E-Rechnung in Gastronomie und Hotellerie

Restaurants und Hotels müssen E-Rechnungen nur an Unternehmen ausstellen, und erst über 250 € brutto. Für ein größeres Geschäftsessen lässt das BMF zu, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben und die E-Rechnung nachzureichen.

Aktualisiert am 12. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

In Gastronomie und Hotellerie betrifft die E-Rechnung nur einen kleinen Teil der Belege: Rechnungen an Unternehmen mit einem Gesamtbetrag über 250 € brutto – etwa das größere Geschäftsessen, das Catering für die Firmenfeier oder die Übernachtung auf Geschäftsreise. Für Privatgäste und für Beträge bis 250 € bleibt der Kassenbeleg. Empfangen müssen Restaurants und Hotels E-Rechnungen ihrer Lieferanten bereits seit 2025.

Kurz gesagt

Fall	Was gilt	Grundlage
Privatgast im Restaurant	keine Rechnungspflicht; Kassenbeleg aus dem Kassensystem	§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, § 146a Abs. 2 AO
Geschäftsessen bis 250 € brutto	Kassenbeleg genügt als Kleinbetragsrechnung	§ 33 UStDV; BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13
Geschäftsessen über 250 € brutto	E-Rechnung nach den Übergangsfristen; Kassenbeleg vor Ort, E-Rechnung nachträglich	BMF-FAQ, Frage 10
Catering, Firmenfeier für ein Unternehmen	E-Rechnung über 250 €; Speisen 7 %, Getränke 19 %	§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG
Hotel, Geschäftsreisender	Rechnungspflicht; über 250 € E-Rechnung nach den Übergangsfristen	Abschnitt 12.16 Abs. 10 UStAE
Hotel, Privatgast	keine Rechnungspflicht	Abschnitt 12.16 Abs. 10 Satz 2 UStAE
Gast für eine Firma im Ausland	keine E-Rechnungspflicht	Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE

Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe statt einer E-Rechnung noch Papier oder mit Zustimmung ein PDF ausstellen, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Einzelheiten im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Geschäftsessen: Kassenbeleg oder E-Rechnung

Für Barzahlung gibt es keine Sonderregel. Das BMF nennt das Geschäftsessen ausdrücklich: Auch dafür ist „eine E-Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte” (BMF-FAQ, Frage 10). Als eine Möglichkeit nennt das BMF zwei Schritte:

Vor Ort gibt das Restaurant den Kassenbeleg aus – eine sonstige Rechnung.
Später schickt es eine E-Rechnung, etwa an eine beim Bezahlen erfragte E-Mail-Adresse. Sie berichtigt den Kassenbeleg.

Dasselbe steht im BMF-Schreiben zu Bewirtungsaufwendungen vom 19. November 2025 (Rn. 13). Die E-Rechnung muss sich spezifisch und eindeutig auf den ursprünglichen Beleg beziehen; der Anwendungserlass nennt die „durch ein Kassensystem […] erzeugte Rechnung” ausdrücklich (Abschnitt 15.2a Abs. 7 Satz 2 und 3 UStAE). Wie das in der E-Rechnung aussieht, erklärt der Ratgeber E-Rechnung korrigieren.

Bis 250 € brutto ist der Kassenbeleg mit den Angaben nach § 6 KassenSichV eine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung (Rn. 13). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag des Belegs; welche Angaben er braucht, steht im Ratgeber Kleinbetragsrechnung.

Was das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 verlangt

Das Schreiben regelt den Nachweis für den Betriebsausgabenabzug des Gastes (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021 für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Damit der Gast die Kosten abziehen kann, muss die Rechnung des Restaurants diese Angaben enthalten – in der E-Rechnung stehen sie in festen Feldern:

Angabe	Rn.	Feld in der E-Rechnung
Name und Anschrift des Restaurants	4	BT-27, BG-5
Ausstellungsdatum	5	BT-2
Speisen und Getränke einzeln; „Speisen und Getränke” als Sammelbegriff reicht nicht, „Menü 1” schon	6	BT-153 je Position
Tag der Bewirtung	7	BT-72
Rechnungsbetrag	8	BT-112
über 250 €: Steuernummer oder USt-IdNr.	10	BT-32 oder BT-31
über 250 €: fortlaufende Rechnungsnummer	11	BT-1
über 250 €: Name des Bewirtenden, erfüllt durch den Leistungsempfänger	12	BT-44

Zur E-Rechnung sagt das Schreiben: Die Bewirtungsrechnung kann als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden (Rn. 18). Den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern darf der Gast digital erstellen; er muss mit der Rechnung digital zusammengefügt werden, ein eindeutiger Verweis genügt (Rn. 19 und 20). Die Angaben dürfen auch auf „einem visualisierten Dokument der E-Rechnung” stehen (Rn. 20).

Wird eine geschlossene Veranstaltung später abgerechnet und unbar bezahlt, ist ein Beleg aus dem Kassensystem nicht zwingend; dann gehört der Zahlungsbeleg zur Rechnung, außer die unbare Zahlung ist auf der Rechnung vermerkt (Rn. 16).

Firmenfeier und Catering: zwei Steuersätze

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der ermäßigte Satz von 7 %, ausgenommen Getränke (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Eine Rechnung über Essen und Getränke hat deshalb zwei Steuersätze. Bei Kombiangeboten wie Buffet mit Getränken beanstandet die Verwaltung nicht, wenn der Getränkeanteil mit 30 % des Pauschalpreises angesetzt wird (Abschnitt 10.1 Abs. 12 UStAE).

Beispiel: Catering für ein Sommerfest eines Unternehmens, unbar bezahlt.

Position	Netto	Steuersatz (BT-152)	Steuer
Buffet, 60 Personen	1.800,00 €	7 %	126,00 €
Getränke	600,00 €	19 %	114,00 €
Gesamt	2.400,00 €		240,00 €

Der Gesamtbetrag von 2.640,00 € liegt über 250 € – nach den Übergangsfristen eine E-Rechnung. Sie enthält je Steuersatz eine eigene Steueraufschlüsselung (BG-23) mit Kategorie, Satz, Nettobetrag und Steuer.

Hotel: Übernachtung, Frühstück, Business-Package

Die Übernachtung unterliegt 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 1 UStG). Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, sind davon ausgenommen, auch wenn sie im Zimmerpreis enthalten sind (Satz 2). Abschnitt 12.16 Abs. 8 UStAE nennt etwa Frühstück, Minibar, Internet und Parkplatz.

Sammelposten: Frühstück, Internet, Parkplatz und einige weitere Leistungen eines Pauschalangebots dürfen in einem Sammelposten wie „Business-Package” stehen; ihr Anteil darf seit 2026 mit 15 % des Pauschalpreises angesetzt werden (Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE).
Rechnungspflicht: gegenüber Unternehmen für deren Unternehmen und gegenüber juristischen Personen. Für Privatgäste besteht keine Rechnungspflicht (Abschnitt 12.16 Abs. 10 UStAE).
E-Rechnung: an Unternehmen im Inland über 250 € brutto. Ist die Firma des Gastes im Ausland ansässig, besteht keine E-Rechnungspflicht.

Beispiel: Zwei Nächte zu je 110,00 € netto (7 %) und zwei Tage Parkplatz zu je 12,00 € netto (19 %) ergeben 15,40 € plus 4,56 € Steuer und 263,96 € brutto. Für einen Geschäftsreisenden ist das nach den Übergangsfristen eine E-Rechnung mit zwei Steuersätzen.

Kann das Hotel nicht erkennen, dass ein Gast für sein Unternehmen übernachtet, wird eine fehlende E-Rechnung nicht beanstandet; die Angabe einer USt-IdNr. kann ein Hinweis darauf sein (Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 1 und 2 UStAE). Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung an Privatkunden.

Empfangen: Lieferanten schicken E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Großhandel, Brauerei oder Wäscherei dürfen ihre Rechnungen ohne Ihre Zustimmung als E-Rechnung schicken. Wie Sie diese lesen und aufbewahren, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Die E-Rechnung zum Kassenbeleg mit XRIO

XRIO ist kein Kassensystem. Für die E-Rechnung, die einen Kassenbeleg über 250 € berichtigt, oder für die Catering-Rechnung an ein Unternehmen können Sie XRIO nutzen: Ihre KI – Claude Code, Cursor oder die Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm übergibt Positionen, Steuersätze und die Firma des Gastes, dazu als Bezug die Nummer des Kassenbelegs (BT-25). XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD und prüft die Datei mit dem KoSIT-Validator. Positionen mit 7 % und 19 % stehen in einer Rechnung; Bruttopreise wie auf der Speisekarte nimmt XRIO direkt an. Versenden, etwa per E-Mail, bleibt Ihre Aufgabe. Mehr unter E-Rechnung mit KI erstellen; eine E-Rechnung kostet 0,25 € netto.

Quellen

§ 12 Abs. 2 Nr. 11 und Nr. 15 UStG – Beherbergung, Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen.
§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG; § 27 Abs. 38 UStG; § 33 UStDV.
BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (IV C 6 - S 2145/00026/005/033) – Bewirtungsaufwendungen, Rn. 4 bis 13, 16 und 18 bis 20.
BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025 (III C 2 - S 7220/00023/014/027) – ermäßigter Steuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, Abschnitte 10.1 Abs. 12 und 12.16 Abs. 12 UStAE.
Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026): Abschnitte 10.1 Abs. 12, 12.16 Abs. 8, 10 und 12, 14.1 Abs. 5 und 6, 15.2a Abs. 7.
BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Frage 10 (Stand März 2026).

Häufige Fragen

Brauchen Restaurants eine E-Rechnung für Geschäftsessen?

Ja, wenn der Gesamtbetrag über 250 € brutto liegt, der Gast für sein Unternehmen bewirtet und die Übergangsfristen abgelaufen sind. Laut BMF kann das Restaurant vor Ort einen Kassenbeleg ausgeben und die E-Rechnung später, etwa per E-Mail, nachreichen.

Reicht für eine Bewirtung bis 250 € der Kassenbon?

Ja. Ein Kassenbeleg mit den Angaben nach § 6 KassenSichV ist bei einem Gesamtbetrag bis 250 € eine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13). Eine E-Rechnung ist dafür nicht nötig.

Was sagt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 zur E-Rechnung bei Bewirtungen?

Die Bewirtungsrechnung darf als E-Rechnung oder als sonstige elektronische Rechnung übermittelt werden. Über 250 € kann ein Kassenbeleg ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Den Eigenbeleg darf der Gast digital erstellen und mit der Rechnung verknüpfen.

Muss ein Hotel Privatgästen eine Rechnung ausstellen?

Nein. Für die kurzfristige Beherbergung besteht eine Rechnungspflicht nur, wenn der Gast ein Unternehmer ist und für sein Unternehmen übernachtet oder eine juristische Person bucht (Abschnitt 12.16 Abs. 10 UStAE).

Wie sieht eine Hotelrechnung mit 7 % und 19 % als E-Rechnung aus?

Jede Position trägt ihren Steuersatz, etwa 7 % für die Übernachtung und 19 % für den Parkplatz. Die E-Rechnung enthält dann je Steuersatz eine eigene Steueraufschlüsselung mit Nettobetrag und Steuer.