E-Rechnung im Verein

Ein Verein muss E-Rechnungen nur dort ausstellen und empfangen, wo er umsatzsteuerlich als Unternehmer handelt. Im ideellen Bereich gilt die Pflicht nicht – die Gemeinnützigkeit allein befreit aber auch nicht.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Ob ein Verein E-Rechnungen ausstellen oder empfangen muss, entscheidet nicht die Gemeinnützigkeit, sondern das Umsatzsteuerrecht: Die Pflicht gilt, soweit der Verein unternehmerisch tätig ist. Das Bundesfinanzministerium sagt es in seinen FAQ ausdrücklich: „Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst E-Rechnungen ausstellen.” Für Werbung, Sponsoring mit Gegenleistung oder die Vereinsgaststätte gelten dagegen dieselben Regeln wie für jedes Unternehmen.

Kurz gesagt

Frage	Antwort	Grundlage
Mitgliedsbeiträge und Spenden	keine Rechnung, kein Leistungsaustausch	Abschnitt 1.4 Abs. 1, 2.10 Abs. 1 UStAE
Steuerpflichtige Leistung an ein inländisches Unternehmen	E-Rechnung, nach Ablauf der Übergangsfristen	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Steuerfreie Leistung (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG)	keine Rechnungspflicht	§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG
E-Rechnungen empfangen	Pflicht, soweit der Verein unternehmerisch tätig ist	Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE
Verein als Kleinunternehmer	Ausstellen nicht verpflichtend, Empfangen Pflicht	§ 34a UStDV
Einkäufe nur für den ideellen Bereich	Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung elektronisch	Abschnitt 14.1 Abs. 8 UStAE

Gemeinnützigkeit und Umsatzsteuer sind zwei Fragen

Die Einteilung eines Vereins in vier Sphären – ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb – stammt aus dem Gemeinnützigkeitsrecht der Abgabenordnung (§§ 14, 64 bis 68 AO). Sie entscheidet über Körperschaft- und Gewerbesteuer. Für die E-Rechnung zählt eine andere Frage: Ist der Verein bei dieser Leistung Unternehmer im Sinne von § 2 UStG?

Unternehmer ist, wer nachhaltig Einnahmen erzielt, „auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt” (§ 2 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein gemeinnütziger Verein kann also Unternehmer sein. Nach Abschnitt 2.10 Abs. 1 UStAE ist er es aber nur, soweit er entgeltliche Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt. Wer echte Mitgliedsbeiträge erhebt, um die Gesamtbelange seiner Mitglieder wahrzunehmen, erbringt insoweit keine Leistung gegen Entgelt.

Die vier Sphären und die E-Rechnung

Sphäre	Typische Einnahmen	Umsatzsteuer	E-Rechnung an inländische Unternehmen
Ideeller Bereich	echte Mitgliedsbeiträge, Spenden	kein Leistungsaustausch, nicht unternehmerisch	keine Rechnung
Vermögensverwaltung	langfristige Vermietung des Vereinsheims	steuerfrei nach § 4 Nr. 12 UStG, Option nach § 9 UStG möglich	steuerfrei: keine Pflicht; nach Option: Pflicht
Zweckbetrieb	Eintrittsgelder, Startgelder bei Sportveranstaltungen	unternehmerisch; Startgelder steuerfrei nach § 4 Nr. 22 Buchst. b UStG, sonst oft 7 %	steuerpflichtig: Pflicht; steuerfrei: keine
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb	Vereinsgaststätte, Werbung, Sponsoring mit Gegenleistung	unternehmerisch, keine Ermäßigung nach § 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a UStG	Pflicht

Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Leistungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen. Leistungen an Mitglieder und Besucher als Privatpersonen lösen keine Pflicht zur Rechnung aus und damit auch keine Pflicht zur E-Rechnung – mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung an Privatkunden.

Der Zweckbetrieb ist nicht ausgenommen

Zum Zweckbetrieb finden sich widersprüchliche Aussagen. Die Primärquellen sind eindeutig: § 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a Satz 3 UStG behandelt Leistungen „im Rahmen eines […] Zweckbetriebs” als steuerbare Leistungen, für die unter Voraussetzungen der ermäßigte Satz gilt (Abschnitt 12.9 Abs. 3 UStAE). Der Verein ist dort also Unternehmer. Eine Ausnahme für Zweckbetriebe enthalten weder § 14 UStG noch das BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

Entscheidend sind deshalb zwei Fragen je Leistung: Ist sie steuerpflichtig oder nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei? Und ist der Empfänger ein inländisches Unternehmen?

Beispiel: Ein Unternehmen kauft für ein Vereinsturnier Eintrittskarten für 600 € für seine Kunden. Eintrittsgelder von Zuschauern fallen nicht unter die Befreiung nach § 4 Nr. 22 UStG (Abschnitt 4.22.2 Abs. 5 UStAE) – der Verein stellt eine E-Rechnung aus. Meldet dasselbe Unternehmen eine Mannschaft zum Turnier an, ist das Startgeld als Teilnehmergebühr steuerfrei; eine Rechnungspflicht besteht nicht. Werbung anlässlich einer sportlichen Veranstaltung gehört nicht zum Zweckbetrieb (Abschnitt 12.9 Abs. 6 Satz 3 UStAE).

Sponsoring und Werbung

Beim Sponsoring kommt es darauf an, ob der Verein eine Gegenleistung erbringt (Abschnitt 1.1 Abs. 23 UStAE):

Bloßer Hinweis: Weist der Verein auf Plakaten, in Veranstaltungshinweisen oder auf seiner Website lediglich auf den Sponsor hin – mit Name, Emblem oder Logo, aber ohne besondere Hervorhebung oder Verlinkung –, erbringt er keine Leistung. Es gibt nichts abzurechnen.
Gegenleistung: Räumt der Verein dem Sponsor ausdrücklich das Recht ein, die Sponsoringmaßnahme in eigener Werbung zu vermarkten, liegt eine Leistung an den Sponsor vor. Dasselbe gilt für Werbeleistungen wie Bandenwerbung. Ist der Sponsor ein inländisches Unternehmen, gilt die E-Rechnungspflicht.

So sieht eine Werbeleistung in der E-Rechnung aus:

Angabe	Feld	Beispiel
Leistung	BT-153	Bandenwerbung Sportplatz, Saison 2027/28
Leistungszeitraum	BT-73, BT-74	01.08.2027 bis 31.07.2028
Steuerkategorie und Satz	BT-151, BT-152	S, 19 % – der Regelsteuersatz gilt, wenn die Werbung im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erbracht wird (§ 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a Satz 2 UStG)
Steuernummer oder USt-IdNr. des Vereins	BT-32 oder BT-31	wie beim Finanzamt geführt

Einkäufe des Vereins: welche Rechnung er bekommt

Auch auf der Empfängerseite zählt, für welchen Bereich der Verein einkauft:

Einkauf	Rechnung des Lieferanten	Grundlage
für den unternehmerischen Bereich, z. B. Getränke für die Vereinsgaststätte	E-Rechnung, nach Ablauf der Übergangsfristen	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
nur für den ideellen Bereich, z. B. Büromaterial für die Mitgliederverwaltung	Rechnungspflicht; Papier oder mit Zustimmung elektronisch	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG, Abschnitt 14.1 Abs. 8 UStAE
für beide Bereiche	E-Rechnung, die Pflicht geht vor	BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 21; Abschnitt 14.1 Abs. 8 Satz 4 UStAE

Die Zustimmung zu einer elektronischen Rechnung braucht keine Form; sie kann auch durch widerspruchslose Annahme erfolgen. Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, muss er E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE). Wie Sie eingehende E-Rechnungen lesen und aufbewahren, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Verein als Kleinunternehmer

Auch ein Verein kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden: Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 €, im laufenden Jahr höchstens 100.000 €. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG – etwa Startgelder oder die Vermietung des Vereinsheims – zählen dabei nicht mit (§ 19 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Für Kleinunternehmer gilt: Ihre Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung als PDF (§ 34a Satz 4 UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem (Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE). Auf die Steuerbefreiung verzichten und zur Umsatzsteuer optieren können sie nicht (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Steuerfreie Leistungen und gemischte Rechnungen

Für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht keine Pflicht zur Rechnung. Stellt der Verein trotzdem eine aus, ist eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE). Rechnet er in einer Rechnung steuerpflichtige und steuerfreie Leistungen an ein Unternehmen zusammen ab, muss die ganze Rechnung eine E-Rechnung sein (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 10 UStAE).

Übergangsfristen und Kleinbeträge

Bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder Verein statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen – auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF. Lag sein Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 €, gilt das bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen bis 250 € brutto dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung gestellt werden (§ 33 UStDV). Die Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

E-Rechnungen für den Verein mit XRIO

Wenn Ihr Verein für Werbung, Sponsoring oder Eintrittskarten E-Rechnungen ausstellen muss, brauchen Sie dafür kein Rechnungsprogramm. Mit XRIO können Sie E-Rechnungen mit KI erstellen: Ihre KI – etwa Claude, Cursor oder Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm übergibt die Rechnungsdaten, XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator. Ein Dokument kostet 0,25 € netto, die 5 € Startguthaben reichen für 20 E-Rechnungen.

Quellen

§ 2 Abs. 1 UStG – Unternehmer, auch ohne Gewinnabsicht.
§ 4 Nr. 12 und Nr. 22 UStG – Steuerbefreiungen für Vermietung und für Veranstaltungen gemeinnütziger Einrichtungen.
§ 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a UStG – ermäßigter Steuersatz, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.
§ 14 Abs. 1 Satz 5 und Abs. 2 Satz 2 UStG – Rechnungspflicht und E-Rechnung.
§ 19 UStG und § 34a UStDV – Kleinunternehmer; § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen; § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln.
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025, Rn. 8, 9 und 21.
Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026): Abschnitte 1.1 Abs. 23, 1.4 Abs. 1, 2.10 Abs. 1, 4.22.2 Abs. 5, 12.9 Abs. 3 und 6, 14.1 Abs. 4 bis 8.
BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Frage 5 (Stand März 2026).

Häufige Fragen

Müssen Vereine E-Rechnungen ausstellen?

Nur soweit sie unternehmerisch tätig sind und steuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen, etwa Werbung oder Eintrittskarten für eine Firma. Für Mitgliedsbeiträge und Spenden gibt es keine Rechnung, und ein Verein, der die Kleinunternehmerregelung anwendet, ist nach § 34a UStDV vom Ausstellen befreit.

Muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?

Ja, soweit er unternehmerisch tätig ist. Betreffen Leistungen nur den nichtunternehmerischen Bereich, muss der Verein laut BMF weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst welche ausstellen. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch im Zweckbetrieb?

Ja, für steuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmen. Der Zweckbetrieb ist ein Begriff der Abgabenordnung; umsatzsteuerlich erbringt der Verein dort Leistungen gegen Entgelt, oft zum ermäßigten Satz nach § 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a UStG. Eine Ausnahme für Zweckbetriebe enthalten weder § 14 UStG noch das BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

Braucht ein Sponsor eine E-Rechnung vom Verein?

Nur wenn der Verein eine Gegenleistung erbringt, etwa Bandenwerbung oder das Recht, das Sponsoring in eigener Werbung zu vermarkten. Weist der Verein lediglich ohne besondere Hervorhebung auf den Sponsor hin, liegt nach Abschnitt 1.1 Abs. 23 UStAE keine Leistung vor – dann gibt es auch keine Rechnung.

Welche Rechnung bekommt ein Verein für Einkäufe im ideellen Bereich?

Der Lieferant muss einer juristischen Person wie einem eingetragenen Verein eine Rechnung ausstellen. Für den nichtunternehmerischen Bereich darf sie auf Papier oder mit Zustimmung des Vereins elektronisch kommen. Dient der Einkauf beiden Bereichen, geht die E-Rechnungspflicht vor.