Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG zehn Angaben enthalten – vom Namen der Beteiligten bis zum Steuerbetrag. In einer E-Rechnung steht jede davon im strukturierten Teil, in einem festen Feld der Norm EN 16931.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG zehn Pflichtangaben enthalten. Für besondere Umsätze – etwa Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferungen – kommen nach § 14a UStG weitere hinzu. Für Kleinbeträge bis 250 € genügen nach § 33 UStDV vier Angaben. Bei einer E-Rechnung gilt zusätzlich: Alle Pflichtangaben stehen im strukturierten Teil, jede in einem festen Feld der EN 16931 (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 1).

Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Nr.	Pflichtangabe	Hinweis
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	Abkürzungen sind zulässig, wenn ihre Bedeutung eindeutig festgelegt ist (§ 31 Abs. 2 und 3 UStDV)
2	Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers	eine der beiden genügt
3	Ausstellungsdatum	–
4	Fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, einmalig vergeben	nicht nötig bei Kleinbeträgen, Fahrausweisen und Kleinunternehmern (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 14)
5	Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung	–
6	Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht	der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV)
7	Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts	z. B. Skonto, Boni, Rabatte
8	Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung	–
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG	Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen
10	Angabe „Gutschrift”, wenn der Leistungsempfänger abrechnet	§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG

Ab dem 1. Januar 2028 kommt eine elfte Angabe hinzu: Wer die Steuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet (§ 20 UStG), muss dann „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten” angeben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG, eingefügt durch Art. 27 Jahressteuergesetz 2024).

Welche Pflichtangabe in welchem Feld der E-Rechnung steht

In einer E-Rechnung hat jede Angabe ihren Platz im Datenmodell der EN 16931 – als Business Term (BT) oder als Gruppe von Feldern (BG). Die Zuordnung folgt der Tabelle, die KoSIT und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) veröffentlicht haben:

Nr.	Pflichtangabe	Feld in der E-Rechnung
1	Name des Verkäufers / des Käufers	BT-27 Seller name / BT-44 Buyer name
1	Anschrift des Verkäufers / des Käufers	BG-5 (BT-35 Straße, BT-38 PLZ, BT-37 Ort, BT-40 Land) / BG-8 (BT-50, BT-53, BT-52, BT-55)
2	Steuernummer oder USt-IdNr.	BT-32 Seller tax registration identifier oder BT-31 Seller VAT identifier
3	Ausstellungsdatum	BT-2 Invoice issue date
4	Rechnungsnummer	BT-1 Invoice number
5	Menge und Art	BT-129 Invoiced quantity mit Einheit BT-130, BT-153 Item name
6	Leistungszeitpunkt	BT-72 Actual delivery date oder Zeitraum BG-14 (BT-73, BT-74), je Position BG-26
6	Vereinnahmung bei Anzahlung	BT-7 Value added tax point date
7	Entgelt	BT-146 Item net price, BT-131 Invoice line net amount, BT-116 je Steuerkategorie, BT-109 Summe netto
7	Vereinbarte Minderung	BT-20 Payment terms (z. B. Skonto); Nachlässe BT-92 / BT-136 mit Grund BT-97 / BT-139
8	Steuersatz	BT-152 je Position; BT-118 Kategorie und BT-119 Satz in der Steueraufschlüsselung BG-23
8	Steuerbetrag	BT-117 je Kategorie (BG-23), BT-110 Invoice total VAT amount
8	Hinweis auf Steuerbefreiung	BT-120 VAT exemption reason text, BT-121 Code
9	Hinweis auf Aufbewahrungspflicht	Rechnungshinweis BG-1 (BT-22)
10	„Gutschrift”	BT-3 Invoice type code und Text im Rechnungshinweis BG-1
6a (ab 2028)	„Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten”	Rechnungshinweis BG-1, BT-7 oder BT-8

Das Format XRechnung verlangt mehr als das UStG, etwa die Käuferreferenz (BT-10) – bei Behörden die Leitweg-ID –, eine elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer (BT-34, BT-49), einen Kontakt des Verkäufers (BG-6) und Zahlungsanweisungen (BG-16). Fehlt die Käuferreferenz, meldet die Prüfung die Regel BR-DE-15. Umsatzsteuerlich ist das laut BMF unbeachtlich (Rn. 35a); die Prüfung gegen den Standard XRechnung besteht die Datei aber nicht.

Einzelne Angaben in der E-Rechnung

Steuernummer: Sie muss als Pflichtangabe im strukturierten Teil stehen, auch wenn die E-Rechnung einen Vertrag als Anhang enthält (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 9 Satz 6).
Rechnungsnummer bei Dauerschuldverhältnissen: Eine einmalige Nummer aus dem Vertrag – etwa Mieter- oder Objektnummer – genügt, muss aber im strukturierten Teil stehen (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 12).
Leistungsdatum: Ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” genügt nur bei sonstigen Rechnungen. In der E-Rechnung muss das Datum im vorgesehenen Feld stehen (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 16 Sätze 3 und 4). Auch der Verweis auf einen Lieferschein ist nur bei sonstigen Rechnungen zulässig.
Leistungsbeschreibung: Die Angaben im strukturierten Teil müssen die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar beschreiben. Ergänzungen dürfen als Anhang in der E-Rechnung stecken; ein Link auf ein externes Ziel genügt nicht (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 15 Sätze 2 bis 4).
Skonto: Eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …” erfüllt Nr. 7; der Betrag muss nicht ausgewiesen werden (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 19 Sätze 11 und 12).

Zusätzliche Pflichtangaben nach § 14a UStG

Fall	Zusätzliche Angabe	Feld in der E-Rechnung
Empfänger schuldet die Steuer, § 13b UStG (§ 14a Abs. 5)	„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”; kein gesonderter Steuerausweis	BT-120, Steuerkategorie AE
Sonstige Leistung in einem anderen EU-Staat, Empfänger schuldet die Steuer (§ 14a Abs. 1)	„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”, USt-IdNr. beider Seiten; Rechnung bis zum 15. des Folgemonats	BT-120, BT-31, BT-48
Innergemeinschaftliche Lieferung (§ 14a Abs. 3)	USt-IdNr. beider Seiten; Rechnung bis zum 15. des Folgemonats	BT-31, BT-48; Befreiungshinweis in BT-120
Neue Fahrzeuge (§ 14a Abs. 4)	Merkmale nach § 1b Abs. 2 und 3 UStG	BG-32 Item attributes
Reiseleistungen, § 25 UStG (§ 14a Abs. 6)	„Sonderregelung für Reisebüros”	Rechnungshinweis BG-1
Differenzbesteuerung, § 25a UStG (§ 14a Abs. 6)	z. B. „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung”	Rechnungshinweis BG-1
Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft (§ 14a Abs. 7)	Hinweis auf das Dreiecksgeschäft und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers, USt-IdNr. beider Seiten	BG-1, BT-31, BT-48

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 € muss nach § 33 UStDV nur enthalten:

vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers,
das Ausstellungsdatum,
Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz – oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Die Vereinfachung gilt nicht für Fernverkäufe (§ 3c UStG), innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) und Umsätze nach § 13b UStG. Eine Kleinbetragsrechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung: Liegt er über 250 €, gilt die volle Pflicht, auch wenn der Anteil der e-rechnungspflichtigen Leistungen darunter liegt (UStAE Abschn. 14.6 Abs. 4).

Für Kleinunternehmer gelten nach § 34a UStDV eigene, verkürzte Pflichtangaben mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG – siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer. Für Fahrausweise gilt § 34 UStDV.

Wenn eine Pflichtangabe fehlt

Vorsteuerabzug. Der Empfänger kann die Vorsteuer nur abziehen, wenn er eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 7).

Berichtigung. Nach § 31 Abs. 5 UStDV kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Es genügt, nur diese Angaben mit einem Dokument zu übermitteln, das sich spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezieht; es gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung. Besteht eine E-Rechnungspflicht, ist auch die Berichtigung eine E-Rechnung (BMF-FAQ, Frage 7b).

Validierung. Eine Prüfsoftware erkennt viele Inhaltsfehler als Verstoß gegen eine Geschäftsregel – etwa wenn der Steuerbetrag nicht zum Steuersatz passt. Einen falschen Steuersatz erkennt sie nicht. Laut BMF ersetzt die Validierung nicht die Prüfung durch den Empfänger. Auf ihr technisches Ergebnis zu Format und Geschäftsregeln darf sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen; den Prüfbericht aufzubewahren bietet sich als Nachweis an (UStAE Abschn. 14.5 Abs. 1 Sätze 8 bis 13).

Pflichtangaben in die richtigen Felder bringen

Die Felder der XRIO-Schnittstelle sind den Business Terms dieser Tabellen zugeordnet – die vollständige Liste steht in der API-Dokumentation. Ihre KI oder Ihr Programm übergibt die Werte, XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator. Verletzt ein Wert eine Regel, kommt ein Befund mit Regel und Stelle zurück statt einer Datei. Geprüft werden die Regeln von EN 16931 und XRechnung; manche umsatzsteuerliche Pflichtangabe ist dort optional, etwa das Leistungsdatum (BT-72). Für den Inhalt bleibt der Rechnungssteller verantwortlich. Wie das mit einem KI-Assistenten funktioniert, steht unter E-Rechnung mit KI erstellen. Vorhandene Rechnungen prüfen Sie mit dem XRechnung-Validator.

Quellen

§ 14 Abs. 4 UStG – Pflichtangaben Nr. 1 bis 10.
§ 14a UStG – zusätzliche Angaben in besonderen Fällen.
§ 15 Abs. 1 UStG – Vorsteuerabzug.
§ 31 UStDV – Angaben in der Rechnung, Berichtigung (Abs. 5).
§ 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge.
§ 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern.
Jahressteuergesetz 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 387), Art. 27 und Art. 56 Abs. 12 – § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG ab 1. Januar 2028.
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschn. 14.5 Abs. 1, 9, 12, 14, 15, 16 und 19, Abschn. 14.6 Abs. 4; Rn. 35a.
BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 7b.
KoSIT: Pflichtangaben nach UStG und EN 16931 – Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD.
EN 16931-1 – semantisches Datenmodell der E-Rechnung (Business Terms).

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung, in bestimmten Fällen einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers und bei Gutschriften das Wort „Gutschrift".

Welche Angaben braucht eine Kleinbetragsrechnung bis 250 €?

Nach § 33 UStDV genügen Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Name des Empfängers, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht nötig.

Müssen die Pflichtangaben in einer E-Rechnung im XML stehen?

Ja. Laut BMF müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link genügt nicht; ergänzende Angaben wie ein Stundennachweis dürfen als Anhang mitgeschickt werden.

In welchem Feld der E-Rechnung steht die Steuernummer?

Die Steuernummer des Verkäufers steht in BT-32 (Seller tax registration identifier), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in BT-31 (Seller VAT identifier). Eine der beiden Angaben genügt nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Die Rechnung ist dann nicht ordnungsmäßig, und der Vorsteuerabzug des Empfängers setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Sie kann nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden, indem die fehlenden Angaben mit einem Dokument nachgereicht werden, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht.

Prüft ein Validator die Pflichtangaben?

Teilweise. Eine Validierung erkennt fehlende Pflichtfelder und Widersprüche, etwa einen Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt. Ob der Steuersatz zur Leistung passt, erkennt sie nicht. Laut BMF ersetzt die Validierung nicht die Prüfung der Rechnung durch den Empfänger.