ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet zwei Dinge in einer Datei: eine PDF, die aussieht wie eine normale Rechnung, und ein XML mit allen Rechnungsdaten nach EN 16931. Ihr Kunde kann sie mit jedem PDF-Programm öffnen, seine Buchhaltung liest das XML automatisch aus. Erstellen lässt sich so eine Datei nicht durch „Speichern als PDF” – das XML muss nach festen Regeln entstehen und geprüft werden. Das übernimmt XRIO.

Was eine ZUGFeRD-Rechnung zur E-Rechnung macht

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML in der Syntax UN/CEFACT CII. Herausgegeben wird es vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), gemeinsam mit Frankreich, wo derselbe Standard Factur-X heißt.

Für die E-Rechnungspflicht zählt der XML-Teil. Das BMF stellt klar: Bei einem hybriden Format bilden die XML-Daten den führenden Teil, bei Abweichungen gehen sie dem Bild der PDF vor (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 31). ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung ab Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (ebenda, Rn. 30; ebenso Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE).

Was XRIO erzeugt

Merkmal	ZUGFeRD-Rechnung von XRIO
Datei	PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Version und Profil	ZUGFeRD 2.3, Profil EN 16931 (früher COMFORT)
XML-Syntax	UN/CEFACT CII, eingebettet als factur-x.xml
Factur-X	technisch identisch mit Factur-X 1.07 im selben Profil
Prüfung	KoSIT-Validator, Regeln der EN 16931
Lieferumfang	PDF und Prüfbericht des Validators
Rechnungsarten	Rechnung (380), Rechnungskorrektur (384), Credit Note (381), Gutschrift im Sinne des UStG (389)

Das Profil EN 16931 bildet das vollständige Datenmodell der Norm ab. Die Profile MINIMUM und BASIC WL, die nur Kopfdaten tragen, erstellt XRIO nicht.

So erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung mit XRIO

XRIO ist ein ZUGFeRD-Generator ohne Eingabeformular. Die Rechnungsdaten kommen von Ihrer KI oder aus Ihrem Programm:

1. Daten übergeben. Ihre KI – etwa Claude Code, Cursor oder die Gemini CLI – ruft per MCP das Werkzeug generate_invoice auf. Ihr Programm sendet die Daten als JSON an POST /v1/invoices/generate, mit "format": "zugferd".
2. XRIO erzeugt PDF und XML. Summen und Steueraufschlüsselung berechnet XRIO aus Ihren Werten. Ihre Absenderdaten, Bankverbindung und Ihr Logo hinterlegen Sie einmal im Portal.
3. XRIO prüft. Das eingebettete XML läuft durch den KoSIT-Validator. Verletzt es eine Regel, erhalten Sie keine Datei, sondern Befunde mit Regel, Feld und Originalwortlaut – und zahlen nichts.
4. Sie laden die Dateien. PDF und Prüfbericht kommen als Download-Link, 24 Stunden gültig. XRIO hält die Dateien 7 Tage bereit und löscht sie dann.

Mit "format": "both" entstehen aus denselben Daten ZUGFeRD-PDF und XRechnung in einem Aufruf – das sind zwei Dokumente. Felder und Beispiele stehen in der API-Dokumentation, die Anbindung Ihrer KI unter E-Rechnung mit KI erstellen.

So sieht die PDF aus

Die sichtbare Seite ist eine gewohnte Geschäftsrechnung. XRIO setzt sie in einem festen Layout, das sich nach Ihren Daten richtet: Ein Block erscheint nur, wenn sein Feld gefüllt ist, die Reihenfolge bleibt immer gleich.

• Anschriftfeld nach DIN 5008: nur die Postanschrift des Empfängers.
• Kopfblock rechts daneben: Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum oder -zeitraum, Fälligkeit, dazu Referenzen wie Bestellnummer, Kundennummer oder USt-IdNr. des Käufers.
• Titel: Dokumentart und Nummer, etwa „Rechnung RE-2026-0418”. Bei einer Rechnung ist der Titel frei wählbar, zum Beispiel „1. Abschlagsrechnung”.
• Positionen: Zusatzangaben wie Zeitraum oder Artikelnummer als Unterzeilen. Rechnen Sie mit Bruttopreisen, zeigt die Tabelle die Preise inklusive Umsatzsteuer.
• Summen in der Reihenfolge von § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG: Netto, Umsatzsteuer je Steuersatz, Gesamtbetrag, danach Anzahlungen und der Zahlbetrag.
• Mehrere Seiten: Die Tabelle bricht nur zwischen Positionen um, mit Übertrag. Folgeseiten nennen Dokumentart, Nummer und „Seite n von m”.

Ihr Logo erscheint auf der PDF, wenn Sie es in den Einstellungen einschalten oder im Aufruf withLogo senden. Eigene Layouts bietet XRIO nicht an.

Weniger Pflichtfelder als die XRechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 folgt den Regeln der Norm, nicht den deutschen BR-DE-Regeln der XRechnung. Einige Angaben sind deshalb freiwillig:

Angabe	ZUGFeRD (EN 16931)	XRechnung
Käuferreferenz (BT-10)	freiwillig	Pflicht (BR-DE-15)
Kontakt beim Verkäufer (BG-6)	freiwillig	Pflicht (BR-DE-2)
Elektronische Adressen (BT-34, BT-49)	freiwillig	Pflicht
Zahlungsanweisungen (BG-16)	freiwillig	Pflicht (BR-DE-1)
Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen (BT-9, BT-20)	Pflicht, wenn ein Betrag offen ist (BR-CO-25)	ebenso

Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten für beide Formate.

ZUGFeRD kostenlos erstellen?

Das Konto ist kostenlos. Nach der Bestätigung Ihrer E-Mail erhalten Sie 5 € Startguthaben, das reicht für 20 Dokumente. Danach kostet jede ZUGFeRD-Rechnung 0,25 € netto, bezahlt aus Prepaid-Guthaben ohne Abo. Abgelehnte Versuche und Downloads kosten nichts; eine ZUGFeRD-PDF, die XRIO für Ihr Konto erstellt hat, prüfen Sie kostenlos. Alle Preise stehen unter Preise.

ZUGFeRD oder XRechnung?

ZUGFeRD passt, wenn Ihr Kunde die Rechnung auch ansehen und weiterleiten möchte. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Die Unterschiede im Detail erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD. Haben Sie bereits eine ZUGFeRD-Rechnung aus einer anderen Software, prüft der ZUGFeRD-Validator das eingebettete XML.

Was XRIO nicht tut

XRIO versendet keine Rechnungen, führt keine Nummernkreise und ist kein Archiv – die Aufbewahrung der Datei bleibt Ihre Aufgabe. XRIO ändert oder errät keine Werte. Für den Inhalt der Rechnung bleibt der Rechnungssteller verantwortlich: XRIO erstellt die Datei ausschließlich aus den übermittelten Daten.