Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Ein Angebot, ein Lieferschein oder eine Mahnung sind deshalb keine Rechnungen – ein Mietvertrag oder die Abrechnung durch den Kunden können es sein.

Die Definition nach § 14 UStG

Die gesetzliche Definition hat drei Teile:

Merkmal	Bedeutung	Grundlage
Dokument	Papier, PDF, E-Mail-Text oder strukturierte Datei; eine Papier- oder PDF-Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen	§ 14 Abs. 1 UStG, § 31 Abs. 1 UStDV, UStAE Abschn. 14.1 Abs. 1 Satz 2
Abrechnung über eine Leistung	das Dokument rechnet über eine Lieferung oder sonstige Leistung ab	§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG
Bezeichnung gleichgültig	„Rechnung” muss nicht darüberstehen; der Inhalt entscheidet	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 1 Sätze 3 und 4

Ausstellen darf die Rechnung der leistende Unternehmer, ein von ihm beauftragter Dritter oder – nach vorheriger Vereinbarung – der Kunde selbst; dann heißt sie Gutschrift (§ 14 Abs. 2 Sätze 5 und 7 UStG, siehe Gutschrift). Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, ist eine zweite Frage: Das regelt § 14 Abs. 4 UStG, erklärt im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.

Das Bürgerliche Gesetzbuch definiert die Rechnung nicht. Es knüpft aber Folgen an sie: Wer eine Entgeltforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung bezahlt, kommt in Verzug; ein Verbraucher nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Was keine Rechnung ist: Angebot, Lieferschein, Quittung und Co.

Dokument	Wozu es dient	Rechnung im Sinne des UStG?	Grundlage
Angebot	trägt einen Vertrag an, vor der Leistung	nein – es rechnet nicht ab	§ 145 BGB
Kostenvoranschlag	schätzt die Kosten eines Werks im Voraus	nein	§ 649 BGB
Lieferschein	begleitet die Ware, belegt die Lieferung	nein; bei einer sonstigen Rechnung kann er den Liefertag beisteuern	UStAE Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 19, Abs. 16 Sätze 6 und 7
Quittung	bestätigt den Empfang einer Zahlung	nur, wenn sie zugleich über die Leistung abrechnet	§ 368 BGB, § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG
Mahnung, Zahlungserinnerung	fordert zur Zahlung auf	nein, auch mit allen Pflichtangaben	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 1 Satz 5
Beleg über einen Innenumsatz	Abrechnung zwischen Betriebsteilen oder im Organkreis	nein – unternehmensinterner Buchungsbeleg	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 1 Sätze 6 bis 8
Vertrag, z. B. Miet- oder Wartungsvertrag	regelt eine Leistung und ihr Entgelt	ja, wenn er die Pflichtangaben enthält	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 17
Gutschrift	der Kunde rechnet über die Leistung seines Lieferanten ab	ja	§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG
Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung	rechnet über ein Entgelt vor der Leistung ab	ja	§ 14 Abs. 5 UStG
Gebührenbescheid einer Behörde	setzt ein Entgelt hoheitlich fest	kann eine Rechnung sein; dann gelten die Regeln des UStG	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 1 Satz 9

Ein Kassenbon ist ein typischer Grenzfall: Enthält er die Angaben des § 33 UStDV – Name und Anschrift des Verkäufers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz –, rechnet er ab und ist eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € – siehe Kleinbetragsrechnung. Ein Vertrag als Rechnung ist bei Dauerleistungen wie Miete verbreitet; wie das mit der E-Rechnung zusammengeht, zeigt der Ratgeber E-Rechnung für Vermieter.

Warum die Definition zählt

Ob ein Dokument eine Rechnung ist, hat handfeste Folgen:

• Vorsteuerabzug. Der Kunde darf die Vorsteuer nur abziehen, wenn er eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
• Steuer aus dem Dokument. Wer in einer Rechnung zu viel Steuer ausweist, schuldet den Mehrbetrag; wer sie unberechtigt ausweist, schuldet den ganzen Betrag (§ 14c Abs. 1 und 2 UStG). Weil der Inhalt entscheidet, gilt das auch für ein Dokument mit anderer Überschrift.
• Pflichtangaben und Form. Die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG und die E-Rechnungspflicht hängen an der Rechnung – auch ein Gebührenbescheid, der eine Rechnung ist, folgt diesen Regeln (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 1 Satz 9).
• Aufbewahrung. Ausgestellte und erhaltene Rechnungen werden acht Jahre aufbewahrt (§ 14b Abs. 1 UStG).

Rechnung und E-Rechnung

Die Definition gilt für jede Rechnung, gleich in welcher Form. Seit 2025 unterscheidet § 14 Abs. 1 UStG zwei Formen:

Form	Was sie ist	Grundlage
E-Rechnung	Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – etwa XRechnung oder ZUGFeRD	§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG
Sonstige Rechnung	Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF ohne eingebetteten Datensatz	§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG

Eine E-Rechnung ist also keine neue Art von Dokument, sondern eine Rechnung in einem bestimmten Format. Was das Format verlangt und wer ab wann E-Rechnungen schreiben muss, erklärt der Ratgeber Was ist eine E-Rechnung?. Wie eine Rechnung Schritt für Schritt entsteht, steht unter Rechnung schreiben.

Rechnungen als E-Rechnung ausstellen

Rechnet ein Dokument über eine Leistung an ein Unternehmen im Inland ab, braucht es ab 2027 oder 2028 die Form der E-Rechnung. XRIO erzeugt sie aus Ihren Rechnungsdaten – übergeben von Ihrer KI (Claude Code, Cursor, Gemini CLI) oder Ihrem eigenen Programm per API – als XRechnung oder ZUGFeRD, für Rechnungen (380), Gutschriften (389), Rechnungskorrekturen (381) und korrigierte Rechnungen (384), und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator. Mehr unter E-Rechnung mit KI erstellen.

Quellen

• § 14 UStG – Abs. 1 (Definition, E-Rechnung, sonstige Rechnung), Abs. 2 Sätze 5 und 7 (Gutschrift, Dritte), Abs. 5 (Anzahlungen); § 14c UStG; § 15 Abs. 1 UStG; § 14b Abs. 1 UStG.
• § 31 Abs. 1 UStDV – Rechnung aus mehreren Dokumenten.
• § 286 Abs. 3 BGB, § 368 BGB (Quittung), § 649 BGB (Kostenanschlag), § 145 BGB (Antrag).
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026), Abschn. 14.1 Abs. 1 und 17, Abschn. 14.5 Abs. 1 und 16 – in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025.