XRechnung an Behörden senden
Wer an Bundesbehörden liefert, muss seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen stellen – im Standard XRechnung, mit Leitweg-ID, über die Plattform OZG-RE. Länder und Kommunen regeln den Rechnungseingang eigenständig.
Rechnungen an Bundesbehörden gehen seit dem 27. November 2020 nur noch elektronisch: als XRechnung, mit der Leitweg-ID des Empfängers, über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Grundlage ist die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV). Für Landesbehörden und Kommunen gelten die Regeln des jeweiligen Landes – mit eigenen Portalen und teils eigenen Fristen.
Kurz gesagt
| Frage | Beim Bund | Grundlage |
|---|---|---|
| Seit wann Pflicht? | 27. November 2020 | § 3 Abs. 1, § 11 Abs. 3 E-RechV |
| Welches Format? | XRechnung, jeweils aktuelle Fassung | § 4 Abs. 1 E-RechV |
| Wohin? | Rechnungseingangsplattform OZG-RE | § 4 Abs. 3 E-RechV, e-rechnung-bund.de |
| Adresse des Empfängers? | Leitweg-ID in BT-10 | § 5 Abs. 1 Nr. 1 E-RechV |
| Ausnahme für kleine Aufträge? | Direktauftrag bis 1.000 € | § 3 Abs. 3 Nr. 1 E-RechV |
| Registrierung? | ja, kostenlos | § 4 Abs. 3 Satz 2 E-RechV |
Die Pflicht beim Bund
Die E-RechV gilt für Rechnungen an die obersten Bundesbehörden, die Verfassungsorgane und die Einrichtungen der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung. Rechnungssteller müssen ihre Rechnungen dort elektronisch ausstellen und übermitteln (§ 3 Abs. 1 E-RechV); diese Pflicht gilt seit dem 27. November 2020 (§ 11 Abs. 3 E-RechV). Sie trifft auch ausländische Lieferanten, die für den Bund arbeiten.
Ausnahmen nennt § 3 Abs. 3 E-RechV:
| Ausnahme | Inhalt |
|---|---|
| Direktauftrag | Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 €; nach § 14 UVgO gilt der voraussichtliche Auftragswert ohne Umsatzsteuer |
| §§ 8 und 9 E-RechV | geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten, Auswärtiger Dienst und Beschaffungen im Ausland |
| Organleihe | Rechnungen in Verfahren nach § 159 Abs. 1 Nr. 5 GWB |
Unabhängig davon kann der Vertrag selbst E-Rechnungen vorschreiben. Steht das im Auftrag, gilt es auch unter 1.000 €.
Was die E-Rechnung an den Bund enthalten muss
Neben den Pflichtangaben nach § 14 UStG verlangt § 5 E-RechV weitere Angaben. Die Plattform des Bundes ordnet sie diesen Feldern der XRechnung zu:
| Angabe | Feld | Pflicht |
|---|---|---|
| Leitweg-ID | BT-10 | immer |
| Bankverbindung | BG-17 (BT-84 bis BT-86), bei Lastschrift BG-19 | immer |
| Zahlungsbedingungen | BT-9 oder BT-20 | immer |
| E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers | BT-43 | immer |
| Lieferantennummer | BT-29 | wenn bei Beauftragung mitgeteilt |
| Bestellnummer | BT-13 | wenn bei Beauftragung mitgeteilt |
Format: Grundsätzlich die XRechnung (§ 4 Abs. 1 E-RechV). Ein anderer Standard ist erlaubt, wenn er der EN 16931 entspricht. ZUGFeRD nimmt der Bund nur im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei an – eine hybride ZUGFeRD-PDF mit Sichtteil genügt nicht. Wie Sie die richtige Leitweg-ID finden, erklärt der Ratgeber Leitweg-ID.
Von der ZRE zur OZG-RE
Bis September 2025 hatte der Bund zwei Eingangsplattformen: die Zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE (ITZBund) und die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE (Beschaffungsamt des BMI). Mit Abschluss der Migration am 19. September 2025 wurden alle 187 technischen Empfänger der ZRE auf die OZG-RE überführt; die ZRE wurde für den Rechnungsempfang außer Betrieb genommen und zum Jahresende 2025 abgeschaltet.
Für Sie heißt das: Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung gehen nur noch über die OZG-RE. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung dürfen eigene Lösungen betreiben – ihre Leitweg-IDs beginnen dann mit 993, und der Auftraggeber nennt Ihnen den Eingangsweg.
Registrierung an der OZG-RE
Ohne Konto keine Übermittlung: § 4 Abs. 3 E-RechV setzt ein registriertes Nutzerkonto voraus. Registrierung und Nutzung sind für Rechnungssender kostenlos. Es gibt zwei Wege:
- Direkt an der OZG-RE – Formular ausfüllen, Nutzungsbedingungen bestätigen, Aktivierungslink per E-Mail bestätigen. Wer registriert, wird Administrator des Unternehmenskontos und kann weitere Nutzer anlegen.
- Über „Mein Unternehmenskonto” auf Basis von ELSTER – mit dem ELSTER-Organisationszertifikat melden Sie sich an der OZG-RE an; die Firmendaten werden übernommen.
Für Tests gibt es eine eigene Testumgebung mit separater Registrierung. Echte Rechnungen gehören nur in die Produktivumgebung.
Die vier Übertragungswege
| Kanal | Geeignet für | Was Sie beachten müssen |
|---|---|---|
| Weberfassung | wenige Rechnungen, keine Rechnungssoftware | Daten im Browser eingeben; eingereichte Rechnungen lassen sich als Vorlage wiederverwenden |
| Upload | fertige XRechnung aus Ihrem System | XML-Datei hochladen; vor dem Versand zeigt die Plattform einen Prüfbericht |
| regelmäßiger Versand fertiger XRechnungen | eine E-Rechnung pro E-Mail; keine weiteren Anhänge; Empfangsadresse aus Ihrem Konto; Betreff und Text werden ignoriert; bis 10 MB | |
| Peppol | großes Volumen, automatisierter Versand | über einen Peppol-Dienstleister oder eigenen Access Point; Empfänger-ID 0204:Leitweg-ID |
Anlagen wie Aufmaß, Stundennachweis oder Lieferschein werden in die XRechnung eingebettet, nicht als separater E-Mail-Anhang verschickt. Zugelassen sind PDF, PNG, JPG, XLSX, ODS und CSV – höchstens 200 Dokumente pro Rechnung. Größere Anlagen lassen sich über die Funktion „Große Anlagen” der OZG-RE hochladen und verlinken.
Länder und Kommunen
Die E-RechV gilt nur für den Bund. Die Länder setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Zuständigkeit um – auch für ihre Kommunen. Ob Lieferanten E-Rechnungen stellen müssen oder nur dürfen, ab wann und über welches Portal, steht im jeweiligen Landesrecht. Einige Beispiele aus den Angaben der Länder:
| Land | Eingang | Besonderheit |
|---|---|---|
| Baden-Württemberg | service-bw.de/erechnung | Upload für Rechnungen an Kommunen und Landesbehörden |
| Bremen | e-rechnung.bremen.de | veröffentlicht Listen der Leitweg-IDs; maßgeblich bleibt die ID im Auftrag |
| Hessen | erechnung.hessen.de | PDF-Rechnungen seit 18. April 2024 nicht mehr zulässig; Ausnahme Direktauftrag bis 1.000 € netto; keine zentrale Vergabe der Leitweg-IDs; Landesverwaltung nutzt kein Peppol |
| Niedersachsen | rechnung.niedersachsen.de | Zentraler eRechnungseingang Niedersachsen (ZeRN), an Peppol angeschlossen |
| Rheinland-Pfalz und Saarland | e-rechnung.service.rlp.de | Zentraler E-Rechnungseingang RLP, im öffentlichen Auftragswesen verpflichtend; Land und Kommunen |
Laut Bund nimmt die OZG-RE außerdem Rechnungen an derzeit fünf Bundesländer entgegen (Stand Juni 2026). Den Umsetzungsstand aller Länder fasst die KoSIT in ihrer Ländersynopse zusammen. Im Zweifel gilt: Der Auftraggeber nennt Ihnen Portal, Format und Leitweg-ID – fragen Sie dort nach.
Warum Behörden XRechnungen zurückweisen
- Formale Fehler. Die Plattform prüft jede Rechnung automatisch und lehnt formal fehlerhafte ab (§ 4 Abs. 3 E-RechV). Beim Upload und in der Weberfassung sehen Sie den Prüfbericht vor dem Versand; bei E-Mail und Peppol finden Sie ihn in der Rechnungsübersicht.
- Leitweg-ID ungültig oder falsch. Leerzeichen, Bindestriche oder die ID einer anderen Dienststelle – siehe typische Fehler bei der Leitweg-ID.
- Mehrere Rechnungen in einer E-Mail oder Anhänge, die keine E-Rechnung sind: Die E-Mail wird samt Anhängen verworfen.
- Inhaltliche Fehler. Weist der Empfänger eine Rechnung sachlich zurück, korrigieren Sie sie und reichen eine neue E-Rechnung ein.
Formale Fehler finden Sie vorab mit einem XRechnung-Validator, der gegen die Regeln der KoSIT prüft – den Herausgeber des Standards XRechnung.
Was XRIO dabei übernimmt – und was nicht
XRIO erstellt die XRechnung: Beim Format XRechnung verlangt XRIO die Käuferreferenz (BT-10) für die Leitweg-ID, die Zahlungsangaben und die Kontaktdaten des Verkäufers einschließlich E-Mail (BT-43). Bestellnummer (BT-13), Lieferantennummer (BT-29) und eingebettete Anlagen wie PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX oder ODS geben Sie mit, wenn der Auftrag sie verlangt. Jede Datei prüft XRIO mit dem KoSIT-Validator, bevor Sie sie bekommen; eine erstellte E-Rechnung kostet 0,25 € netto.
Was XRIO nicht tut: an die OZG-RE oder ein Landesportal hochladen, per E-Mail oder Peppol versenden, Rechnungen archivieren. Die fertige XML-Datei reichen Sie selbst ein, zum Beispiel per Upload oder über die E-Mail-Adresse Ihres OZG-RE-Kontos. Wie Ihre KI die Daten liefert, zeigt die Seite E-Rechnung mit KI erstellen.
Quellen
- E-Rechnungsverordnung des Bundes: § 3 (Pflicht und Ausnahmen), § 4 (Standard XRechnung, Verwaltungsportal, Registrierung), § 5 (zusätzliche Angaben), § 11 (Inkrafttreten 27.11.2020).
- E-Rechnung Bund: Informationen für Rechnungssteller und FAQ – Pflichtfelder mit BT-Zuordnung, Direktauftrag nach § 14 UVgO, Registrierung, ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG, Anlagen.
- Übertragungskanäle der OZG-RE – Weberfassung, Upload, E-Mail, Peppol.
- Ein Jahr nach der Zusammenführung von ZRE und OZG-RE, veröffentlicht am 25.06.2026 – Migration am 19.09.2025, Abschaltung der ZRE.
- E-Rechnung in den Bundesländern – Übersicht des Bundes, ohne Gewähr auf Vollständigkeit.
- Angaben der Länder: Hessen, Rheinland-Pfalz, Niedersachsen, Bremen, Baden-Württemberg.
- Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.