Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

Nein. Das Umsatzsteuergesetz verlangt keine Unterschrift auf der Rechnung, und elektronische Rechnungen brauchen seit dem 1. Juli 2011 keine qualifizierte elektronische Signatur mehr. Echtheit und Unversehrtheit lassen sich über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleisten.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Eine Rechnung muss nicht unterschrieben werden. Die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten keine Unterschrift, und für elektronische Rechnungen ist die qualifizierte elektronische Signatur seit dem 1. Juli 2011 nicht mehr vorgeschrieben. Das Gesetz verlangt stattdessen, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 14 Abs. 3 UStG) – und jedes Unternehmen legt selbst fest, wie.

Was das UStG statt einer Unterschrift verlangt

Anforderung	Bedeutung	Grundlage
Echtheit der Herkunft	die Identität des Rechnungsausstellers ist sicher	§ 14 Abs. 3 Satz 2 UStG
Unversehrtheit des Inhalts	die erforderlichen Angaben wurden nicht geändert	§ 14 Abs. 3 Satz 3 UStG
Lesbarkeit	sonstige Rechnung: für das menschliche Auge lesbar; E-Rechnung: maschinell auswertbar	UStAE Abschn. 14.4 Abs. 3

Wie Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet werden, legt jeder Unternehmer selbst fest; es genügt jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann (§ 14 Abs. 3 Sätze 4 und 5 UStG). Gleichwertig sind zwei technische Wege, bei denen beides als gewährleistet gilt: eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren mit entsprechender Vereinbarung (§ 14 Abs. 3 Satz 6 UStG).

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren

Ausreichend ist ein Verfahren, mit dem der Unternehmer die Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung abgleicht, damit er nur Rechnungen bezahlt, die er schuldet (UStAE Abschn. 14.4 Abs. 5 Satz 1). Konkret heißt das:

Abgleich mit Unterlagen. Die Rechnung wird – technisch oder manuell – mit Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Zahlungsbeleg abgeglichen (UStAE Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 2).
Keine Technik vorgeschrieben. Das Verfahren kann EDV-gestützt oder manuell sein; ein bestehendes Rechnungsprüfungssystem genügt (UStAE Abschn. 14.4 Abs. 5 Sätze 2 bis 4).
Keine eigene Dokumentation. Verfahren und Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht (UStAE Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 3).
Richtiger Inhalt als Indiz. Eine inhaltlich zutreffende Rechnung – Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger stimmen – rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine Fehler vorgekommen sind (UStAE Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 4).

E-Rechnung und Signatur: seit 2011 freiwillig

Bis zum 30. Juni 2011 wurde eine elektronisch übermittelte Rechnung umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn sie qualifiziert elektronisch signiert oder per EDI übermittelt war. Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (BGBl. I S. 2131) hat das zum 1. Juli 2011 aufgehoben; Papier- und elektronische Rechnungen sind seitdem gleichgestellt. Heute gilt auch für die E-Rechnung: Eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel nach der eIDAS-Verordnung kann verwendet werden, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren genügt aber ebenso (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 5; UStAE Abschn. 14.4 Abs. 7 und 8).

Wird eine Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur übermittelt, ist die Signatur selbst als Nachweis über Echtheit und Unversehrtheit mit aufzubewahren, auch wenn ihre Gültigkeit nach anderen Vorschriften abgelaufen ist (UStAE Abschn. 14b.1 Abs. 6 Satz 2).

Handschriftliche Rechnung

Eine Rechnung von Hand – etwa aus einem Quittungsblock – ist eine sonstige Rechnung auf Papier (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Sie ist gültig, wenn sie lesbar ist und alle Pflichtangaben enthält. Für die Form gelten aber dieselben Regeln wie für jede Papierrechnung:

Kunde	Handschriftliche Rechnung zulässig?	Grundlage
Privatperson	ja	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 7 Satz 1
Unternehmen im Inland, Leistung bis Ende 2026	ja	§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
Unternehmen im Inland, Leistung 2027	nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
Unternehmen im Inland, Leistung ab 2028	nein, E-Rechnung Pflicht	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Rechnung bis 250 € (Kleinbetrag)	immer	§ 33 Satz 4 UStDV
Rechnung eines Kleinunternehmers	immer	§ 34a Satz 4 UStDV

Die Übersicht aller Fristen steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025–2028.

Ausnahmen außerhalb des Umsatzsteuerrechts: RVG und StBVV

Einzelne Berufsgesetze stellen eigene Anforderungen an die Abrechnung. Für Rechtsanwälte und Steuerberater galt lange, dass sie ihre Vergütung nur aufgrund einer von ihnen unterzeichneten Berechnung fordern konnten. Heute verlangen beide Vorschriften Textform:

Beruf	Vorschrift heute	Was das bedeutet
Rechtsanwälte	§ 10 Abs. 1 RVG: Berechnung, die der Anwalt oder auf seine Veranlassung mitteilt; sie bedarf der Textform	keine Unterschrift; die Berechnung nennt Gebühren, Auslagen, Vorschüsse, Gebührentatbestände und angewandte Nummern des Vergütungsverzeichnisses (§ 10 Abs. 2 RVG)
Steuerberater	§ 9 Abs. 1 StBVV: gleichlautend, Textform	keine Unterschrift; Inhalt nach § 9 Abs. 2 StBVV

Textform heißt: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist (§ 126b BGB) – also etwa eine E-Mail oder eine PDF, ohne Unterschrift. Ob ein Vertrag mit einem Kunden eine unterschriebene Rechnung verlangt, ist eine Frage dieses Vertrags, nicht des Umsatzsteuerrechts. Mehr zu Rechnungen von Freiberuflern steht im Ratgeber E-Rechnung für Freiberufler.

Signatur und Validierung bei der E-Rechnung

XRechnung und ZUGFeRD sind strukturierte Datensätze. Eine Signatur gehört nicht zu den Anforderungen der Formate, und eine Validierung prüft auch keine: Ein Prüfwerkzeug wie der KoSIT-Validator stellt fest, ob die Datei der Syntax und den Geschäftsregeln von EN 16931 und XRechnung entspricht. Auf dieses technische Ergebnis zu Format und Geschäftsregeln darf sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 12). Ob die Rechnung wirklich vom angegebenen Lieferanten stammt und zur Leistung passt, klärt der Abgleich im Kontrollverfahren – siehe E-Rechnung empfangen.

E-Rechnungen ohne Unterschrift mit XRIO

XRIO erzeugt E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD aus den Daten, die Ihre KI oder Ihr Programm übergibt, und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator. Eine qualifizierte elektronische Signatur setzt XRIO nicht – das UStG verlangt sie nicht. Eingehende E-Rechnungen prüft XRIO ebenfalls gegen die offiziellen Regeln; den Abgleich mit Ihren Bestellungen und Zahlungen ersetzt das nicht.

Quellen

§ 14 Abs. 1, 3 und 4 UStG – sonstige Rechnung, Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit, Pflichtangaben; § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und § 27 Abs. 38 UStG – E-Rechnungspflicht und Übergang.
§ 33 UStDV, § 34a UStDV – Rechnungen, die immer als sonstige Rechnung zulässig sind.
§ 10 RVG, § 9 StBVV, § 126b BGB – Textform.
Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011, BGBl. I S. 2131 – Wegfall der Signaturpflicht zum 1. Juli 2011.
BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 5.
Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026), Abschn. 14.1 Abs. 7, 14.4 Abs. 3 bis 8, 14.5 Abs. 1, 14b.1 Abs. 6.

Häufige Fragen

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Nein. Unter den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG ist keine Unterschrift. Verlangt wird, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 14 Abs. 3 UStG); dafür genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren.

Braucht eine E-Rechnung eine elektronische Signatur?

Nein. Seit dem 1. Juli 2011 ist die qualifizierte elektronische Signatur für elektronische Rechnungen nicht mehr vorgeschrieben. Wird sie verwendet, gelten Echtheit und Unversehrtheit als gewährleistet (§ 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 1 UStG); die Signatur ist dann mit aufzubewahren.

Ist eine handschriftliche Rechnung gültig?

Ja, als sonstige Rechnung, wenn sie lesbar ist und alle Pflichtangaben enthält. An Unternehmen im Inland muss die Rechnung ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) oder ab 2028 aber eine E-Rechnung sein – außer bei Kleinbeträgen bis 250 € und bei Kleinunternehmern.

Müssen Anwälte und Steuerberater ihre Rechnungen unterschreiben?

Nicht mehr. § 10 RVG und § 9 StBVV verlangten früher eine unterzeichnete Berechnung; heute genügt eine Berechnung in Textform, etwa als E-Mail oder PDF ohne Unterschrift.

Prüft ein Validator die Echtheit einer E-Rechnung?

Nein. Ein Validator wie der KoSIT-Validator prüft Format und Geschäftsregeln der Datei, nicht, wer sie ausgestellt hat. Die Echtheit sichert der Empfänger über den Abgleich mit Bestellung, Lieferung und Zahlung.