E-Rechnung für Vermieter
Wer steuerfrei vermietet, muss keine E-Rechnungen ausstellen, aber E-Rechnungen empfangen können – das BMF nennt den Vermieter einer Wohnung ausdrücklich. Wer bei Gewerbeflächen zur Umsatzsteuer optiert, stellt seinen Mietern E-Rechnungen aus.
Für Vermieter gilt bei der E-Rechnung eine doppelte Regel: Empfangen müssen alle, ausstellen nur, wer steuerpflichtig vermietet. Die Vermietung einer Wohnung ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, und für steuerfreie Umsätze besteht keine Pflicht zur Rechnung. Der Vermieter bleibt aber Unternehmer – das BMF nennt den „Vermieter einer Wohnung” ausdrücklich als Rechnungsempfänger, für den die E-Rechnungsregeln gelten (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 17).
Kurz gesagt
| Situation | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Wohnung oder Gewerbefläche steuerfrei vermietet | keine Pflicht zur Rechnung; E-Rechnung nur mit Zustimmung des Mieters | § 4 Nr. 12, § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG |
| Gewerbefläche mit Option zur Umsatzsteuer | E-Rechnung an den Mieter | § 9 UStG, Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 10 UStAE |
| Stellplatz oder Garage separat vermietet | steuerpflichtig; an Unternehmen als E-Rechnung | § 4 Nr. 12 Satz 2 UStG, Abschnitt 4.12.2 UStAE |
| Ferienwohnung, Gästezimmer | steuerpflichtig mit 7 %; an Unternehmen als E-Rechnung | § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG |
| Vermieter ist Kleinunternehmer | Ausstellen nie verpflichtend | § 34a UStDV |
| E-Rechnungen empfangen | Pflicht für jeden Vermieter seit 1. Januar 2025 | Rn. 17 und 62 BMF-Schreiben |
Vermieter sind Unternehmer – auch bei steuerfreier Vermietung
Unternehmer ist, wer nachhaltig Einnahmen erzielt (§ 2 Abs. 1 UStG). Die FAQ des Bundesfinanzministeriums nennen als Beispiel ausdrücklich „Vermieter von Wohnungen”. Daraus folgt die Empfangspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Vermieter E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsregel (Rn. 62).
Betroffen sind Rechnungen, die Sie für das vermietete Objekt bekommen – von Handwerkern, Hausverwaltungen oder anderen Dienstleistern. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt (Rn. 40). Die Rechnung wird im empfangenen Format aufbewahrt; bei einer XRechnung ist das die XML-Datei (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE). Wie Sie eingehende E-Rechnungen lesen, prüfen und archivieren, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.
Steuerfreie Vermietung: keine Pflicht zum Ausstellen
Eine Pflicht zur Rechnung besteht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG nur, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Die Vermietung von Grundstücken, Wohnungen und Gewerberäumen ist nach § 4 Nr. 12 Satz 1 Buchst. a UStG steuerfrei. Damit entfällt die Rechnungspflicht – und mit ihr die Pflicht zur E-Rechnung.
Will ein Mieter trotzdem eine Rechnung, ist Papier immer zulässig. Eine E-Rechnung oder ein PDF braucht die Zustimmung des Mieters (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 5 und Abs. 7 UStAE). Wird in einer solchen Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl die Vermietung steuerfrei ist, schuldet der Vermieter den ausgewiesenen Betrag grundsätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG; für Rechnungen an Endverbraucher gilt eine Ausnahme (Abschnitt 14c.1 Abs. 1a UStAE). Wie eine solche Rechnung korrigiert wird, erklärt der Ratgeber E-Rechnung korrigieren.
Option zur Umsatzsteuer: dann gilt die E-Rechnungspflicht
Bei Gewerbemieten können Sie nach § 9 UStG auf die Steuerbefreiung verzichten. Das geht nur, wenn der Mieter ein Unternehmer ist und die Fläche für sein Unternehmen mietet (§ 9 Abs. 1 UStG) und er sie ausschließlich für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 Abs. 2 UStG). Kleinunternehmer können nicht optieren (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).
Mit der Option wird die Vermietung steuerpflichtig. Ist der Mieter ein inländisches Unternehmen, muss die Rechnung eine E-Rechnung sein (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 10 UStAE). Dasselbe gilt, wenn eine Rechnung teils steuerpflichtige, teils steuerfreie Leistungen enthält: Dann ist die ganze Rechnung eine E-Rechnung.
Beispiel: Sie vermieten ein Büro an eine Steuerberatungskanzlei und haben optiert. Die Monatsmiete beträgt 2.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, also 380 €. Für den ersten Mietmonat stellen Sie eine E-Rechnung aus; der Mietvertrag kommt als Anhang hinein.
Der Mietvertrag als Rechnung
Ein Vertrag ist eine Rechnung, wenn er die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält (Abschnitt 14.1 Abs. 17 UStAE). Ein Mietvertrag auf Papier oder als PDF ist aber keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Besteht eine E-Rechnungspflicht, gilt für Dauerschuldverhältnisse:
- Einmal für den ersten Zeitraum: Es genügt, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, die den Mietvertrag als Anhang enthält oder aus deren Inhalt klar hervorgeht, dass es eine Dauerrechnung ist (Abschnitt 14.1 Abs. 19 Satz 1 UStAE, Rn. 45).
- Bei Änderungen neu: Ändern sich Pflichtangaben, etwa bei einer Mieterhöhung, gehört die Änderung in eine neue E-Rechnung (Abschnitt 14.5 Abs. 17 Satz 5 UStAE).
- Alte Dauerrechnungen: Für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen muss keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern (Abschnitt 14.1 Abs. 19 Satz 4 UStAE). Rn. 46 des BMF-Schreibens nennt dafür Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 erteilt wurden.
So bilden Sie eine Dauerrechnung in der E-Rechnung ab:
| Angabe | Feld | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 | eine einmalige Nummer aus dem Vertrag genügt, z. B. Objekt- oder Mieternummer (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE) |
| Erster Mietzeitraum | BT-73, BT-74 | Beginn und Ende des ersten Zeitraums |
| Vertragsnummer | BT-12 | Bezug auf den Mietvertrag |
| Mietvertrag | BG-24, Datei in BT-125 | als PDF-Anhang; die Pflichtangaben müssen trotzdem im strukturierten Teil stehen |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | BT-32 oder BT-31 | im strukturierten Teil (Abschnitt 14.5 Abs. 9 Satz 6 UStAE) |
| Steuerkategorie und Satz | BT-151, BT-152 | S und 19 % bei Option |
Gemeinschaften und Wohnungseigentümergemeinschaften
Beziehen mehrere Personen eine Leistung gemeinsam, etwa Miteigentümer eines Hauses, und sind die einzelnen Miteigentümer die Leistungsempfänger, genügt eine Rechnung an die Gemeinschaft. Ist an ihr auch ein Unternehmer beteiligt, muss diese Rechnung eine E-Rechnung sein, wenn keine Übergangsregel greift (Abschnitt 15.2a Abs. 3 Satz 8 bis 10 UStAE).
Für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (WEG) ist die Lage weniger klar. Nach Abschnitt 4.13.1 Abs. 2 UStAE erbringt sie neben nicht steuerbaren Gemeinschaftsleistungen auch steuerbare Sonderleistungen an einzelne Eigentümer, die nach § 4 Nr. 13 UStG steuerfrei sind. Ist sie damit Unternehmer, gelten die E-Rechnungsregeln auch für Rechnungen an sie – denn nach Rn. 17 reicht es, wenn der Empfänger nur steuerfreie Umsätze ausführt. Ausdrücklich geregelt ist die WEG in den BMF-Texten zur E-Rechnung nicht. Im Zweifel klärt der Verwalter das mit der Steuerberatung oder dem Finanzamt.
Ferienwohnung und Gästezimmer
Die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen an Gäste ist nicht steuerfrei (§ 4 Nr. 12 Satz 2 UStG) und unterliegt dem ermäßigten Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Daraus folgt:
- Private Gäste: keine Pflicht zur Rechnung (Abschnitt 12.16 Abs. 10 Satz 2 UStAE).
- Geschäftsreisende, die für ihr Unternehmen buchen: Rechnung als E-Rechnung, sofern der Betrag 250 € brutto übersteigt (§ 33 UStDV) und keine Übergangsregel greift.
- Vermieter als Kleinunternehmer: Rechnungen dürfen immer sonstige Rechnungen sein (§ 34a UStDV). Mehr im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Aus Sicht des Handwerkers
Für Handwerker und andere Dienstleister kommt es darauf an, wofür der Vermieter den Auftrag erteilt:
| Auftrag | Rechnung | Grundlage |
|---|---|---|
| Reparatur in der vermieteten Wohnung | E-Rechnung, nach Ablauf der Übergangsfristen | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, Rn. 17 |
| Arbeiten am selbst bewohnten Haus | Rechnungspflicht, Papier oder mit Zustimmung elektronisch | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG, Abschnitt 14.1 Abs. 9 UStAE |
| Haus teils vermietet, teils selbst bewohnt | E-Rechnung, die Pflicht geht vor | Rn. 21 BMF-Schreiben |
Ob der Kunde ein inländischer Unternehmer ist, darf der Handwerker bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns den Angaben des Kunden entnehmen (Rn. 15). Ein Verstoß wird nicht beanstandet, solange der Handwerker weder wusste noch erkennen konnte, dass die Leistung an ein Unternehmen ging (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 1 UStAE). Für alle Rechnungen gelten die Fristen 2027 und 2028. Bauleistungen, Aufmaß und Steuerschuldnerschaft behandelt der Ratgeber E-Rechnung für Handwerker, Aufträge von Privatleuten der Ratgeber E-Rechnung an Privatkunden.
E-Rechnungen als Vermieter mit XRIO
Wenn Sie nach einer Option E-Rechnungen ausstellen müssen, brauchen Sie dafür kein Rechnungsprogramm. Mit XRIO können Sie E-Rechnungen mit KI erstellen: Ihre KI – etwa Claude, Cursor oder Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm übergibt die Daten der Dauerrechnung, auf Wunsch mit dem Mietvertrag als PDF-Anhang. XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator. Ein Dokument kostet 0,25 € netto.
Quellen
- § 4 Nr. 12 und Nr. 13 UStG – steuerfreie Vermietung, Ausnahmen für Stellplätze und kurzfristige Beherbergung, Wohnungseigentümergemeinschaften.
- § 9 UStG – Verzicht auf Steuerbefreiungen.
- § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG – ermäßigter Steuersatz für kurzfristige Beherbergung.
- § 14 UStG und § 14c UStG – Rechnungspflicht, E-Rechnung, unrichtiger Steuerausweis.
- § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG, §§ 33 und 34a UStDV – Kleinunternehmer und Kleinbeträge.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025, Rn. 15, 17, 21, 40, 45, 46 und 62.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026): Abschnitte 4.12.2, 4.13.1 Abs. 2, 12.16 Abs. 10, 14.1 Abs. 4, 6, 7, 9, 17 und 19, 14.5 Abs. 9, 12 und 17, 14b.1 Abs. 1, 15.2a Abs. 3.
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Fragen 3 und 4 (Stand März 2026).