E-Rechnung im Onlinehandel
Ein Onlineshop muss E-Rechnungen nur für Bestellungen inländischer Unternehmen über 250 € brutto ausstellen – nach Ablauf der Übergangsfristen. Für Privatkunden und Kunden im Ausland gilt die Pflicht nicht.
Im Onlinehandel betrifft die E-Rechnung nur einen Teil der Bestellungen: Kauft ein Unternehmen mit Sitz im Inland für sein Unternehmen und liegt der Gesamtbetrag über 250 € brutto, muss der Shop nach Ablauf der Übergangsfristen eine E-Rechnung ausstellen. Privatkunden, Kunden im Ausland und Kleinbeträge sind nicht betroffen. Empfangen muss jeder Händler E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 – auch die seiner Lieferanten und Dienstleister.
Welche Bestellung welche Rechnung braucht
| Bestellung | Rechnung | Grundlage |
|---|---|---|
| Privatkunde | keine Rechnungspflicht; PDF oder E-Rechnung nur mit Zustimmung | § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG; Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE |
| Unternehmen im Inland, bis 250 € brutto | Rechnung, als Papier oder mit Zustimmung als PDF zulässig | § 33 UStDV |
| Unternehmen im Inland, über 250 € brutto | E-Rechnung nach den Übergangsfristen | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 UStG |
| Unternehmen im Ausland | Rechnung, keine E-Rechnungspflicht | Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE |
| Verein oder Behörde, nicht unternehmerisch | Rechnung, keine E-Rechnungspflicht nach UStG | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG |
| Händler ist Kleinunternehmer | nie E-Rechnungspflicht | § 34a UStDV |
Für die Grenze von 250 € zählt allein der Gesamtbetrag der Rechnung, also einschließlich Versandkosten (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 23); mehr dazu im Ratgeber Kleinbetragsrechnung. Für Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland gelten die Regeln der innergemeinschaftlichen Lieferung. Behörden können nach eigenem Recht, etwa der E-Rechnungsverordnung des Bundes, eine XRechnung verlangen – siehe XRechnung an Behörden senden. Die Fristen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Geschäftskunden im Shop erkennen
Ein Shop sieht dem Kunden nicht an, ob er privat oder für sein Unternehmen kauft. Das BMF regelt dafür drei Punkte:
- Angabe des Kunden: Der Shop darf sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe verlassen, ob der Kunde inländischer Unternehmer ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 15).
- USt-IdNr. als Indiz: Die Verwendung einer USt-IdNr. kann ein Hinweis darauf sein, dass der Kunde als Unternehmer handelt (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 2 UStAE).
- Kein Verstoß ohne Kenntnis: Konnte der Shop nicht erkennen, dass er an ein Unternehmen liefert, wird die fehlende E-Rechnung nicht beanstandet (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 1 UStAE).
Fragt der Bestellprozess Firma und USt-IdNr. ab, stehen beide Angaben später in der E-Rechnung: der Firmenname in BT-44, die USt-IdNr. des Kunden in BT-48. Wie Sie Privat- und Geschäftskunden in Grenzfällen unterscheiden, vertieft der Ratgeber E-Rechnung an Privatkunden.
Privatkunden: Rechnung im Kundenkonto
Für Lieferungen an Privatkunden besteht keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht. Stellt der Shop trotzdem eine elektronische Rechnung aus, braucht er die Zustimmung des Kunden. Sie ist formlos, kann in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen erklärt werden und auch stillschweigend durch tatsächliche Praxis erfolgen (Abschnitt 14.1 Abs. 7 Satz 4 bis 8 UStAE). Für E-Rechnungen nennt das BMF den Download über ein Internetportal ausdrücklich als Übermittlungsweg (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 36) – etwa aus dem Kundenkonto des Shops. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnet der Privatkunde wie jede PDF; das Unternehmen verarbeitet das enthaltene XML. Den Unterschied der Formate erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.
Bestelldaten in der E-Rechnung
Was im Shop zur Bestellung gehört, hat in der E-Rechnung ein festes Feld:
| Im Shop | Feld | Beispiel |
|---|---|---|
| Bestellnummer des Kunden | BT-13 | PO-2027-118 |
| Lieferdatum | BT-72 | 14.04.2027 |
| Lieferanschrift | BT-75 bis BT-80 | Lager, Industriestraße 3 |
| Artikel, Menge, Einheit | BT-153, BT-129, BT-130 | Druckerpatrone XL, 12 Stück (C62) |
| Versandkosten | Zuschlag BG-21 mit Grund BT-104 | Versandkosten 6,90 € |
| Gutscheincode, Rabatt | Nachlass BG-20 oder BG-27 | Neukundenrabatt 10 % |
| Zahlung per Karte | BG-18 | nur die letzten Ziffern der Kartennummer |
Versandkosten und Rabatte tragen ihren eigenen Steuersatz, wenn die Rechnung mehrere Sätze enthält. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen; welche das sind, zeigt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Marktplätze: Amazon, eBay und Co.
Verkauft ein Händler über einen Marktplatz, bleibt er der leistende Unternehmer. Für seine Rechnungen an Geschäftskunden gelten deshalb dieselben Regeln wie im eigenen Shop:
- Rechnung durch den Marktplatz: Eine Rechnung darf ein Dritter im Namen und für Rechnung des Händlers ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG). Der Händler muss dann sicherstellen, dass der Dritte die Vorgaben der §§ 14 und 14a UStG einhält (Abschnitt 14.1 Abs. 3 Satz 8 UStAE).
- Gebührenrechnungen des Marktplatzes: Eine E-Rechnungspflicht besteht nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind; maßgeblich sind Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte (Abschnitt 14.1 Abs. 4 Satz 1 und 2 UStAE). Rechnet ein im Ausland ansässiger Betreiber ab, besteht keine Pflicht.
Shopify, WooCommerce und eigene Shops: E-Rechnung per API
Ein fertiges XRIO-Plugin für Shopify, WooCommerce oder andere Shopsysteme gibt es nicht. Ihr
Shopsystem oder Ihr eigenes Programm kann XRIO aber über die E-Rechnung-API
aufrufen: Nach einer Bestellung eines Geschäftskunden schickt es die Bestelldaten als JSON an
POST /v1/invoices/generate, XRIO erzeugt daraus eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung oder beides
und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator. Bruttopreise wie im Shop nimmt XRIO direkt an;
Versandkosten und Rabatte übergeben Sie als Zuschlag oder Nachlass. Eine erstellte E-Rechnung
kostet 0,25 € netto, XRechnung und ZUGFeRD in einem Aufruf sind zwei Dokumente. Versand an den
Kunden und Archivierung bleiben beim Shop: XRIO hält die Dateien 7 Tage bereit und ist kein Archiv.
Alle Felder stehen in der API-Dokumentation.
Quellen
- § 14 Abs. 2 Satz 2 und 7 UStG – Rechnungspflicht, E-Rechnung, Rechnung durch Dritte; § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln.
- § 33 UStDV – Kleinbeträge; § 34a UStDV – Kleinunternehmer.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), Rn. 15, 23 und 36, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026): Abschnitt 14.1 Abs. 3, 4, 6 und 7.
- EN 16931 – Business Terms BT-13, BT-44, BT-48, BG-18, BG-20, BG-21, BG-27.