XRechnung erstellen

Eine XRechnung ist eine XML-Datei nach dem deutschen Standard XRechnung, der nationalen Ausprägung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931. Sie erstellen sie nicht in Word, sondern aus strukturierten Daten: Jede Angabe gehört in ein festes Feld, und die Datei muss die Geschäftsregeln der Norm und die deutschen BR-DE-Regeln erfüllen. XRIO übernimmt genau diesen Schritt – Ihre KI oder Ihr Programm liefert die Werte, XRIO baut das XML und prüft es.

Was eine gültige XRechnung braucht

Der Standard XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben, aktuell in Version 3.0.2. Er erlaubt zwei XML-Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist XRechnung grundsätzlich vorgeschrieben (§ 4 Abs. 1 E-Rechnungsverordnung des Bundes), im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist sie eines der zulässigen Formate.

Gegenüber der reinen EN 16931 verlangt XRechnung einige Angaben zusätzlich. Diese Felder lehnen Prüfwerkzeuge ab, wenn sie fehlen:

Angabe	Feld (EN 16931)	Regel
Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID	BT-10	BR-DE-15
Kontakt beim Verkäufer: Name, Telefon, E-Mail	BG-6 (BT-41 bis BT-43)	BR-DE-2, BR-DE-5 bis BR-DE-7
Ort und Postleitzahl von Verkäufer und Käufer	BT-37, BT-38, BT-52, BT-53	BR-DE-3, BR-DE-4, BR-DE-8, BR-DE-9
Zahlungsanweisungen, etwa Überweisung mit IBAN	BG-16	BR-DE-1
USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers	BT-31 oder BT-32	BR-DE-16
Steuersatz je Steuerkategorie	BT-119	BR-DE-14
Elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer	BT-34, BT-49	PEPPOL-EN16931-R020, -R010

Dazu kommen die Regeln der EN 16931 selbst, zum Beispiel Rechnungsnummer (BT-1, BR-02), mindestens eine Position (BG-25, BR-16) und Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen, sobald ein Betrag offen ist (BT-9 oder BT-20, BR-CO-25). Und natürlich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – siehe Pflichtangaben einer Rechnung.

Ein Detail zur Käuferreferenz: Fehlt BT-10, ist das laut BMF umsatzsteuerlich unbeachtlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 35a). Die Datei verletzt trotzdem die Regel BR-DE-15 und besteht die Prüfung nicht.

Die Leitweg-ID gehört in BT-10

Öffentliche Auftraggeber adressieren eingehende Rechnungen über die Leitweg-ID. Sie steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10), und der Auftraggeber teilt sie Ihnen mit. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes verlangt neben den umsatzsteuerlichen Angaben außerdem Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (§ 5 Abs. 1 ERechV), dazu Lieferantennummer und Bestellnummer, wenn Sie diese bei der Beauftragung erhalten haben (§ 5 Abs. 2 ERechV). Aufbau und Herkunft der Leitweg-ID erklärt der Ratgeber Leitweg-ID, die Übermittlung an Behörden der Ratgeber XRechnung an Behörden senden.

Schreiben Sie an ein Unternehmen, tragen Sie in BT-10 die Referenz ein, die Ihr Kunde nennt – etwa seine Bestellnummer.

So erstellt XRIO eine XRechnung

XRIO ist ein XRechnung-Generator ohne Formular: Die Daten kommen aus Ihrer KI oder aus Ihrem Programm.

Weg	Für wen	Aufruf
Ihre KI per MCP	Claude Code, Cursor, Gemini CLI und andere MCP-Clients	Werkzeug generate_invoice
Ihr Programm per REST-API	Fakturierung, Portale, eigene Skripte	POST /v1/invoices/generate

1. Daten übergeben. Ihre KI liest Ihre Notizen, ein Angebot oder eine alte PDF-Rechnung und übergibt die Werte. Ihr Programm sendet sie als JSON mit "format": "xrechnung".
2. XRIO erzeugt das XML. Die XRechnung entsteht in der CII-Syntax. Summen und Steueraufschlüsselung (BT-106 bis BT-115) berechnet XRIO aus Ihren Werten.
3. XRIO prüft. Jede Datei läuft durch den KoSIT-Validator mit der Prüfkonfiguration XRechnung 3.0.2.
4. Sie erhalten die Dateien. Die XRechnung und den Prüfbericht des Validators, als Download-Link für 24 Stunden. XRIO hält die Dateien 7 Tage bereit und löscht sie dann.

Ihre Absenderdaten müssen Sie nicht in jeden Aufruf schreiben: Lassen Sie den Verkäufer weg, nimmt XRIO Name, Anschrift, USt-IdNr., elektronische Adresse und Kontakt aus Ihren Firmendaten im Portal, und bei einer Überweisung die IBAN aus Ihrer Standard-Bankverbindung.

Ein Aufruf aus Ihrem Programm, gekürzt auf das Nötigste:

{
  "format": "xrechnung",
  "invoiceType": "invoice",
  "number": "RE-2026-0042",
  "issueDate": "2026-10-12",
  "currency": "EUR",
  "buyerReference": "04011000-1234512345-06",
  "buyer": {
    "name": "Stadtverwaltung Musterstadt",
    "address": { "street": "Rathausplatz 1", "postCode": "12345", "city": "Musterstadt", "countryCode": "DE" },
    "electronicAddress": "rechnungseingang@musterstadt.example"
  },
  "delivery": { "date": "2026-09-30" },
  "lines": [
    { "name": "Wartung", "quantity": 3, "unitCode": "HUR", "price": 80, "vatCategory": "S", "vatRate": 19 }
  ],
  "priceBasis": "net",
  "payment": { "meansCode": "58", "dueDate": "2026-10-26" }
}

curl https://api.xrio.de/v1/invoices/generate \
  -H "Authorization: Bearer xrio_live_…" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "Idempotency-Key: RE-2026-0042" \
  -d @rechnung.json

Alle Felder mit ihren BT-Nummern und Bedingungen stehen in der API-Dokumentation. Wie Sie Ihre KI verbinden, erklärt E-Rechnung mit KI erstellen.

Geprüft, bevor Sie die Datei bekommen

XRIO gibt nie eine ungültige XRechnung heraus. Verletzt Ihre Rechnung eine Regel, erhalten Sie keine Datei, sondern Befunde – jeder mit Regel, Feld Ihrer Anfrage und der Anforderung im Originalwortlaut der Quelle:

Regel:        BR-DE-15
Feld:         /buyerReference (BT-10)
Anforderung:  „Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss übermittelt werden."
Quelle:       XRechnung (KoSIT)

Abgelehnte Versuche kosten nichts. XRIO ändert oder errät dabei keinen Wert – Ihre KI fragt nach der fehlenden Angabe, oder Ihr Programm korrigiert und sendet erneut.

Den Prüfbericht des KoSIT-Validators liefert XRIO zu jeder XRechnung als eigene Datei mit. Laut BMF bietet es sich an, den Validierungsbericht zum Nachweis aufzubewahren (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 35a).

XRechnung online und kostenlos erstellen?

Pro Datei ist XRIO nicht kostenlos. Kostenlos sind das Konto und der Einstieg:

Was	Preis
Konto anlegen	kostenlos
Startguthaben nach Bestätigung Ihrer E-Mail	5 € – reicht für 20 Dokumente
Jede erstellte XRechnung	0,25 € netto
XRechnung und ZUGFeRD in einem Aufruf (both)	zwei Dokumente, 0,50 € netto
Abgelehnter Versuch	kostenlos

Bezahlt wird aus Prepaid-Guthaben, ohne Abo. Alle Preise stehen unter Preise.

Schreiben Sie nur gelegentlich an Bundesbehörden, gibt es einen Weg ganz ohne eigene Software: Die Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) bietet eine Weberfassung, in die Sie die Rechnungsdaten nach einer Registrierung von Hand eintippen.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht. Die XRechnung ist reines XML, das Ihr Kunde nur mit einem Viewer lesen kann. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebettetem XML – siehe ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Welches Format wann passt, erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD. XRIO erzeugt beide aus denselben Daten, auf Wunsch in einem Aufruf.

Was XRIO nicht tut

XRIO versendet keine Rechnungen und lädt sie weder in die OZG-RE noch ins Peppol-Netz hoch. XRIO führt keine Nummernkreise und ist kein Archiv – die Aufbewahrung der XRechnung bleibt Ihre Aufgabe. Für den Inhalt der Rechnung bleibt der Rechnungssteller verantwortlich: XRIO erstellt die Datei ausschließlich aus den übermittelten Daten.