Frist für die Rechnungsstellung

Wer an ein Unternehmen, an eine juristische Person oder mit Grundstücksbezug an eine Privatperson leistet, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Für Lieferungen und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten gilt der 15. des Folgemonats.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Die Frist für die Rechnungsstellung beträgt sechs Monate nach Ausführung der Leistung, wenn das Umsatzsteuergesetz eine Rechnung vorschreibt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Für grenzüberschreitende Fälle in der EU ist sie kürzer: bis zum 15. des Folgemonats (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Wer eine vorgeschriebene Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder zu spät ausstellt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 €. Wo keine Rechnungspflicht besteht, gibt es auch keine umsatzsteuerliche Frist.

Rechnungspflicht: wer eine Rechnung stellen muss

Jeder Unternehmer ist berechtigt, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG). Verpflichtet ist er nur in bestimmten Fällen:

Fall	Rechnungspflicht	Frist	Grundlage
Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen	ja; im Inland als E-Rechnung	sechs Monate	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, z. B. Verein im ideellen Bereich	ja	sechs Monate	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG
Steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson	ja; mit Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden	sechs Monate	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3, Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG
Andere Leistung an eine Privatperson	nein, nur berechtigt	–	§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG
Umsatz, der nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, z. B. Wohnungsvermietung, Heilbehandlung	nein, keine Pflicht nach § 14 Abs. 2	–	§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG
Innergemeinschaftliche Lieferung	ja	15. des Folgemonats	§ 14a Abs. 3 UStG
Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, das dort die Steuer schuldet	ja	15. des Folgemonats	§ 14a Abs. 1 UStG
Anzahlung vor der Leistung	wie bei der Leistung	sechs Monate nach Vereinnahmung	§ 14 Abs. 5 UStG, UStAE Abschn. 14.1 Abs. 3 Satz 4

Die Ausnahme für steuerfreie Umsätze erfasst nur § 4 Nr. 8 bis 29 UStG – die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gehört nicht dazu. Kleinunternehmer stellen ihre Rechnungen mit den verkürzten Angaben des § 34a UStDV aus, immer auch auf Papier oder mit Zustimmung als PDF. Wann ein Kunde als Privatperson oder als Unternehmen gilt, erklärt der Ratgeber E-Rechnung an Privatkunden.

Wie die Frist läuft

Die sechs Monate beginnen mit der Ausführung der Leistung – bei einer Lieferung mit der Lieferung, bei einer Dienstleistung grundsätzlich mit ihrer Vollendung (UStAE Abschn. 13.1 Abs. 3 Satz 1). Für eine im März ausgeführte Leistung läuft die Frist also bis in den September. Bei Anzahlungen beginnt sie mit der Vereinnahmung des Geldes (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 3 Satz 4); für Anzahlungs- und Schlussrechnungen siehe Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.

Bei den EU-Fällen ist der Stichtag fest: Für eine im Oktober 2026 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferung ist die Rechnung bis zum 15. November 2026 auszustellen. In beiden EU-Fällen gehören die USt-IdNr. von Ihnen und von Ihrem Kunden auf die Rechnung (§ 14a Abs. 1 Satz 3, Abs. 3 Satz 2 UStG). Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Rechnung für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Maßgeblich ist das Datum, an dem die Rechnung tatsächlich ausgestellt wird – es steht als Rechnungsdatum auf der Rechnung.

Rechnung zu spät gestellt: die Folgen

Ebene	Folge	Grundlage
Bußgeld	wer eine nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG vorgeschriebene Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig; Geldbuße bis 5.000 €	§ 26a Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 UStG
Kein Bußgeld	für eine Rechnung, der nur Pflichtangaben fehlen	UStAE Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 23
Kein Bußgeld	für eine versäumte Frist bis zum 15. des Folgemonats in EU-Fällen	UStAE Abschn. 14a.1 Abs. 3 Satz 4
Ihre Umsatzsteuer	entsteht trotzdem mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung (Soll-Versteuerung) oder der Vereinnahmung (Ist-Versteuerung)	§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a und b UStG
Reverse Charge nach § 13b Abs. 2	die Steuer des Kunden entsteht mit der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Folgemonats der Leistung	§ 13b Abs. 2 UStG
Vorsteuer des Kunden	erst im Zeitraum, in dem er die Rechnung besitzt	§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, UStAE Abschn. 15.2 Abs. 2 Satz 6
Anspruch des Kunden	besteht eine Rechnungspflicht, kann der Kunde die Rechnung zivilrechtlich verlangen	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 10

Eine späte Rechnung verschiebt also nicht Ihre eigene Steuer, wohl aber den Vorsteuerabzug Ihres Kunden. Seinen Anspruch auf eine ordnungsmäßige Rechnung kann der Kunde vor den ordentlichen Gerichten geltend machen; das gilt auch, wenn bei bestehender E-Rechnungspflicht ein Datensatz nicht den Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung entspricht (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 10 Sätze 1 und 2).

Zivilrecht: Fälligkeit und Zahlungsverzug

Die Frist des UStG ist eine öffentlich-rechtliche Pflicht. Für die Zahlung gilt das Zivilrecht:

Fälligkeit. Ohne vereinbarten Termin ist die Forderung sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB); eine Rechnung ist dafür in der Regel nicht Voraussetzung. Anders beim Bauvertrag: Die Vergütung ist erst zu entrichten, wenn das Werk abgenommen ist und eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt (§ 650g Abs. 4 BGB); für Honorare nach der HOAI gilt das entsprechend (§ 15 HOAI). Rechtsanwälte und Steuerberater können ihre Vergütung nur aufgrund einer mitgeteilten Berechnung in Textform fordern (§ 10 RVG, § 9 StBVV).
Verzug. Ein Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ein Verbraucher nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Je später die Rechnung kommt, desto später beginnt diese Frist.

Seit 2025: Frist und E-Rechnung im B2B

Seit 2025 regelt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG neben der Frist auch die Form: Leisten Sie an ein Unternehmen im Inland, ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Für Leistungen bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier oder – mit Zustimmung – PDF verwenden, für Leistungen im Jahr 2027 nur Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Sechsmonatsfrist bleibt dieselbe. Eine fristgerechte PDF, wo eine E-Rechnung Pflicht war, ist keine ordnungsmäßige Rechnung; was dann gilt, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025–2028.

Rechnungen rechtzeitig als E-Rechnung

Liegen die Rechnungsdaten vor, entsteht die E-Rechnung mit XRIO in einem Schritt: Ihre KI – Claude Code, Cursor oder die Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm per API übergibt die Daten, XRIO erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator. Den Versand und die Fristüberwachung übernimmt XRIO nicht. Wie das funktioniert, steht unter E-Rechnung mit KI erstellen; was eine Rechnung enthalten muss, unter Rechnung schreiben.

Quellen

§ 14 Abs. 2 UStG – Berechtigung, Pflicht, sechs Monate (Satz 2 Nr. 1 bis 3); Abs. 4 Satz 1 Nr. 9, Abs. 5.
§ 14a Abs. 1 und 3 UStG – 15. des Folgemonats; § 26a UStG – Bußgeld; § 13 UStG und § 13b Abs. 2 UStG – Entstehung der Steuer; § 15 Abs. 1 UStG; § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln.
§ 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern.
§ 271 BGB, § 286 BGB, § 650g Abs. 4 BGB; § 15 HOAI; § 10 RVG; § 9 StBVV.
Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026), Abschn. 13.1 Abs. 3, 14.1 Abs. 3 und 10, 14.5 Abs. 1, 14a.1 Abs. 3, 15.2 Abs. 2 – in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025.

Häufige Fragen

Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu stellen?

Besteht eine Rechnungspflicht, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Dienstleistungen, für die der Kunde in einem anderen EU-Staat die Steuer schuldet, bis zum 15. des Folgemonats (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).

Wann besteht eine Rechnungspflicht?

Bei Leistungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen, an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an andere Empfänger (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 bis 3 UStG). Ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Was passiert, wenn ich eine Rechnung zu spät stelle?

Wer eine vorgeschriebene Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße beträgt bis zu 5.000 € (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 UStG). Die Umsatzsteuer entsteht trotzdem mit der Leistung, und der Kunde kann die Vorsteuer erst abziehen, wenn er die Rechnung hat.

Ist die Frist bei EU-Rechnungen bußgeldbewehrt?

Nein. Wer die Frist bis zum 15. des Folgemonats nach § 14a UStG versäumt, begeht laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG (Abschn. 14a.1 Abs. 3 Satz 4).

Muss ich Privatkunden eine Rechnung stellen?

Nur bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerker- oder Gartenarbeiten am Haus – dann innerhalb von sechs Monaten und mit dem Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden.

Ab wann läuft die Frist bei einer Anzahlung?

Wird das Entgelt ganz oder teilweise vor der Leistung vereinnahmt, ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Vereinnahmung auszustellen (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 3 Satz 4).