E-Rechnung für Handwerker
Ob ein Handwerksbetrieb eine E-Rechnung schreiben muss, entscheidet der Kunde – Unternehmen bekommen sie ab 2027 oder 2028, Privatkunden nicht. Empfangen muss jeder Betrieb E-Rechnungen schon seit 2025.
Für Handwerksbetriebe hängt die E-Rechnung am Kunden, nicht am Gewerk: Arbeitet der Betrieb für ein anderes Unternehmen im Inland, wird ab 2027 oder 2028 eine E-Rechnung fällig. Arbeitet er für eine Privatperson, bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung erlaubt. Empfangen muss jeder Betrieb E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 – auch die Rechnung vom Großhändler.
Wer ist Ihr Kunde? E-Rechnung ja oder nein
Die Pflicht folgt aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Eine E-Rechnung ist auszustellen für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Für die typischen Kunden eines Handwerksbetriebs heißt das:
| Kunde | E-Rechnung? | Grundlage |
|---|---|---|
| Privatkunde, Arbeiten an Haus oder Wohnung | nein; Rechnung innerhalb von sechs Monaten, Papier oder mit Zustimmung elektronisch | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG, Abschnitt 14.1 Abs. 9 UStAE |
| Unternehmen, Leistung für den Betrieb | ja, nach den Übergangsfristen | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 UStG |
| Unternehmerin, Arbeiten an ihrem privaten Wohnhaus | nein, die Leistung ist nicht für das Unternehmen | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 3 UStG |
| Vermieter, Arbeiten an der vermieteten Wohnung | ja – Vermieter sind Unternehmer, auch mit steuerfreien Mieten | BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025, Rn. 17 |
| Gemeinschaft, an der ein Unternehmer beteiligt ist (z. B. Eheleute als Miteigentümer) | ja, die E-Rechnungspflicht geht vor | Abschnitt 15.2a Abs. 3 Satz 10 UStAE |
| Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) | nicht ausdrücklich geregelt | Klärung mit Verwaltung oder Steuerberatung |
| Kunde ist Kleinunternehmer | ja – er muss E-Rechnungen empfangen | BMF-Schreiben vom 15.10.2024 i. d. F. vom 15.10.2025, Rn. 17; Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE |
| Verein, nur ideeller Bereich | nein; Rechnungspflicht ja, auch auf Papier | BMF-FAQ E-Rechnung, Frage 5 |
| Behörde, Kommune | XRechnung mit Leitweg-ID nach E-RechV oder Landesrecht | § 3 E-RechV |
| Kleinreparatur bis 250 € brutto | nein, außer bei § 13b | § 33 Satz 3 und 4 UStDV |
Kann der Betrieb nicht erkennen, dass der Auftrag für ein Unternehmen ist, wird eine fehlende E-Rechnung nicht beanstandet; die Angabe einer USt-IdNr. kann ein Hinweis auf einen Geschäftskunden sein (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 1 und 2 UStAE). Wie Sie Privat- und Geschäftskunden unterscheiden, vertieft der Ratgeber E-Rechnung an Privatkunden.
Ab wann die Pflicht gilt
| Zeitraum | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt | Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE |
| bis 31.12.2026 | Papier oder mit Zustimmung PDF weiter möglich, für alle | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 2027 | E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnung Pflicht für alle Betriebe im B2B-Inland | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Die Übersicht aller Fristen und Ausnahmen steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Privatkunden: Rechnung ja, E-Rechnung nein
Für Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – also fast alles, was Handwerker an Haus und Wohnung tun – besteht auch gegenüber Privatkunden eine Rechnungspflicht innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Die Rechnung muss den Hinweis enthalten, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Eine E-Rechnung an Privatkunden ist erlaubt, braucht aber deren Zustimmung. Die Zustimmung ist formlos und kann auch stillschweigend erfolgen (Abschnitt 14.1 Abs. 9 Satz 3 und 4 UStAE).
Bauleistungen nach § 13b UStG in der E-Rechnung
Erbringt ein Betrieb eine Bauleistung an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt – typisch: Subunternehmer für einen Generalunternehmer –, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 Satz 2 UStG). Davon ist auszugehen, wenn er eine gültige Bescheinigung des Finanzamts nach Vordruck USt 1 TG hat (Abschnitt 13b.3 Abs. 3 UStAE). Auch diese Rechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 8 UStAE).
Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus und muss die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG). In der E-Rechnung sieht das so aus:
| Angabe | Feld | Inhalt |
|---|---|---|
| Umsatzsteuerkategorie | BT-151 | AE (Reverse Charge) |
| Steuersatz | BT-152 | 0 |
| Befreiungsgrund | BT-120 | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” |
| Befreiungscode | BT-121 | VATEX-EU-AE |
| Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. | BT-32 oder BT-31 | Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG |
| USt-IdNr. des Auftraggebers | BT-48 | verlangt die EN-Regel BR-AE-02 (ersatzweise Registernummer BT-47) |
| Steuerbetrag | BT-117 | 0,00 € (Regel BR-AE-09) |
Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gilt für § 13b-Rechnungen nicht (§ 33 Satz 3 UStDV) – auch eine kleine Reparatur für den Generalunternehmer wird dann als E-Rechnung abgerechnet, sobald die Übergangsfrist abgelaufen ist.
Abschläge und Schlussrechnung
Für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen gelten die Rechnungsregeln des § 14 UStG sinngemäß, die E-Rechnungspflicht eingeschlossen (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). In der Schlussrechnung müssen die bezahlten Abschläge samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). In der E-Rechnung steht die Summe der Abschläge im Feld „Gezahlter Betrag” (BT-113), die Aufstellung der einzelnen Abschläge darf in einem Anhang stehen. Wie das genau aussieht, mit Rechenbeispiel, erklärt der Ratgeber Abschlagsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung.
Aufmaß, Stundenzettel und Leistungsverzeichnis
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen; ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Ergänzende Angaben dürfen aber als Anhang in die E-Rechnung, ausdrücklich etwa „eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei”. Ein Link auf ein externes Ziel reicht nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 35; Abschnitt 14.5 Abs. 15 UStAE).
Für Bauleistungen lässt das BMF eine Vereinfachung zu: Im strukturierten Teil genügen „jedenfalls derzeit” die einzelnen Gewerke mit ihren Summen, wenn eine menschenlesbare Anlage das Leistungsverzeichnis im Detail aufschlüsselt und der strukturierte Teil eindeutig auf sie hinweist (BMF-FAQ E-Rechnung, Frage 7b). Ändert sich nach der Rechnung das Aufmaß, ist das keine bloße Minderung des Entgelts, sondern erfordert grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 51b).
Die Handwerkerrechnung in E-Rechnungsfeldern
Was heute auf Ihrer Rechnung steht, hat in der E-Rechnung ein festes Feld. Eine Auswahl:
| Auf der Rechnung | Feld | Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer, Rechnungsdatum | BT-1, BT-2 | 2027-0142, 15.03.2027 |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | BT-72 oder BT-73 und BT-74 | 01.03. bis 05.03.2027 |
| Baustelle | Lieferanschrift BT-75 bis BT-80 | Lindenweg 4, 34117 Kassel |
| Auftragsnummer des Kunden | BT-13 | B-4711 |
| Position mit Menge und Einheit | BT-153, BT-129, BT-130 | 12 Std. Montage (HUR), 18 m² Fliesen (MTK) |
| Skonto, Zahlungsziel | BT-20, BT-9 | 2 % bei Zahlung in 10 Tagen |
| Bankverbindung | BT-84 | IBAN des Betriebs |
| Aufmaß, Stundenzettel | Anhang BG-24 | aufmass-lindenweg.pdf |
Welche Angaben eine Rechnung insgesamt braucht, steht im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Aus Ihren Rechnungsdaten eine E-Rechnung machen
Viele Betriebe schreiben Rechnungen in Word, Excel oder einer Handwerkersoftware ohne E-Rechnungsausgang. Mit XRIO können Sie E-Rechnungen mit KI erstellen: Sie geben Ihrer KI – Claude Code, Cursor oder der Gemini CLI – die gewohnte Rechnung oder Ihre Notizen, die KI überträgt die Werte, und XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD. Ihr eigenes Programm kann dasselbe per REST-API tun. Aufmaß oder Stundenzettel hängen Sie als PDF an; eine § 13b-Position geben Sie mit der Kategorie AE und der USt-IdNr. des Auftraggebers mit, die XRIO dafür verlangt.
Jede Datei prüft XRIO mit dem KoSIT-Validator, bevor Sie sie bekommen. Eine erstellte E-Rechnung kostet 0,25 € netto (XRechnung und ZUGFeRD in einem Aufruf sind zwei Dokumente); die 5 € Startguthaben reichen für 20 E-Rechnungen. Abschlagsrechnungen erstellt XRIO als normale Rechnung (Code 380), die Schlussrechnung ebenfalls als 380 mit dem gezahlten Betrag in BT-113 – die Baurechnungscodes 875 bis 877 erzeugt XRIO nicht. Versenden und archivieren bleiben Ihre Aufgabe: XRIO hält die Dateien 7 Tage bereit und ist kein Archiv.
Quellen
- § 14 UStG – Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 3 (E-Rechnung, Grundstücksleistungen), Abs. 4 Satz 1 Nr. 9, Abs. 5; § 14a Abs. 5 UStG; § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG; § 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG; § 27 Abs. 38 UStG.
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen; § 34a UStDV – Kleinunternehmer.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320, Rn. 17, 35 und 51b in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025; dort auch die Änderungen der Abschnitte 14.1, 14.5 und 15.2a UStAE.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, aktuelle Fassung – Abschnitte 13b.3 Abs. 3, 14.1 Abs. 4 bis 9, 15.2a Abs. 3.
- BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026 – Frage 5 (Vereine) und 7b (Bauleistung).
- EN 16931 – Regeln BR-AE-02 und BR-AE-09 (Reverse Charge).