E-Rechnung Beispiel: eine Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Layout. Dieses Beispiel zeigt eine Rechnung erst als Tabelle ihrer Angaben, dann als XRechnung-XML und als ZUGFeRD-XML – jedes Element mit seinem Feld aus der EN 16931.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Eine E-Rechnung sieht nicht aus wie eine Rechnung, sondern wie ein Datensatz: Jede Angabe steht in einem festen Feld, das die europäische Norm EN 16931 mit einer Nummer bezeichnet (BT für Business Term, BG für Business Group). Dieses Beispiel zeigt eine erfundene Rechnung dreimal – als Tabelle ihrer Angaben, als XRechnung in UBL-Syntax und als XML einer ZUGFeRD-Rechnung in CII-Syntax. Die vollständige Fassung beider Dateien besteht die Prüfung mit dem KoSIT-Validator (Prüfkonfiguration XRechnung 3.0.2); hier sind sie gekürzt.

Die Beispielrechnung als Daten

Die Beispiel Software GmbH aus Berlin berechnet der Muster Handel AG in München Wartung und Hosting. Beide Firmen, alle Nummern und die Adressen mit der Endung .example sind erfunden.

Angabe	Wert	Feld	§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG
Rechnungsnummer	RE-2026-0042	BT-1	Nr. 4
Rechnungsdatum	12.10.2026	BT-2	Nr. 3
Rechnungsart	380 (Rechnung)	BT-3	–
Währung	EUR	BT-5	–
Käuferreferenz	PO-2026-117	BT-10	–
Verkäufer	Beispiel Software GmbH, Musterstraße 1, 10115 Berlin	BT-27, BG-5	Nr. 1
USt-IdNr. des Verkäufers	DE123456789	BT-31	Nr. 2
Kontakt des Verkäufers	Erika Beispiel, +49 30 1234567, rechnung@beispiel-software.example	BG-6	–
Elektronische Adresse des Verkäufers	rechnung@beispiel-software.example	BT-34	–
Käufer	Muster Handel AG, Hauptstraße 5, 80331 München	BT-44, BG-8	Nr. 1
Elektronische Adresse des Käufers	eingang@muster-handel.example	BT-49	–
Leistungsdatum	30.09.2026	BT-72	Nr. 6
Position 1	Wartung Webshop, 6 Stunden à 95,00 € = 570,00 €	BG-25	Nr. 5
Position 2	Hosting Oktober 2026, 1 Monat à 49,00 € = 49,00 €	BG-25	Nr. 5
Nettobetrag zu 19 %	619,00 €	BT-116	Nr. 7
Umsatzsteuer 19 %	117,61 €	BT-117, BT-119	Nr. 8
Gesamtbetrag	736,61 €	BT-112	–
Zahlbetrag	736,61 €	BT-115	–
Zahlungsart	SEPA-Überweisung (Code 58)	BT-81	–
IBAN	DE02 1203 0000 0000 2020 51	BT-84	–
Fälligkeit	26.10.2026	BT-9	–
Zahlungsbedingungen	Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.	BT-20	–

Die rechte Spalte zeigt, welche Pflichtangabe einer Rechnung das Feld abdeckt. Die übrigen Felder verlangt nicht das Umsatzsteuerrecht, sondern das Format – etwa die Käuferreferenz in der XRechnung. Alle Pflichtangaben im Überblick erklärt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.

Dieselbe Rechnung als XRechnung (UBL)

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Dieser gekürzte Auszug zeigt sie in der Syntax UBL 2.1; die Kommentare  nennen das Feld der EN 16931.

<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
    xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
    xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <!-- BT-24: Kennung „XRechnung 3.0" -->
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <!-- BT-23: Geschäftsprozess, in XRechnung Pflicht (PEPPOL-EN16931-R001) -->
  <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
  <cbc:ID>RE-2026-0042</cbc:ID>                           <!-- BT-1 Rechnungsnummer -->
  <cbc:IssueDate>2026-10-12</cbc:IssueDate>               <!-- BT-2 Rechnungsdatum -->
  <cbc:DueDate>2026-10-26</cbc:DueDate>                   <!-- BT-9 Fälligkeit -->
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>          <!-- BT-3 Rechnungsart -->
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode> <!-- BT-5 Währung -->
  <cbc:BuyerReference>PO-2026-117</cbc:BuyerReference>    <!-- BT-10, Pflicht (BR-DE-15) -->
  <cac:AccountingSupplierParty>                           <!-- BG-4 Verkäufer -->
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="EM">rechnung@beispiel-software.example</cbc:EndpointID> <!-- BT-34 -->
      <cac:PostalAddress>                                 <!-- BG-5 Anschrift -->
        <cbc:StreetName>Musterstraße 1</cbc:StreetName>   <!-- BT-35 -->
        <cbc:CityName>Berlin</cbc:CityName>               <!-- BT-37 -->
        <cbc:PostalZone>10115</cbc:PostalZone>            <!-- BT-38 -->
        <cac:Country>
          <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode> <!-- BT-40 -->
        </cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyTaxScheme>
        <cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID>        <!-- BT-31 USt-IdNr. -->
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:PartyTaxScheme>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Beispiel Software GmbH</cbc:RegistrationName> <!-- BT-27 -->
      </cac:PartyLegalEntity>
      <cac:Contact>                                       <!-- BG-6, Pflicht (BR-DE-2) -->
        <cbc:Name>Erika Beispiel</cbc:Name>               <!-- BT-41 -->
        <cbc:Telephone>+49 30 1234567</cbc:Telephone>     <!-- BT-42 -->
        <cbc:ElectronicMail>rechnung@beispiel-software.example</cbc:ElectronicMail> <!-- BT-43 -->
      </cac:Contact>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty>                           <!-- BG-7 Käufer -->
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="EM">eingang@muster-handel.example</cbc:EndpointID> <!-- BT-49 -->
      <!-- Anschrift BG-8 wie beim Verkäufer, hier gekürzt -->
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Muster Handel AG</cbc:RegistrationName> <!-- BT-44 -->
      </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Delivery>
    <cbc:ActualDeliveryDate>2026-09-30</cbc:ActualDeliveryDate> <!-- BT-72 Leistungsdatum -->
  </cac:Delivery>
  <cac:PaymentMeans>                                      <!-- BG-16, Pflicht (BR-DE-1) -->
    <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>       <!-- BT-81 SEPA-Überweisung -->
    <cac:PayeeFinancialAccount>
      <cbc:ID>DE02120300000000202051</cbc:ID>             <!-- BT-84 IBAN -->
    </cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
  <cac:PaymentTerms>
    <cbc:Note>Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.</cbc:Note> <!-- BT-20 -->
  </cac:PaymentTerms>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">117.61</cbc:TaxAmount> <!-- BT-110 Umsatzsteuer gesamt -->
    <cac:TaxSubtotal>                                     <!-- BG-23 je Steuersatz -->
      <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">619.00</cbc:TaxableAmount> <!-- BT-116 -->
      <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">117.61</cbc:TaxAmount>         <!-- BT-117 -->
      <cac:TaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>                                <!-- BT-118 Normalsatz -->
        <cbc:Percent>19</cbc:Percent>                     <!-- BT-119 -->
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
    </cac:TaxSubtotal>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>                                <!-- BG-22 Summen -->
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">619.00</cbc:LineExtensionAmount> <!-- BT-106 -->
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">619.00</cbc:TaxExclusiveAmount>   <!-- BT-109 -->
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">736.61</cbc:TaxInclusiveAmount>   <!-- BT-112 -->
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">736.61</cbc:PayableAmount>             <!-- BT-115 -->
  </cac:LegalMonetaryTotal>
  <cac:InvoiceLine>                                       <!-- BG-25 Position 1 -->
    <cbc:ID>1</cbc:ID>                                    <!-- BT-126 -->
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">6</cbc:InvoicedQuantity> <!-- BT-129, BT-130 Stunden -->
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">570.00</cbc:LineExtensionAmount> <!-- BT-131 -->
    <cac:Item>
      <cbc:Name>Wartung Webshop</cbc:Name>                <!-- BT-153 -->
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>                                <!-- BT-151 -->
        <cbc:Percent>19</cbc:Percent>                     <!-- BT-152 -->
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
      <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">95.00</cbc:PriceAmount> <!-- BT-146 -->
    </cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>
  <!-- Position 2 (Hosting, 1 MON à 49.00) im selben Aufbau -->
</ubl:Invoice>

Was diesen Auszug zur XRechnung macht:

Die Kennung in BT-24 (cbc:CustomizationID) nennt den Standard XRechnung 3.0. Daran erkennt ein Prüfwerkzeug, welche Regeln gelten.
Pflichtfelder der XRechnung: Käuferreferenz (BT-10, Regel BR-DE-15), Kontakt des Verkäufers (BG-6, BR-DE-2), Zahlungsanweisungen (BG-16, BR-DE-1), elektronische Adressen beider Seiten (BT-34 und BT-49) und der Geschäftsprozess (BT-23). Fehlt eines davon, besteht die Datei die Prüfung nicht.
Schreibweisen: Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT, Beträge mit Punkt als Dezimaltrennzeichen und der Währung im Attribut currencyID, Einheiten als Code – HUR für Stunde, MON für Monat.
Summen, die aufgehen müssen: Die Positionsbeträge (BT-131) ergeben zusammen BT-106, Nettobetrag plus Umsatzsteuer ergeben BT-112. Die Geschäftsregeln der EN 16931 prüfen jede dieser Rechnungen nach.

Bei einem öffentlichen Auftraggeber stünde in BT-10 statt der Bestellnummer die Leitweg-ID, die der Auftraggeber mitteilt.

Dieselbe Rechnung als ZUGFeRD (CII)

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei: vorne die gewohnte Rechnung zum Lesen, im Inneren ein XML in der Syntax UN/CEFACT CII. Rechtlich führend ist das XML (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 31). So sieht das eingebettete XML derselben Rechnung im Profil EN 16931 aus, ebenfalls gekürzt:

<rsm:CrossIndustryInvoice
    xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
    xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
    xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>          <!-- BT-24: Profil EN 16931 -->
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>RE-2026-0042</ram:ID>                       <!-- BT-1 -->
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>                    <!-- BT-3 -->
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20261012</udt:DateTimeString> <!-- BT-2 -->
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
    <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>              <!-- BG-25 Position 1 -->
      <ram:AssociatedDocumentLineDocument>
        <ram:LineID>1</ram:LineID>                      <!-- BT-126 -->
      </ram:AssociatedDocumentLineDocument>
      <ram:SpecifiedTradeProduct>
        <ram:Name>Wartung Webshop</ram:Name>            <!-- BT-153 -->
      </ram:SpecifiedTradeProduct>
      <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
        <ram:NetPriceProductTradePrice>
          <ram:ChargeAmount>95.00</ram:ChargeAmount>    <!-- BT-146 -->
        </ram:NetPriceProductTradePrice>
      </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
      <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
        <ram:BilledQuantity unitCode="HUR">6</ram:BilledQuantity> <!-- BT-129, BT-130 -->
      </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
      <ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
        <ram:ApplicableTradeTax>
          <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
          <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>        <!-- BT-151 -->
          <ram:RateApplicablePercent>19</ram:RateApplicablePercent> <!-- BT-152 -->
        </ram:ApplicableTradeTax>
        <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
          <ram:LineTotalAmount>570.00</ram:LineTotalAmount> <!-- BT-131 -->
        </ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
      </ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
    </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
    <!-- Position 2 im selben Aufbau -->
    <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:BuyerReference>PO-2026-117</ram:BuyerReference> <!-- BT-10, hier freiwillig -->
      <ram:SellerTradeParty>                            <!-- BG-4 Verkäufer -->
        <ram:Name>Beispiel Software GmbH</ram:Name>     <!-- BT-27 -->
        <ram:PostalTradeAddress>                        <!-- BG-5 -->
          <ram:PostcodeCode>10115</ram:PostcodeCode>    <!-- BT-38 -->
          <ram:LineOne>Musterstraße 1</ram:LineOne>     <!-- BT-35 -->
          <ram:CityName>Berlin</ram:CityName>           <!-- BT-37 -->
          <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>             <!-- BT-40 -->
        </ram:PostalTradeAddress>
        <ram:SpecifiedTaxRegistration>
          <ram:ID schemeID="VA">DE123456789</ram:ID>    <!-- BT-31 -->
        </ram:SpecifiedTaxRegistration>
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>                             <!-- BG-7 Käufer -->
        <ram:Name>Muster Handel AG</ram:Name>           <!-- BT-44 -->
        <!-- Anschrift BG-8 im selben Aufbau, hier gekürzt -->
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
    <ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>
      <ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
        <ram:OccurrenceDateTime>
          <udt:DateTimeString format="102">20260930</udt:DateTimeString> <!-- BT-72 -->
        </ram:OccurrenceDateTime>
      </ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
    </ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>
    <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
      <ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode> <!-- BT-5 -->
      <ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>        <!-- BG-16 -->
        <ram:TypeCode>58</ram:TypeCode>                 <!-- BT-81 -->
        <ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>
          <ram:IBANID>DE02120300000000202051</ram:IBANID> <!-- BT-84 -->
        </ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>
      </ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans>
      <ram:ApplicableTradeTax>                          <!-- BG-23 -->
        <ram:CalculatedAmount>117.61</ram:CalculatedAmount> <!-- BT-117 -->
        <ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
        <ram:BasisAmount>619.00</ram:BasisAmount>       <!-- BT-116 -->
        <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>          <!-- BT-118 -->
        <ram:RateApplicablePercent>19</ram:RateApplicablePercent> <!-- BT-119 -->
      </ram:ApplicableTradeTax>
      <ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
        <ram:Description>Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.</ram:Description> <!-- BT-20 -->
        <ram:DueDateDateTime>
          <udt:DateTimeString format="102">20261026</udt:DateTimeString> <!-- BT-9 -->
        </ram:DueDateDateTime>
      </ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
      <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation> <!-- BG-22 -->
        <ram:LineTotalAmount>619.00</ram:LineTotalAmount>         <!-- BT-106 -->
        <ram:TaxBasisTotalAmount>619.00</ram:TaxBasisTotalAmount> <!-- BT-109 -->
        <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">117.61</ram:TaxTotalAmount> <!-- BT-110 -->
        <ram:GrandTotalAmount>736.61</ram:GrandTotalAmount>       <!-- BT-112 -->
        <ram:DuePayableAmount>736.61</ram:DuePayableAmount>       <!-- BT-115 -->
      </ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
    </ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Die Unterschiede zur XRechnung oben:

Andere Kennung in BT-24: urn:cen.eu:en16931:2017 steht für das ZUGFeRD-Profil EN 16931. Die BR-DE-Regeln der XRechnung gelten dafür nicht – Käuferreferenz, Kontakt und elektronische Adressen sind hier freiwillig.
Anderer Aufbau: CII stellt die Positionen an den Anfang und gliedert den Rest in Vereinbarung (ApplicableHeaderTradeAgreement), Lieferung (ApplicableHeaderTradeDelivery) und Abrechnung (ApplicableHeaderTradeSettlement).
Andere Datumsform: format="102" bedeutet JJJJMMTT ohne Bindestriche.

ZUGFeRD gilt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 30). Factur-X ist der französische Name desselben Standards.

UBL und CII im direkten Vergleich

Dieselben Felder, verschiedene Elemente – die BT-Nummer bleibt gleich:

Feld	UBL (XRechnung oben)	CII (ZUGFeRD oben)
BT-1 Rechnungsnummer	`cbc:ID`	`rsm:ExchangedDocument/ram:ID`
BT-2 Rechnungsdatum	`cbc:IssueDate`	`ram:IssueDateTime/udt:DateTimeString`
BT-10 Käuferreferenz	`cbc:BuyerReference`	`ram:BuyerReference`
BT-27 Name des Verkäufers	`cac:PartyLegalEntity/cbc:RegistrationName`	`ram:SellerTradeParty/ram:Name`
BT-31 USt-IdNr.	`cac:PartyTaxScheme/cbc:CompanyID`	`ram:SpecifiedTaxRegistration/ram:ID`
BT-72 Leistungsdatum	`cac:Delivery/cbc:ActualDeliveryDate`	`ram:ActualDeliverySupplyChainEvent/ram:OccurrenceDateTime`
BT-84 IBAN	`cac:PayeeFinancialAccount/cbc:ID`	`ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount/ram:IBANID`
BT-115 Zahlbetrag	`cbc:PayableAmount`	`ram:DuePayableAmount`

Die XRechnung gibt es in beiden Syntaxen; beide sind Teil des Standards. ZUGFeRD verwendet immer CII. Welches Format für welchen Empfänger passt, erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Warum eine Vorlage keine E-Rechnung ist

Wer nach „E-Rechnung Muster” oder „Vorlage” sucht, hofft oft auf eine Datei zum Ausfüllen. So funktioniert eine E-Rechnung nicht. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Was das im Einzelnen bedeutet, erklärt der Ratgeber Was ist eine E-Rechnung?.

Eine Word- oder Excel-Vorlage liefert ein Dokument zum Ansehen. Exportiert als PDF bleibt es eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG), auch wenn alle Angaben der Tabelle oben darauf stehen. Aus den Daten Ihrer Vorlage muss ein XML wie in den Auszügen entstehen – Schritt für Schritt beschrieben in den Ratgebern Word-Rechnung in E-Rechnung umwandeln und Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln. Warum die PDF allein nicht reicht, erklärt Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.

Ein XML von Hand nach diesem Muster abzutippen, ist ebenfalls kein guter Weg: Schon ein falscher Code oder ein Cent Abweichung in einer Summe verletzt eine Geschäftsregel. Ob eine Datei die Regeln erfüllt, zeigt erst eine Prüfung mit einem Validator.

Eigene Rechnungen in diesem Format

XRIO erzeugt aus Rechnungsdaten wie in der Tabelle oben eine XRechnung (in CII-Syntax) oder eine ZUGFeRD-PDF und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator, bevor Sie sie bekommen – die Daten liefert Ihre KI oder Ihr Programm. Mehr unter XRechnung erstellen und ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Eine erhaltene XRechnung macht der XRechnung-Viewer lesbar.

Quellen

§ 14 UStG – Abs. 1 Sätze 3, 4 und 6 (E-Rechnung, sonstige Rechnung, Format), Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 8 (Pflichtangaben).
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025, Rn. 28 bis 31 – XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne MINIMUM und BASIC-WL, führender XML-Teil hybrider Formate.
EN 16931-1:2017 – semantisches Datenmodell der elektronischen Rechnung (BT- und BG-Nummern); CEN/TS 16931-3-2 (Syntax UBL 2.1) und CEN/TS 16931-3-3 (Syntax UN/CEFACT CII D16B).
XRechnung – Standard der KoSIT, Version 3.0.2.
Prüfkonfiguration XRechnung der KoSIT – Regeln BR-DE-1, BR-DE-2, BR-DE-15 und PEPPOL-EN16931-R001, -R010, -R020.
XRechnung-Testsuite der KoSIT – offizielle Beispielrechnungen.
ZUGFeRD – Spezifikation des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), Profil EN 16931.

Häufige Fragen

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei, in der jede Angabe in einem festen Element steht, etwa die Rechnungsnummer in cbc:ID (UBL) oder ram:ID (CII). Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF, die zusätzlich ein solches XML enthält. Lesbar wird eine XRechnung erst mit einem Viewer.

Was bedeuten die BT-Nummern in einer E-Rechnung?

BT steht für Business Term, ein Feld im Datenmodell der Norm EN 16931 – etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-10 für die Käuferreferenz. Die Nummern gelten für UBL und CII gleich; nur die Namen der XML-Elemente unterscheiden sich.

Gibt es offizielle Beispieldateien für die XRechnung?

Ja. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht mit der XRechnung-Testsuite offizielle Beispielrechnungen. Die Auszüge auf dieser Seite sind gekürzt und dienen der Erklärung.

Ist eine Word- oder Excel-Vorlage eine E-Rechnung?

Nein. Eine Vorlage erzeugt ein Dokument oder eine PDF ohne strukturierte Daten nach EN 16931. Das ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.

Worin unterscheiden sich das XRechnung- und das ZUGFeRD-Beispiel?

Die Daten sind dieselben. Die XRechnung steht hier in UBL-Syntax und trägt die Kennung von XRechnung 3.0, die ZUGFeRD-Rechnung in CII-Syntax mit der Kennung des Profils EN 16931. Die XRechnung verlangt zusätzlich unter anderem die Käuferreferenz (BT-10), einen Kontakt (BG-6) und Zahlungsanweisungen (BG-16).