Rechnung Muster: ein vollständiges Beispiel
Ein Rechnungsmuster zeigt, wo jede Pflichtangabe des § 14 Abs. 4 UStG steht. Das Beispiel unten enthält alle Angaben einer Rechnung mit Umsatzsteuer; die Varianten für Kleinunternehmer und Reverse Charge zeigen nur, was sich ändert.
Das Muster unten ist eine vollständige Rechnung einer Grafikdesignerin an eine Gaststätte, mit Umsatzsteuer und Skonto. Jede Angabe ist mit der Nummer der Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG markiert; ein Strich bedeutet: üblich, aber nicht vorgeschrieben. Alle Namen, Nummern und Adressen sind erfunden. Downloads gibt es keine – das Muster zeigt, was auf die Rechnung gehört, egal mit welchem Werkzeug Sie sie schreiben.
Das Rechnungsmuster
Absender und Empfänger
| Element | Im Muster | Pflichtangabe |
|---|---|---|
| Rechnungssteller | Studio Vogt Grafikdesign, Inhaberin Lena Vogt, Lindenstraße 12, 50674 Köln | Nr. 1 – Name und Anschrift |
| Steuernummer | 123/4567/8901 | Nr. 2 – Steuernummer oder USt-IdNr. |
| Kontakt | rechnung@studio-vogt.example | – |
| Rechnungsempfänger | Brauhaus am Markt GmbH, Buchhaltung, Am Markt 3, 53111 Bonn | Nr. 1 – Name und Anschrift |
Rechnungsdaten
| Element | Im Muster | Pflichtangabe |
|---|---|---|
| Überschrift | Rechnung | – (die Bezeichnung ist gleichgültig, § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG) |
| Rechnungsnummer | 2026-087 | Nr. 4 – fortlaufend, einmalig |
| Rechnungsdatum | 12.10.2026 | Nr. 3 – Ausstellungsdatum |
| Leistungszeitraum | September 2026 | Nr. 6 – der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV) |
| Ihre Bestellung | B-2026-311 | – |
Positionen
| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Überarbeitung Logo | 1 | Pauschale | 850,00 € | 850,00 € |
| 2 | Gestaltung Speisekarte | 12 | Std. | 75,00 € | 900,00 € |
| 3 | Druck Speisekarte, A4, vierseitig | 200 | Stück | 1,20 € | 240,00 € |
Bezeichnung, Menge und Einheit erfüllen Nr. 5 (Menge und Art der Leistung), die Beträge gehören zu Nr. 7 (Entgelt).
Summen
| Element | Im Muster | Pflichtangabe |
|---|---|---|
| Nettobetrag zu 19 % | 1.990,00 € | Nr. 7 – Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt |
| Umsatzsteuer 19 % | 378,10 € | Nr. 8 – Steuersatz und Steuerbetrag |
| Gesamtbetrag | 2.368,10 € | – |
Zahlung und Fußzeile
| Element | Im Muster | Pflichtangabe |
|---|---|---|
| Skonto | 2 % Skonto bei Zahlung bis 22.10.2026 | Nr. 7 – im Voraus vereinbarte Minderung |
| Zahlungsziel | Zahlbar bis 11.11.2026 ohne Abzug | – |
| Bankverbindung | IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00 | – |
Zwei Pflichtangaben entfallen im Muster, weil ihr Fall nicht vorliegt: der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden (Nr. 9, nur bei Grundstücksleistungen an Privatpersonen) und das Wort „Gutschrift” (Nr. 10, nur wenn der Kunde abrechnet). Für Skonto genügt die Bedingung; den Skontobetrag muss die Rechnung nicht nennen (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 19). Jede Angabe im Detail erklären die Ratgeber Rechnungsadresse, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum.
Was nicht auf der Rechnung stehen muss
Zahlungsziel, Bankverbindung, Kontakt, Bestellnummer und Logo verlangt § 14 UStG nicht. Auch eine Unterschrift ist nicht nötig – siehe Rechnung ohne Unterschrift. Zivilrechtlich hilft das Zahlungsziel: Ohne vereinbarten Termin ist die Forderung sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB), und Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern nur mit einem Hinweis darauf in der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). In einer XRechnung werden manche dieser Angaben dagegen Pflicht: Kontakt des Verkäufers (BG-6), Zahlungsanweisungen (BG-16) und die Käuferreferenz (BT-10).
Variante: Rechnung als Kleinunternehmer
Wäre Lena Vogt Kleinunternehmerin nach § 19 UStG, sähe dieselbe Rechnung so aus. Es gelten die verkürzten Pflichtangaben des § 34a UStDV:
| Element | Muster oben | Als Kleinunternehmerin |
|---|---|---|
| Steuernummer | 123/4567/8901 | bleibt (alternativ USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer) |
| Rechnungsnummer | 2026-087 | nicht verlangt, darf bleiben |
| Leistungszeitraum | September 2026 | nicht verlangt, darf bleiben |
| Summen | 1.990,00 € netto, 378,10 € Umsatzsteuer, 2.368,10 € gesamt | Entgelt in einer Summe: 1.990,00 € |
| Hinweis | – | „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG” |
Eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer” genügt, wenn sie die Befreiung eindeutig bezeichnet (UStAE Abschn. 14.7a Abs. 1 Satz 4). Weist eine Kleinunternehmerin Umsatzsteuer aus, schuldet sie den Betrag (UStAE Abschn. 14c.1 Abs. 2). Ihre Rechnungen darf sie immer auf Papier oder mit Zustimmung als PDF schicken, auch an Unternehmen und nach 2028 (§ 34a Satz 4 UStDV, UStAE Abschn. 14.7a Abs. 3).
Variante: Reverse Charge an einen Kunden in der EU
Gestaltet Lena Vogt dieselbe Speisekarte für einen Gasthof in Österreich, liegt der Ort der Dienstleistung beim Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG), und der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land. Den Druck nimmt die Variante heraus: Eine Warenlieferung in einen anderen EU-Staat folgt eigenen Regeln, siehe innergemeinschaftliche Lieferung.
| Element | Muster oben | Reverse Charge |
|---|---|---|
| Empfänger | Brauhaus am Markt GmbH, Bonn | Gasthof Huber GmbH, Seestraße 7, 5020 Salzburg, Österreich |
| Ihre Nummer | Steuernummer | USt-IdNr. DE123456789 (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG) |
| Nummer des Kunden | – | USt-IdNr. ATU12345678 (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG) |
| Positionen | 1 bis 3 | 1 und 2, zusammen 1.750,00 € |
| Umsatzsteuer | 378,10 € | keine; Gesamtbetrag 1.750,00 € |
| Hinweis | – | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” oder „Reverse charge” |
| Frist | sechs Monate | bis 15.10.2026 für Leistungen im September (§ 14a Abs. 1 Satz 2 UStG) |
Den englischen Hinweis „Reverse charge” erkennt die Finanzverwaltung an (UStAE Abschn. 14a.1 Abs. 2 Satz 3 und Abs. 6 Satz 2). Eine E-Rechnungspflicht besteht nicht, weil der Kunde nicht im Inland ansässig ist (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 3). Den Fall innerhalb Deutschlands nach § 13b UStG, etwa bei Bauleistungen, erklärt die Reverse-Charge-Rechnung.
Vorlage für Rechnungen: warum Word und Excel ab 2027 nicht reichen
Eine Vorlage in Word oder Excel erzeugt ein Dokument zum Ansehen. Als Papier oder PDF ist das eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Für Rechnungen an Unternehmen im Inland schreibt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG die E-Rechnung vor: ab 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 – das Muster oben müsste dann als XML vorliegen, mit jeder Angabe in einem festen Feld. Wie dieselbe Art Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD im Quelltext aussieht, zeigt das E-Rechnung Beispiel. Den Weg von der Vorlage zur E-Rechnung beschreiben die Ratgeber Word-Rechnung und Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln.
Das Muster in der E-Rechnung
Jede markierte Angabe hat in der E-Rechnung ihr Feld nach EN 16931:
| Angabe im Muster | Wert | Feld |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer, Rechnungsdatum | 2026-087, 2026-10-12 | BT-1, BT-2 |
| Rechnungsart | 380 (Rechnung) | BT-3 |
| Rechnungssteller, Anschrift | Studio Vogt Grafikdesign, Köln | BT-27, BG-5 |
| Steuernummer | 123/4567/8901 | BT-32 |
| Empfänger, Anschrift | Brauhaus am Markt GmbH, Bonn | BT-44, BG-8 |
| Leistungszeitraum | 2026-09-01 bis 2026-09-30 | BT-73, BT-74 |
| Position 2 | Gestaltung Speisekarte, 12 Stunden (HUR) à 75,00 € | BT-153, BT-129, BT-130, BT-146 |
| Steuer je Position | Kategorie S, 19 % | BT-151, BT-152 |
| Summen | 1.990,00 € / 378,10 € / 2.368,10 € | BT-109, BT-110, BT-112 |
| Skonto | 2 % bei Zahlung bis 22.10.2026 | BT-20 |
| IBAN | DE89 3704 0044 0532 0130 00 | BT-84 |
| Kleinunternehmer-Variante | Kategorie E, 0 %, Befreiungsgrund als Text | BT-151, BT-152, BT-120 |
| Reverse-Charge-Variante | Kategorie AE, USt-IdNr. beider Seiten | BT-151, BT-120, BT-31, BT-48 |
Für die Reverse-Charge-Variante verlangt die Regel BR-AE-02 die USt-IdNr. des Kunden (oder ersatzweise seine Registernummer). Die vollständige Zuordnung aller Pflichtangaben steht im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Das Muster als E-Rechnung erzeugen
Mit XRIO wird aus diesen Angaben eine E-Rechnung: Ihre KI – Claude Code, Cursor oder die Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm per API übergibt die Werte, XRIO erzeugt daraus ZUGFeRD oder XRechnung und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator. Kleinunternehmer-Rechnungen entstehen mit Kategorie E und Befreiungsgrund, Reverse Charge mit Kategorie AE und der USt-IdNr. des Kunden. Ein erstelltes Dokument kostet 0,25 € netto; die 5 € Startguthaben reichen für 20 E-Rechnungen.
Quellen
- § 14 UStG – Abs. 1 (Begriff, sonstige Rechnung), Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 (E-Rechnung), Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 10 (Pflichtangaben); § 14a Abs. 1 UStG – Leistungen in anderen EU-Staaten; § 3a Abs. 2 UStG – Ort der sonstigen Leistung; § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln.
- § 31 Abs. 4 UStDV – Kalendermonat als Leistungszeitpunkt; § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern.
- § 271 BGB, § 286 Abs. 3 BGB – Fälligkeit und Verzug.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026), Abschn. 14.1 Abs. 6, 14.5 Abs. 19, 14.7a Abs. 1 und 3, 14a.1 Abs. 2 und 6, 14c.1 Abs. 2 – mit den Änderungen durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025.
- EN 16931-1 – semantisches Datenmodell (BT/BG) und Regel BR-AE-02; XRechnung – Pflichtgruppen BG-6 und BG-16, Käuferreferenz BT-10.