Rechnung schreiben: Schritt für Schritt
Eine Rechnung schreiben Sie, indem Sie die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG vollständig aufführen, die Umsatzsteuer richtig ausweisen und die Rechnung rechtzeitig übermitteln. An Geschäftskunden im Inland geht sie ab 2027 oder 2028 als E-Rechnung, an Privatkunden bleibt Papier oder PDF erlaubt.
Eine Rechnung zu schreiben heißt: über eine Lieferung oder Leistung abrechnen, mit allen Angaben, die das Umsatzsteuergesetz verlangt. Der Weg ist für jede Rechnung derselbe – klären, ob und bis wann eine Rechnung fällig ist, die Besteuerung klären, die Form wählen, die Pflichtangaben eintragen, richtig rechnen, Zahlungsbedingungen nennen, übermitteln und aufbewahren. Neu ist seit 2025 nur die Form: An Geschäftskunden im Inland wird aus der Rechnung schrittweise eine E-Rechnung.
Rechnung schreiben in sieben Schritten
| Schritt | Was Sie tun | Grundlage |
|---|---|---|
| 1 | Klären, ob eine Rechnung Pflicht ist und bis wann | § 14 Abs. 2, § 14a UStG |
| 2 | Besteuerung klären: Regelbesteuerung, Kleinunternehmer, Steuerbefreiung, Reverse Charge | §§ 4, 13b, 19 UStG |
| 3 | Form wählen: E-Rechnung oder sonstige Rechnung | § 14 Abs. 1 und 2 UStG |
| 4 | Pflichtangaben eintragen | § 14 Abs. 4 UStG, §§ 31–34a UStDV |
| 5 | Beträge rechnen und Steuer ausweisen | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG |
| 6 | Zahlungsbedingungen angeben | §§ 271, 286 BGB |
| 7 | Übermitteln und ein Doppel aufbewahren | § 14 Abs. 3, § 14b UStG |
Schritt 1: Rechnungsstellung – Pflicht oder freiwillig?
Jeder Unternehmer darf über seine Leistungen eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG). Verpflichtet ist er innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, wenn er an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen leistet, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, oder wenn er eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson erbringt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 bis 3 UStG). Ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
Für innergemeinschaftliche Lieferungen und für Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten gilt eine kürzere Frist: bis zum 15. des Folgemonats (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Alle Fristen und Folgen einer verspäteten Rechnung erklärt der Ratgeber Frist für die Rechnungsstellung.
Schritt 2: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung
Bevor Sie eine Rechnung erstellen, steht fest, ob und wie viel Umsatzsteuer darauf gehört:
| Frage | Regelbesteuerung | Kleinunternehmer nach § 19 UStG |
|---|---|---|
| Wer? | Regelfall | Gesamtumsatz im Vorjahr bis 25.000 €, im laufenden Jahr bis 100.000 € |
| Umsatzsteuer ausweisen? | ja, mit Steuersatz und Steuerbetrag | nein – ein Ausweis wird trotzdem geschuldet (§ 14c Abs. 1 UStG) |
| Pflichtangaben | § 14 Abs. 4 UStG, ggf. § 14a UStG | verkürzt nach § 34a UStDV, ohne Rechnungsnummer |
| Pflichthinweis | – | Steuerbefreiung für Kleinunternehmer, z. B. „steuerfreier Kleinunternehmer” |
| E-Rechnung an Unternehmen | Pflicht ab 2027 oder 2028 | nie Pflicht, freiwillig möglich |
Daneben gibt es Leistungen ohne Umsatzsteuerausweis, obwohl der Unternehmer regelbesteuert ist: steuerfreie Umsätze mit Hinweis auf die Befreiung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG) und Leistungen, für die der Kunde die Steuer schuldet – dann mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (§ 14a Abs. 5 UStG, siehe Reverse-Charge-Rechnung). Mehr zur Kleinunternehmerregelung steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Schritt 3: E-Rechnung oder sonstige Rechnung
Seit 2025 kennt das Gesetz zwei Formen: die E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format und die sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG).
| Kunde | Form | Grundlage |
|---|---|---|
| Unternehmen im Inland, Leistung für den Betrieb | E-Rechnung; Papier oder PDF mit Zustimmung bis Ende 2026, im Jahr 2027 nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 UStG |
| Privatperson | Papier; PDF oder E-Rechnung nur mit Zustimmung | § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG |
| Kunde im Ausland | keine E-Rechnungspflicht | UStAE Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 3 |
| Rechnung bis 250 € (Kleinbetrag), Kleinunternehmer | immer auch als sonstige Rechnung | § 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV |
Wann welcher Betrieb umstellen muss, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025–2028.
Schritt 4: Pflichtangaben eintragen
Diese Angaben gehören auf jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Jede Zeile führt zum Ratgeber, der die Angabe im Detail erklärt:
| Angabe | Beispiel | Mehr dazu |
|---|---|---|
| Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden | Studio Vogt, Lindenstraße 12, 50674 Köln | Rechnungsadresse |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | 123/4567/8901 | Steuernummer und USt-IdNr. |
| Ausstellungsdatum | 12.10.2026 | Rechnungsdatum |
| Rechnungsnummer, einmalig | 2026-087 | Rechnungsnummer |
| Menge und Art der Leistung | 12 Std. Gestaltung Speisekarte | Pflichtangaben |
| Zeitpunkt der Leistung | September 2026 | Leistungsdatum |
| Entgelt nach Steuersätzen, vereinbarte Minderungen | 1.990,00 € netto zu 19 %; 2 % Skonto bis 22.10.2026 | Pflichtangaben |
| Steuersatz und Steuerbetrag oder Befreiungshinweis | 19 %, 378,10 € | Pflichtangaben |
Zwei Angaben kommen nur in Sonderfällen hinzu: der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden bei Grundstücksleistungen an Privatpersonen (Nr. 9) und das Wort „Gutschrift”, wenn der Kunde abrechnet (Nr. 10). Ab dem 1. Januar 2028 müssen Ist-Versteuerer zusätzlich „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten” angeben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG). Für Rechnungen bis 250 € genügen vier Angaben – siehe Kleinbetragsrechnung. Wie eine fertige Rechnung mit allen Angaben aussieht, zeigt das Rechnungsmuster.
Schritt 5: Beträge rechnen und Steuer ausweisen
Das Entgelt steht netto und getrennt nach Steuersätzen auf der Rechnung, dazu für jeden Steuersatz der Steuerbetrag. Ein Beispiel mit zwei Steuersätzen:
| Position | Netto | Steuersatz | Steuer |
|---|---|---|---|
| Fachbücher | 400,00 € | 7 % | 28,00 € |
| Büromaterial | 150,00 € | 19 % | 28,50 € |
| Summe | 550,00 € | 56,50 € | |
| Gesamtbetrag | 606,50 € |
Jede im Voraus vereinbarte Minderung gehört ebenfalls auf die Rechnung, etwa Skonto oder ein Bonus (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG). Für Skonto genügt die Angabe der Bedingung, etwa „2 % Skonto bei Zahlung bis 22.10.2026”; der Betrag muss nicht ausgewiesen werden (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 19). In der E-Rechnung wird die Steuer je Steuersatz aus der Nettosumme berechnet und auf zwei Stellen gerundet (Regel BR-CO-17); wer die Steuer je Position rundet und addiert, kann um Cent davon abweichen.
Schritt 6: Zahlungsbedingungen angeben
Zahlungsziel, Bankverbindung und Skonto sind keine Pflichtangaben nach § 14 UStG, aber zivilrechtlich wichtig. Ist kein Zahlungstermin vereinbart, ist die Forderung sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Zahlt der Kunde nicht, kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug – ein Verbraucher nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB). In der E-Rechnung sind Fälligkeitsdatum (BT-9) oder Zahlungsbedingungen (BT-20) Pflicht, sobald ein Betrag offen ist (Regel BR-CO-25); die XRechnung verlangt zudem Zahlungsanweisungen wie die IBAN (BG-16).
Schritt 7: Übermitteln und aufbewahren
Auf welchem Weg die Rechnung zum Kunden kommt, ist Ihre Wahl – Post, E-Mail, Portal; eine Unterschrift ist nicht nötig (siehe Rechnung ohne Unterschrift). Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein; dafür genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (§ 14 Abs. 3 UStG). Ein Doppel jeder Rechnung bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG); bei einer E-Rechnung zumindest den strukturierten Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 60).
Rechnung an Geschäftskunden ab 2027: die E-Rechnung
Für Rechnungen an Unternehmen im Inland ändert sich ab 2027 oder 2028 nicht der Inhalt, sondern das Format. Statt einer PDF aus Word oder Excel geht eine Datei in einem Format nach EN 16931 an den Kunden, in Deutschland meist XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Alle Pflichtangaben stehen dann im strukturierten Teil der Datei; ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 4 und 5). Was eine E-Rechnung ausmacht, erklärt Was ist eine E-Rechnung?; wie eine PDF zur E-Rechnung wird, zeigen Word-Rechnung und Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln.
Typische Fehler beim Rechnung schreiben
- Leistungszeitpunkt fehlt. Er ist auch dann Pflicht, wenn er dem Rechnungsdatum entspricht (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 16 Satz 2).
- Kleinunternehmer weist Umsatzsteuer aus. Der Betrag wird geschuldet (UStAE Abschn. 14c.1 Abs. 2 Satz 1).
- Nummer doppelt vergeben. Die Rechnungsnummer muss einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).
- Falscher Kunde. Auf die Rechnung gehört der Leistungsempfänger, regelmäßig der Auftraggeber (UStAE Abschn. 15.2b Abs. 1 Satz 2) – nicht, wer zufällig bezahlt.
- Fehler korrigieren durch Neuausstellung ohne Bezug. Eine Berichtigung muss sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen (§ 31 Abs. 5 UStDV); siehe E-Rechnung korrigieren.
Rechnungen als E-Rechnung erstellen mit XRIO
Wer seine Rechnungen schon schreibt, aber kein Programm mit E-Rechnungsausgang hat, kann sie mit XRIO in eine E-Rechnung bringen: Ihre KI – Claude Code, Cursor oder die Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm per API übergibt die Rechnungsdaten, XRIO erzeugt daraus XRechnung und ZUGFeRD und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator. Ein erstelltes Dokument kostet 0,25 € netto, die 5 € Startguthaben reichen für 20 E-Rechnungen. Rechnungsnummer, Versand und Archiv bleiben bei Ihnen; XRIO hält die Dateien 7 Tage bereit und ist kein Archiv. Mehr unter XRechnung erstellen.
Quellen
- § 14 UStG – Abs. 1 (Rechnung, E-Rechnung, sonstige Rechnung), Abs. 2 (Pflicht, sechs Monate), Abs. 3 (Echtheit), Abs. 4 (Pflichtangaben).
- § 14a UStG – Sonderfälle, Frist bis zum 15. des Folgemonats; § 14b UStG – Aufbewahrung; § 14c UStG – unrichtiger Steuerausweis; § 19 UStG – Kleinunternehmer; § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln.
- § 31 UStDV, § 33 UStDV, § 34a UStDV.
- § 271 BGB und § 286 BGB – Fälligkeit, Verzug.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026), Abschn. 14.1 Abs. 6, 14.5 Abs. 1, 16 und 19, 14c.1 Abs. 2, 15.2b Abs. 1 – mit den Änderungen durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 60 (Aufbewahrung der E-Rechnung).
- EN 16931 – Regeln BR-CO-17 und BR-CO-25; XRechnung – BR-DE-1 (Zahlungsanweisungen).