Abschlagsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung

Für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen gelten dieselben E-Rechnungsregeln wie für jede Rechnung. Die Schlussrechnung muss die Abschläge samt Umsatzsteuer abziehen – in der E-Rechnung über das Feld „Gezahlter Betrag" (BT-113) und eine Aufstellung im Anhang.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Abschlags-, Anzahlungs- und Vorauszahlungsrechnungen sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes – besteht eine E-Rechnungspflicht, gilt sie auch für sie. Die Schlussrechnung muss die bezahlten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer abziehen. In der E-Rechnung steht die Summe der Abschläge im Feld BT-113; die Aufstellung der einzelnen Abschläge darf laut BMF in einem Anhang stehen.

Kurz gesagt

Frage	Antwort	Grundlage
Abschlagsrechnung als E-Rechnung?	ja, wenn für die Leistung E-Rechnungspflicht besteht	§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG
Vor dem Stichtag gestellte Abschläge?	keine E-Rechnung nötig, auch bei späterer Leistung	BMF-FAQ E-Rechnung, Frage 7b
Was zieht die Schlussrechnung ab?	Abschläge und die Steuer darauf	§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG
Wo in der E-Rechnung?	BT-113, Aufstellung im Anhang	BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025, Rn. 48
Anhang auch nach 2027?	ja	BMF-FAQ E-Rechnung, Frage 7b
Alternative?	Restrechnung über den offenen Betrag	Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE

Begriffe: Abschlag, Anzahlung, Schlussrechnung, Restrechnung

Umsatzsteuerlich werden Abschlags-, Anzahlungs- und Vorauszahlungsrechnungen gleich behandelt: Sie rechnen Entgelt ab, das vor Ausführung der Leistung gezahlt wird (Abschnitt 14.8 Abs. 1 UStAE). Der zivilrechtliche Name spielt keine Rolle.

Rechnung	Rechnet ab	Quelle
Abschlags- oder Anzahlungsrechnung	einen Teil des Entgelts vor Abschluss der Leistung	§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG
Schlussrechnung (Endrechnung)	die gesamte Leistung, abzüglich der Abschläge samt Steuer	§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG
Restrechnung	nur das noch offene Entgelt	Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE
Vorausrechnung über alles	die gesamte Leistung im Voraus; weitere Abschlagsrechnungen entfallen	Abschnitt 14.8 Abs. 6 UStAE

Abschlagsrechnungen unter der E-Rechnungspflicht

§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG wendet die Absätze 1 bis 4 des § 14 sinngemäß auf Anzahlungen an – damit auch die Pflicht zur E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern. Für die Übergangszeit stellt das BMF klar: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag der eigenen E-Rechnungspflicht erteilt werden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach erfolgen (BMF-FAQ, Frage 7b). Die Stichtage – 2027 oder 2028, je nach Vorjahresumsatz – erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht.

Was in eine Abschlagsrechnung gehört (Abschnitt 14.8 Abs. 1 und 4 UStAE):

Aus der Rechnung muss hervorgehen, dass eine Anzahlung abgerechnet wird, etwa durch den voraussichtlichen Zeitpunkt oder Kalendermonat der Leistung.
Statt des Gesamtentgelts steht das Teilentgelt in der Rechnung, dazu die Umsatzsteuer darauf.
Die Leistung muss zum Zeitpunkt der Anzahlung genau bestimmt sein.

In der E-Rechnung lässt sich das über eine Position wie „1. Abschlag Sanitärsanierung gemäß Vertrag vom 10.01.2027” und einen Rechnungshinweis (BT-22) mit dem voraussichtlichen Leistungszeitraum abbilden. Für Baurechnungen an den Bund empfiehlt die Plattform des Bundes, einen prozentualen Leistungsstand als Menge in BT-129 anzugeben, nicht als Nachlass.

Zwei Regeln nehmen den Druck aus der Abschlagsrechnung: Wird ein berechneter Abschlag nicht gezahlt, entsteht keine Steuer nach § 14c Abs. 2 UStG (Abschnitt 14.8 Abs. 2 UStAE). Und die Umsatzsteuer entsteht nur in Höhe des tatsächlich gezahlten Betrags (Abschnitt 14.8 Abs. 5 Satz 4 UStAE).

Die Schlussrechnung: Abschläge und Steuer abziehen

In der Endrechnung sind die vor der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über sie Rechnungen mit Steuerausweis gestellt wurden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Bei mehreren Abschlägen genügt die Summe der Entgelte und die Summe der Steuer; alternativ dürfen die Bruttobeträge abgezogen werden, wenn die darin enthaltene Steuer zusätzlich angegeben ist (Abschnitt 14.8 Abs. 7 UStAE).

Fehlt der Abzug oder ist er unvollständig, schuldet der Aussteller die gesamte in der Schlussrechnung ausgewiesene Steuer; der Anteil auf die Abschläge wird nach § 14c Abs. 1 UStG zusätzlich geschuldet. Der Kunde darf nur die Steuer auf den Restbetrag als Vorsteuer abziehen (Abschnitt 14.8 Abs. 10 UStAE).

Beispiel mit den Feldern der E-Rechnung

Auftrag über 30.000 € netto, zwei Abschläge von je 10.000 € netto, Umsatzsteuer 19 %:

Angabe	Betrag	Feld
Gesamtentgelt der Leistung	30.000,00 €	BT-109
Umsatzsteuer 19 %	5.700,00 €	BT-110
Gesamtbetrag	35.700,00 €	BT-112
abzüglich Abschläge vom 15.02. und 15.03.2027 (Entgelt 20.000,00 €, Steuer 3.800,00 €)	23.800,00 €	BT-113, Einzelaufstellung im Anhang
Zahlbetrag	11.900,00 €	BT-115

Die Rechenregel BR-CO-16 der EN 16931 prüft genau diesen Zusammenhang: Zahlbetrag (BT-115) = Gesamtbetrag (BT-112) − gezahlter Betrag (BT-113) + Rundung (BT-114). Die Plattform des Bundes verlangt bei Rechnungen an Bundesbehörden ebenfalls den Bruttobetrag aller bisherigen Zahlungen in BT-113 und eine detaillierte Aufschlüsselung in den Anlagen.

Warum die Schlussrechnung einen Anhang braucht

Die E-Rechnung kennt für bereits gezahlte Beträge nur ein Feld: BT-113, ein einziger Bruttobetrag. Die Steuer auf die Abschläge lässt sich dort nicht getrennt ausweisen. Das BMF schreibt deshalb: „Derzeit sind die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar” (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 48). Es gibt zwei Wege:

Endrechnung mit Anhang. Die einzelnen Abschläge mit Entgelt und Steuer stehen in einem Anhang der Endrechnung (Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE), der als unstrukturierte Datei – etwa als PDF – in die E-Rechnung eingebettet wird. Im strukturierten Teil muss ausdrücklich auf diesen Anhang hingewiesen werden, zum Beispiel im Rechnungshinweis (BT-22). Ursprünglich bis Ende 2027 befristet, darf diese Regel laut BMF auch über den 31. Dezember 2027 hinaus angewandt werden (BMF-FAQ, Frage 7b). Eine getrennt verschickte Zusammenstellung der Anzahlungen (Abs. 8 Nr. 3) ist bei einer E-Rechnung dagegen nicht möglich (Rn. 48).
Restrechnung. Sie rechnet nur das offene Entgelt ab – im Beispiel 10.000,00 € netto plus 1.900,00 € Umsatzsteuer. Abschläge und deren Steuer werden nicht angegeben; es ist aber nicht zu beanstanden, zusätzlich das Gesamtentgelt zu nennen und die Abschläge netto abzuziehen (Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE). Das BMF legt diesen Weg für E-Rechnungen ausdrücklich nahe (Rn. 48), weil alles im strukturierten Teil steht.

Erleichterungen für Baurechnungen

Die FAQ des BMF zur E-Rechnung (Stand März 2026) enthalten für Bauleistungen zwei Regeln:

Leistungsbeschreibung: Im strukturierten Teil genügen „jedenfalls derzeit” die einzelnen Gewerke mit ihren Summen. Eine menschenlesbare Anlage muss das Leistungsverzeichnis im Detail aufschlüsseln, und der strukturierte Teil muss eindeutig auf sie hinweisen.
Endrechnung: Die Absetzung der Abschläge darf in einem unstrukturierten Anhang erfolgen, auch nach dem 31. Dezember 2027 (siehe oben).

Laut Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) gewährte das BMF beide Erleichterungen auf Initiative von ZDH und Zentralverband Deutsches Baugewerbe mit Schreiben vom 23.02.2026, befristet bis zum 30. Juni 2030; eine zusätzliche strukturierte Aufschlüsselung, etwa als GAEB-XML, sei steuerlich unbedenklich. Das Schreiben selbst haben wir auf der Website des BMF nicht gefunden – Frist und GAEB-Hinweis stammen deshalb aus der Darstellung des ZDH (Sekundärquelle). Die BMF-FAQ nennt kein Enddatum.

Was ein Handwerksbetrieb sonst bei der E-Rechnung beachten muss – Kundenarten, § 13b, Aufmaß –, steht im Ratgeber E-Rechnung für Handwerker.

Rechnungstyp: 380, 326 oder 875 bis 877

Das Feld BT-3 (Invoice type code) sagt, um welche Art Rechnung es sich handelt. Die XRechnung lässt nach Regel BR-DE-17 unter anderem zu: 380 (Rechnung), 326 (Teilrechnung) und für den Bau 875 (Abschlagsrechnung), 876 (Teilschlussrechnung) und 877 (Schlussrechnung). Die Plattform des Bundes bittet bei Baurechnungen an Bundesbehörden um die Codes 875 bis 877. Umsatzsteuerlich schreibt das UStG keinen bestimmten Code vor.

Abschläge und Schlussrechnung mit XRIO

XRIO kennt die Rechnungstypen 380, 381, 384 und 389 – nicht 326 und nicht 875 bis 877. Eine Abschlagsrechnung erstellt XRIO als normale Rechnung (380); auf der ZUGFeRD-PDF kann die Überschrift „1. Abschlagsrechnung” lauten. Die Schlussrechnung ist ebenfalls eine 380: Sie geben die gesamte Leistung und den gezahlten Betrag (BT-113) mit, die PDF zeigt den Zahlbetrag unter der Gesamtsumme, und die Aufstellung der Abschläge hängen Sie als PDF an. Alternativ erstellen Sie eine Restrechnung über den offenen Betrag. Verlangt ein öffentlicher Auftraggeber ausdrücklich 875 bis 877, klären Sie vorab, ob er eine 380 annimmt.

Mit XRIO können Sie E-Rechnungen mit KI erstellen – aus Claude Code, Cursor, der Gemini CLI oder per API aus Ihrem Programm. Jede Datei prüft XRIO mit dem KoSIT-Validator, einschließlich der Rechenregel BR-CO-16; eine erstellte E-Rechnung kostet 0,25 € netto.

Quellen

§ 14 Abs. 5 UStG – Anzahlungen, Absetzung in der Endrechnung.
Umsatzsteuer-Anwendungserlass, aktuelle Fassung – Abschnitt 14.8 Abs. 1 bis 11 (Rechnungserteilung bei Anzahlungen), Abs. 7 Satz 5 mit Verweis auf Rn. 47 und 48.
BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320, Rn. 47 und 48 – End- oder Restrechnung bei E-Rechnungen; in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025.
BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 7b – Bauleistung, Anzahlungsrechnungen vor dem Stichtag, Endrechnung nach 2027.
ZDH: Erleichterungen für elektronische Baurechnungen – Sekundärquelle zum BMF-Schreiben vom 23.02.2026 (Frist 30.06.2030, GAEB).
FAQ E-Rechnung in der Bundesverwaltung – BT-113 bei geleisteten Zahlungen, Leistungsstand in BT-129, Rechnungstypen 875 bis 877.
EN 16931 – Regel BR-CO-16; KoSIT, XRechnung 3.0.2 – Regel BR-DE-17 (zulässige Rechnungstypen).

Häufige Fragen

Muss eine Abschlagsrechnung eine E-Rechnung sein?

Ja, wenn für die Leistung eine E-Rechnungspflicht besteht – § 14 Abs. 5 UStG wendet die Rechnungsregeln auf Anzahlungen sinngemäß an. Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag der eigenen E-Rechnungspflicht gestellt wurden, müssen laut BMF nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung später folgen.

Was muss in der Schlussrechnung stehen?

Die Schlussrechnung (Endrechnung) weist die gesamte Leistung mit Entgelt und Umsatzsteuer aus und zieht die vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Fehlt der Abzug, schuldet der Aussteller die in der Schlussrechnung zu viel ausgewiesene Steuer zusätzlich.

Wie werden Abschläge in der E-Rechnung abgebildet?

Die Summe der geleisteten Zahlungen steht brutto im Feld „Paid amount" (BT-113); der Zahlbetrag (BT-115) ist der Gesamtbetrag minus BT-113. Die einzelnen Abschläge mit Entgelt und Steuer stehen in einem Anhang, auf den die Rechnung im strukturierten Teil ausdrücklich hinweist.

Darf ich statt einer Schlussrechnung eine Restrechnung stellen?

Ja. Statt einer Endrechnung kann über das restliche Entgelt eine Restrechnung erteilt werden (Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE). Das BMF legt sie für E-Rechnungen nahe, weil sie vollständig im strukturierten Teil darstellbar ist.

Gibt es Erleichterungen für Baurechnungen?

Ja. Laut BMF darf eine Endrechnung als E-Rechnung die Abschläge in einem unstrukturierten Anhang aufführen, auch über den 31. Dezember 2027 hinaus. Bei Bauleistungen genügen im strukturierten Teil derzeit Summen je Gewerk, wenn eine lesbare Anlage das Leistungsverzeichnis aufschlüsselt.

Welchen Rechnungstyp hat eine Schlussrechnung in der XRechnung?

Im allgemeinen Fall 380 (Rechnung). Die XRechnung kennt außerdem 326 und die Baucodes 875 bis 877; öffentliche Bauherren des Bundes bitten bei Baurechnungen um diese Codes. XRIO erzeugt sie nicht – dort ist auch die Schlussrechnung eine 380 mit dem gezahlten Betrag in BT-113.