E-Rechnung an Privatkunden (B2C)

Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine E-Rechnungspflicht. Eine Papierrechnung ist immer zulässig, eine PDF oder E-Rechnung nur mit Zustimmung des Kunden – und bei Bauleistungen am Grundstück bleibt die Rechnung selbst Pflicht.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Für Rechnungen an Privatkunden gilt keine E-Rechnungspflicht. Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG betrifft nur Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen. Laut BMF sind insbesondere private Endverbraucher von den Regeln zur E-Rechnung nicht betroffen (BMF-FAQ, Einleitung). An eine Privatperson darf eine E-Rechnung nur mit deren Zustimmung gehen; Papier ist immer zulässig.

Kurz gesagt

Frage	Antwort	Grundlage
E-Rechnungspflicht gegenüber Privatpersonen?	Nein	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Rechnungspflicht gegenüber Privatpersonen?	Grundsätzlich nein; ja bei steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG
Papierrechnung?	immer zulässig	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 7
PDF per E-Mail?	mit Zustimmung des Kunden	§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)?	mit Zustimmung des Kunden	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 5
Müssen Privatpersonen E-Rechnungen empfangen können?	Nein, die Empfangspflicht betrifft inländische Unternehmer	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 5

Zustimmung: formlos, auch stillschweigend

Jede elektronische Rechnung an eine Privatperson braucht deren Zustimmung – die PDF ebenso wie die E-Rechnung, ob die Rechnung freiwillig ausgestellt wird oder vorgeschrieben ist (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG; UStAE Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 5 und Abs. 9 Satz 3). Der Hintergrund: Niemand soll ein ihm unbekanntes elektronisches Format annehmen müssen (BMF-FAQ, Frage 11).

Die Zustimmung ist an keine Form gebunden (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 7):

Sie kann in einer Rahmenvereinbarung stehen, zum Beispiel in den AGB.
Sie kann nachträglich erklärt werden.
Es genügt, dass beide Seiten das Verfahren tatsächlich praktizieren, etwa durch widerspruchslose Annahme der Rechnung.

Ausnahme: Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

Eine Rechnungspflicht gegenüber Privatpersonen besteht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Gemeint sind Bauleistungen im Sinne von § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG – Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen – und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück nach § 3a Abs. 3 Nr. 1 UStG (UStAE Abschn. 14.2 Abs. 1). Ob der Kunde Eigentümer des Grundstücks ist, spielt keine Rolle (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 9 Satz 5).

Für diese Rechnungen gilt:

Regel	Inhalt	Grundlage
Frist	innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung	§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG
Form	Papier, mit Zustimmung auch PDF oder E-Rechnung	UStAE Abschn. 14.1 Abs. 9 Satz 3
Zusätzliche Pflichtangabe	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG
Pflicht des Kunden	Rechnung, Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren	§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG

Keine Rechnungspflicht besteht dagegen für steuerpflichtige Vermietungsleistungen der in § 4 Nr. 12 Sätze 1 und 2 UStG bezeichneten Art an Privatpersonen, etwa die kurzfristige Beherbergung oder Vermietung von Campingflächen (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 9 Satz 8 und Abschn. 12.16 Abs. 10).

Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig eine vorgeschriebene Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt – Geldbuße bis zu 5.000 € –, und ebenso die Privatperson, die die Unterlagen vorsätzlich oder leichtfertig nicht zwei Jahre aufbewahrt – bis zu 1.000 € (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 und 3, Abs. 3 UStG). Erstellt der Handwerker die Rechnung als E-Rechnung, gehört der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht in den Rechnungshinweis (BG-1); die Felder aller Pflichtangaben zeigt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.

Vereine und andere juristische Personen

Leistet ein Unternehmer an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist – etwa einen Verein in seinem ideellen Bereich oder eine staatliche Einrichtung –, muss er nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG eine Rechnung ausstellen. Sie darf aber eine sonstige Rechnung sein: auf Papier oder mit Zustimmung elektronisch (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 8; BMF-FAQ, Fragen 4 und 5).

Wird eine Leistung sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich der juristischen Person ausgeführt, geht die Pflicht zur E-Rechnung vor (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 8 Satz 4). Rechnungen an Behörden regeln eigene Vorschriften wie die E-Rechnungsverordnung des Bundes (BMF-FAQ, Frage 4a).

Wenn der „Privatkunde” Unternehmer ist

Unternehmer ist auch, wer nur steuerfreie Umsätze ausführt – zum Beispiel der Vermieter einer Wohnung, ein Arzt oder ein Kleinunternehmer (BMF-FAQ, Frage 3). Für diese Empfänger gelten die Regeln zur E-Rechnung genauso (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025, Rn. 17). Entscheidend ist, wofür die Leistung bezogen wird:

Beispiel	Einordnung
Dachdecker erneuert das Dach des selbst bewohnten Hauses	B2C: keine E-Rechnungspflicht, aber Rechnungspflicht als Bauleistung
Dachdecker erneuert das Dach eines vermieteten Hauses desselben Kunden	Leistung für dessen Unternehmen: E-Rechnungspflicht nach den Übergangsfristen
Online-Shop verkauft einem Arzt einen Drucker für die Praxis	Leistung für dessen Unternehmen: E-Rechnungspflicht nach den Übergangsfristen, wenn der Gesamtbetrag 250 € brutto übersteigt

Ob eine Leistung im Einzelfall dem Unternehmen oder dem privaten Bereich dient, ist nicht immer klar zu trennen. Das beurteilt im Zweifel das Finanzamt oder die Steuerberatung.

B2B oder B2C erkennen

Ein Online-Shop oder eine Ladenkasse sieht dem Kunden oft nicht an, ob er privat oder für sein Unternehmen kauft. Dazu regelt das BMF:

Der Aussteller darf sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Kunden verlassen, ob er inländischer Unternehmer ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 15).
Die Verwendung der USt-IdNr. oder einer Wirtschafts-Identifikationsnummer kann ein Indiz dafür sein, dass der Kunde als Unternehmer handelt (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 2).
Ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht wird nicht beanstandet, solange der Aussteller nicht wusste und mit dieser Sorgfalt nicht erkennen konnte, dass er an ein Unternehmen leistet (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 6 Satz 1).
Bei Barkäufen über 250 € kann vor Ort ein Kassenbeleg ausgestellt und später durch eine E-Rechnung berichtigt werden, etwa an eine erfragte E-Mail-Adresse (BMF-FAQ, Frage 10).

Bis 250 € brutto ist eine Kleinbetragsrechnung ohnehin immer als sonstige Rechnung zulässig (§ 33 UStDV). Fristen und weitere Ausnahmen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht.

Eine Rechnung für beide Kundengruppen

Eine Privatperson kann eine XRechnung ohne Viewer nicht lesen. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist dagegen eine PDF mit eingebettetem XML: Der Privatkunde öffnet sie wie jede PDF, ein Geschäftskunde verarbeitet das XML. Für die Privatperson ist auch sie eine elektronische Rechnung, die ihre Zustimmung braucht. Den Unterschied der Formate erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

XRIO erzeugt aus denselben Rechnungsdaten eine ZUGFeRD-PDF, eine XRechnung oder beides und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator. Die Daten liefert Ihre KI – etwa Claude, Cursor oder die Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm per API, siehe E-Rechnung mit KI erstellen.

Quellen

§ 14 UStG – Abs. 1 Satz 5 (Zustimmung), Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 bis 3 (Rechnungspflicht), Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 (Hinweis).
§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG – Aufbewahrungspflicht des privaten Leistungsempfängers.
§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG und § 3a Abs. 3 Nr. 1 UStG – Bauleistungen, Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.
§ 26a UStG – Abs. 2 Nr. 1 und 3, Abs. 3, Bußgeld.
§ 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen.
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), Rn. 15 und 17, in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025.
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschn. 14.1 Abs. 5 bis 9, Abschn. 14.2 Abs. 1, Abschn. 12.16 Abs. 10.
BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Einleitung und Fragen 3, 4, 4a, 5, 10 und 11.

Häufige Fragen

Gilt die E-Rechnungspflicht im B2C-Bereich?

Nein. Die Pflicht zur E-Rechnung besteht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG nur für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Private Endverbraucher sind laut BMF von den Regeln nicht betroffen.

Darf ich einer Privatperson eine E-Rechnung schicken?

Ja, aber nur mit ihrer Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Zustimmung braucht keine Form; sie kann in den AGB stehen oder stillschweigend erfolgen, etwa durch widerspruchslose Annahme. Eine Papierrechnung ist immer zulässig.

Muss ich Privatkunden überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Grundsätzlich nicht. Ausnahme sind steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Bauleistungen am Haus. Dafür muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

Welcher Hinweis gehört auf eine Handwerkerrechnung an Privatkunden?

Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson muss die Rechnung auf deren Aufbewahrungspflicht hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Die Privatperson muss Rechnung, Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Woran erkenne ich, ob ein Kunde als Unternehmer kauft?

Laut BMF kann die Verwendung einer USt-IdNr. oder einer Wirtschafts-Identifikationsnummer ein Indiz sein. Ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht wird nicht beanstandet, solange der Aussteller mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte, dass er an ein Unternehmen leistet.

Ist ein privater Vermieter ein Privatkunde?

Nicht für seine Vermietung. Wer eine Wohnung vermietet, ist Unternehmer, auch wenn er nur steuerfreie Umsätze ausführt. Bezieht er eine Leistung für die vermietete Wohnung, gelten die Regeln zwischen Unternehmen; für sein selbst genutztes Haus bleibt er Privatkunde.