E-Rechnung für Freiberufler und Selbstständige

Freiberufler und Selbstständige müssen E-Rechnungen ausstellen, wenn sie für Unternehmen im Inland arbeiten – ab 2027 oder 2028, als Kleinunternehmer nie. Empfangen müssen sie E-Rechnungen schon seit 2025.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Für Freiberufler, Selbstständige und Einzelunternehmer gelten bei der E-Rechnung dieselben Regeln wie für jedes Unternehmen. Das BMF nennt Freiberufler ausdrücklich als Unternehmer (BMF-FAQ, Frage 3). Entscheidend ist der Kunde: Ein Unternehmen im Inland bekommt nach den Übergangsfristen eine E-Rechnung, eine Privatperson nicht. Die Grundregeln stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028; hier geht es um die Punkte, die Freiberufler besonders betreffen.

Kurz gesagt

Frage	Antwort	Grundlage
Kunde ist ein Unternehmen im Inland	E-Rechnung, 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 UStG
Kunde ist Privatperson	keine E-Rechnungspflicht	§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG
Kunde im Ausland	keine E-Rechnungspflicht	Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE
Sie sind Kleinunternehmer	Ausstellen nie Pflicht	§ 34a UStDV
Auftraggeber rechnet per Gutschrift ab	er stellt die E-Rechnung aus	BMF-Schreiben Rn. 17
E-Rechnungen empfangen	Pflicht seit 1.1.2025	Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE

Schuldet ein Kunde in einem anderen EU-Mitgliedstaat die Steuer, verlangt die Rechnung die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” und beide USt-IdNr. (§ 14a Abs. 1 UStG), siehe Reverse-Charge-Rechnung.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung

Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Gesamtumsatz hat, ist Kleinunternehmer (§ 19 Abs. 1 UStG) und muss keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV) – auch nach 2028 nicht. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt zur E-Rechnung verpflichtet (BMF-FAQ, Frage 4). Die Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Honorar-Gutschriften von Verlagen, Agenturen und Plattformen

Rechnet ein Verlag, eine Agentur oder eine Plattform das Honorar selbst ab und ist das vorher vereinbart, ist seine Gutschrift Ihre Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Für sie gelten die Regeln zur E-Rechnung genauso (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025, Rn. 17). Daraus folgt:

Der Auftraggeber stellt die E-Rechnung aus, Sie empfangen sie.
Für die Übergangsregel zählt sein Umsatz: Hatte der Verlag im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz, kommt die Gutschrift für Leistungen ab 2027 als E-Rechnung – auch wenn Sie selbst erst 2028 betroffen sind (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 64).
Die Angabe „Gutschrift” ist Pflicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG); in der E-Rechnung steht sie als Rechnungstyp 389 und als Rechnungshinweis.
Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. gehört in die Gutschrift, denn Sie sind der Leistende.
Kleinunternehmer: Die Gutschrift weist keine Umsatzsteuer aus und darf immer eine Papier- oder PDF-Gutschrift sein (§ 34a Satz 1 Nr. 6 und Satz 4 UStDV).

Zum Steuersatz: Für die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten nach dem Urheberrechtsgesetz gilt der ermäßigte Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG). Weist eine Gutschrift zu viel Steuer aus und widerspricht der Empfänger nicht, schuldet er den Mehrbetrag (Abschnitt 14c.1 Abs. 3 UStAE). Wie der Widerspruch wirkt, erklärt der Ratgeber E-Rechnung und Gutschrift.

Stundennachweis, Zeitraum und Pauschalvertrag

Stundennachweis als Anhang: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ergänzende Angaben dürfen in einen Anhang, ausdrücklich „eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei”; ein Link auf ein externes Ziel genügt nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025, Rn. 35).

Monat als Leistungszeitraum: Als Zeitpunkt der Leistung darf der Kalendermonat stehen (§ 31 Abs. 4 UStDV). So sieht eine Monatsrechnung in der E-Rechnung aus:

Angabe	Feld	Beispiel
Leistungszeitraum	BT-73, BT-74	01.03.2027 bis 31.03.2027
Leistung	BT-153	Konzeption und Text, Projekt Relaunch
Menge und Einheit	BT-129, BT-130	32 Stunden (HUR)
Preis je Einheit	BT-146	95,00 €
Steuersatz	BT-152	19
Stundennachweis	Anhang BG-24	stunden-maerz-2027.pdf

Die Rechnung ergibt 3.040,00 € netto, 577,60 € Umsatzsteuer und 3.617,60 € brutto.

Pauschalvertrag: Bei einem Dauerschuldverhältnis, etwa einem monatlichen Pauschalhonorar, genügt einmalig eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, wenn der Vertrag als Anhang enthalten ist oder klar erkennbar ist, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE). Ändern sich Pflichtangaben, ist die E-Rechnung zu berichtigen oder neu auszustellen.

Ist-Versteuerung: neue Angabe ab 2028

Freiberufler können die Steuer unabhängig vom Umsatz nach vereinnahmten Entgelten berechnen, wenn das Finanzamt es gestattet (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Ab dem 1. Januar 2028 ändern sich dafür zwei Dinge (Art. 27 Jahressteuergesetz 2024):

Die Rechnung muss die Angabe „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten” enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG).
Ihr Kunde darf die Vorsteuer aus Ihrer Rechnung erst abziehen, soweit er gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 Buchst. b UStG n. F.), für Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2027 ausgestellt werden (§ 27 Abs. 41 UStG).

In welches Feld der E-Rechnung die neue Angabe gehört, zeigt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.

E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware

Wer Rechnungen in Word schreibt oder Stunden in einer Tabelle führt, braucht für die E-Rechnung kein neues Programm. Mit XRIO können Sie E-Rechnungen mit KI erstellen: Ihre KI – Claude Code, Cursor oder die Gemini CLI – liest Ihre gewohnte Rechnung oder Stundenliste, überträgt die Werte, und XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD, hängt den Stundennachweis als PDF an und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator. Ihr eigenes Programm kann dasselbe per E-Rechnung-API. Wie das mit einer Word-Rechnung aussieht, zeigt der Ratgeber Word-Rechnung in E-Rechnung umwandeln. Eine erstellte E-Rechnung kostet 0,25 € netto, die 5 € Startguthaben reichen für 20 E-Rechnungen.

Quellen

§ 14 Abs. 2 Satz 2 und 5, Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG; § 14a Abs. 1 UStG; § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG; § 19 UStG; § 20 UStG; § 27 Abs. 38 UStG.
§ 31 Abs. 4 UStDV; § 34a UStDV.
Jahressteuergesetz 2024 vom 2. Dezember 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 387), Art. 27 und Art. 56 Abs. 12 – § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und § 27 Abs. 41 UStG ab 1. Januar 2028.
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), Rn. 64, sowie Rn. 17 und 35 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025.
Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026): Abschnitte 14.1 Abs. 5, 6 und 19, 14c.1 Abs. 3.
BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Fragen 3 und 4 (Stand März 2026).

Häufige Fragen

Müssen Freiberufler E-Rechnungen schreiben?

Ja, für Leistungen an andere Unternehmen im Inland – ab 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst für Umsätze ab dem 1. Januar 2028. Für Privatkunden und Kunden im Ausland gilt keine E-Rechnungspflicht. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit.

Gilt für Einzelunternehmer und Selbstständige etwas anderes als für Freiberufler?

Nein. Die Pflicht hängt nicht von der Rechtsform oder der Einkunftsart ab, sondern davon, ob ein Unternehmer an ein anderes inländisches Unternehmen leistet. Das BMF nennt Freiberufler ausdrücklich als Unternehmer.

Muss eine Honorar-Gutschrift eines Verlags eine E-Rechnung sein?

Rechnet der Auftraggeber nach vorheriger Vereinbarung per Gutschrift ab, stellt er die Rechnung aus und muss sie nach den Übergangsfristen als E-Rechnung erteilen. Sie trägt die Angabe „Gutschrift". Sind Sie Kleinunternehmer, darf sie immer eine Papier- oder PDF-Gutschrift sein.

Kann ich den Stundennachweis an die E-Rechnung hängen?

Ja. Das BMF nennt ausdrücklich „eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei" als zulässigen Anhang. Die Pflichtangaben wie Leistung, Zeitraum und Betrag müssen aber im strukturierten Teil stehen; ein Link auf eine externe Datei genügt nicht.

Was ändert sich 2028 für Freiberufler mit Ist-Versteuerung?

Wer die Steuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet, muss ab dem 1. Januar 2028 auf der Rechnung „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten" angeben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG). Der Kunde darf die Vorsteuer aus solchen Rechnungen dann erst abziehen, soweit er gezahlt hat.