Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig
Jede Rechnung braucht eine Nummer, die der Aussteller nur einmal vergibt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Buchstaben, mehrere Nummernkreise und Lücken sind erlaubt – entscheidend ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt.
Eine Rechnungsnummer ist nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt. Sie soll sicherstellen, dass jede Rechnung einmalig ist (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 10 Satz 1). Lückenlos muss die Folge nicht sein; Buchstaben, Präfixe und mehrere Nummernkreise sind zulässig. In der E-Rechnung steht die Nummer in BT-1.
Was für die Rechnungsnummer gilt
| Frage | Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Ziffern und Buchstaben? | eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen, auch kombiniert | UStAE Abschn. 14.5 Abs. 10 Sätze 2 und 3 |
| Lückenlos? | nicht zwingend – weder insgesamt noch je Nummernkreis | Abs. 10 Satz 4, Abs. 11 Satz 3 |
| Mehrere Nummernkreise? | ja, für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche: Monate, Wochen, Tage, Filialen, Betriebsstätten, Bestandsobjekte | Abs. 11 Sätze 1 und 2 |
| Bedingung dafür? | jede Rechnung lässt sich leicht und eindeutig einem Nummernkreis zuordnen, die Nummer ist einmalig | Abs. 11 Satz 4 |
| Konzern mit mehreren Ländern? | ein gemeinsamer fortlaufender Nummernkreis ist zulässig | Abs. 10 Satz 5 |
| Miete, Wartung und andere Dauerschuldverhältnisse? | eine einmalige Nummer aus dem Vertrag genügt, etwa Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer; Zahlungsbelege brauchen keine eigene Nummer | Abs. 12 |
| Gutschrift? | der Gutschriftaussteller vergibt die Nummer | Abs. 13 |
| Ohne Rechnungsnummer? | Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern | Abs. 14 |
Die übrigen Pflichtangaben einer Rechnung stehen im Überblick Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Beispiele für gültige Nummernsysteme
| Schema | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Einfache Zählung | 1042, 1043, 1044 | ein Kreis für alle Rechnungen |
| Jahr und Zähler | 2026-0001, 2026-0002 | jedes Jahr ein neuer Kreis; das Jahr macht die Nummer einmalig |
| Monat und Zähler | 2026-10-001 | Kreise je Monat, wie Abs. 11 sie nennt |
| Filiale und Zähler | FR-2026-0042, KA-2026-0042 | je Filiale ein Kreis; das Präfix ordnet die Rechnung zu |
| Buchstaben und Ziffern | RE-2026-0042 | Präfix „RE” für Rechnungen |
| Dauerrechnung | Mietvertrag Objekt 17, Wohnung 3 | einmalige Nummer aus dem Vertrag (Abs. 12) |
Nicht zulässig ist eine Nummer, die zweimal vergeben wird – etwa „2026-0042” in zwei Filialen ohne unterscheidendes Präfix. Dann lässt sich die Rechnung nicht mehr eindeutig einem Nummernkreis zuordnen.
Rechnungsnummer bei Gutschrift, Korrektur und Storno
- Gutschrift: Rechnet der Leistungsempfänger ab (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG), vergibt er die fortlaufende Nummer aus seinem eigenen System (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 13). Mehr dazu unter Gutschrift als E-Rechnung.
- Berichtigung: Fehlende oder falsche Angaben werden mit einem Dokument nachgereicht, das sich spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV) – praktisch über deren Nummer und Datum. In der E-Rechnung steht der Bezug in BT-25 (Nummer) und BT-26 (Datum). Fehlt dieser Bezug bei Rechnungstyp 384 (Corrected invoice), meldet die XRechnung-Prüfung eine Warnung nach Regel BR-DE-26.
- Storno und neue Rechnung: In der E-Rechnung hat jedes Dokument eine eigene Nummer in BT-1 (Regel BR-02) – auch eine Gutschrift mit Typ 381 und eine berichtigte Rechnung mit Typ 384. Wann storniert und wann berichtigt wird, erklärt E-Rechnung korrigieren.
Die Rechnungsnummer in der E-Rechnung
Die Rechnungsnummer ist das Feld BT-1 (Invoice number) der Norm EN 16931. Fehlt es, meldet
die Prüfung die Regel BR-02. Im XML heißt das Element cbc:ID (UBL) bzw.
rsm:ExchangedDocument/ram:ID (CII).
- Im strukturierten Teil: Bei einer E-Rechnung über ein Dauerschuldverhältnis muss die Rechnungsnummer im strukturierten Teil stehen; ein Vertrag im Anhang genügt dafür nicht (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 12 Satz 1). Mehr unter E-Rechnung für Vermieter.
- Auch ohne umsatzsteuerliche Pflicht: Die Norm kennt keine Rechnung ohne Nummer. Wer als Kleinunternehmer oder für einen Kleinbetrag freiwillig eine E-Rechnung stellt, vergibt trotzdem eine Nummer.
- Einmaligkeit prüft niemand automatisch: Ein Validator prüft jede Datei für sich. Ob eine Nummer schon einmal vergeben wurde, kann er nicht erkennen – das bleibt Sache des Ausstellers.
Rechnungsnummern und XRIO
XRIO vergibt keine Rechnungsnummern und führt keine Nummernkreise. Ihre KI oder Ihr Programm
übergibt die Nummer, die Sie vergeben haben; sie landet in BT-1. Fehlt sie, kommt statt einer
Datei ein Befund mit der Regel BR-02 zurück; bei einer berichtigten Rechnung (Typ 384) verlangt
XRIO außerdem die Nummer der ursprünglichen Rechnung in BT-25. Über die REST-API können Sie die Rechnungsnummer
zugleich als Idempotency-Key mitsenden: Derselbe Schlüssel mit demselben Inhalt liefert
innerhalb von 7 Tagen das erste Ergebnis erneut, statt eine zweite Datei zu erzeugen
(API-Dokumentation). Wie das mit einem KI-Assistenten funktioniert, steht
unter E-Rechnung mit KI erstellen.
Quellen
- § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG – Rechnungsnummer; § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG – Gutschrift.
- § 31 Abs. 5 UStDV – Berichtigung einer Rechnung.
- § 33 UStDV und § 34a UStDV – Kleinbeträge und Kleinunternehmer.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, aktuelle Fassung – Abschn. 14.5 Abs. 10 bis 14; Abs. 12 und 14 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025.
- KoSIT/FeRD: Empfehlungen zu Pflichtangaben in einer E-Rechnung, Teil I, Stand 25. Juli 2025 – § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG → BT-1.
- EN 16931-1 – BT-1, BT-25, BT-26, Regel BR-02; XRechnung 3.0.2 – Regel BR-DE-26.