entsteht für jede Kombination aus Kategorie und Satz eine Steueraufschlüsselung (BG-23):
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| BT-116 VAT category taxable amount | Nettobetrag der Kategorie |
| BT-117 VAT category tax amount | Steuerbetrag der Kategorie |
| BT-118 VAT category code | Kategorie, z. B. S |
| BT-119 VAT category rate | Steuersatz, z. B. 19 |
| BT-120 / BT-121 | Befreiungsgrund als Text oder Code |
| BT-110 Invoice total VAT amount | Summe der Umsatzsteuer der Rechnung |
Im Catering-Beispiel oben enthält die E-Rechnung zwei Aufschlüsselungen der Kategorie S: 7 % auf 800,00 € und 19 % auf 200,00 €. Die Prüfregeln verlangen mindestens eine Aufschlüsselung (BR-CO-18), die Steuer je Aufschlüsselung als Nettobetrag × Satz, gerundet auf zwei Stellen (BR-CO-17), und als Summe aller Steuerbeträge den Gesamtbetrag (BR-CO-14). Die XRechnung verlangt den Steuersatz in jeder Aufschlüsselung (BR-DE-14).
Die Kategorien stammen aus der Codeliste UNTDID 5305:
| Code | Bedeutung | Steuersatz | Befreiungsgrund (BT-120/121) |
|---|---|---|---|
| S | Standard rated – steuerpflichtig | größer als 0, z. B. 19 oder 7 (BR-S-05) | nicht erlaubt (BR-S-10) |
| Z | Zero rated – steuerpflichtig zum Satz 0 % | 0 (BR-Z-05) | nicht erlaubt (BR-Z-10) |
| E | Exempt – steuerbefreit | 0 (BR-E-05) | Pflicht (BR-E-10) |
| AE | Reverse charge – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers | 0 (BR-AE-05) | Pflicht (BR-AE-10) |
| K | Intra-community supply – innergemeinschaftliche Lieferung | 0 (BR-IC-05) | Pflicht (BR-IC-10) |
| G | Export outside the EU – Ausfuhr | 0 (BR-G-05) | Pflicht (BR-G-10) |
| O | Not subject to VAT – nicht steuerbar | kein Satz je Position (BR-O-05) | Pflicht (BR-O-10) |
| L | Kanarische Inseln (IGIC) | – | – |
| M | Ceuta und Melilla (IPSI) | – | – |
Bei Kategorie O darf die Rechnung keine USt-IdNr. von Verkäufer oder Käufer enthalten (BR-O-02).
Umsatzsteuer mit XRIO
XRIO unterstützt alle neun Kategorien der Tabelle. Ihre KI oder Ihr Programm übergibt je Position Kategorie und Steuersatz, bei E, AE, K, G und O dazu den Befreiungsgrund; die Steueraufschlüsselung BG-23 und die Summen berechnet XRIO aus den eingegebenen Werten und prüft die fertige Datei mit dem KoSIT-Validator. Den richtigen Steuersatz für die Leistung wählt der Rechnungssteller. Wie das funktioniert, steht unter E-Rechnung mit KI erstellen und in der API-Dokumentation.
Quellen
- § 12 UStG – Steuersätze, Abs. 1 bis 3, mit Anlage 2.
- § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2, 7 und 8 UStG – Pflichtangaben zur Steuer.
- § 14c UStG – unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis.
- § 15 Abs. 1 UStG – Vorsteuerabzug.
- § 32 UStDV – Rechnungen über Umsätze mit verschiedenen Steuersätzen.
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnung.
- Steueränderungsgesetz 2025 – § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG ab 1. Januar 2026.
- Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025 – Rn. 35a.
- EN 16931-1 – BG-23, BT-110, BT-116 bis BT-121, BT-151, BT-152; Regeln BR-CO-14, BR-CO-17, BR-CO-18 und die Kategorieregeln BR-S, BR-Z, BR-E, BR-AE, BR-IC, BR-G, BR-O; XRechnung 3.0.2 – BR-DE-14.