Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – in der Praxis ein XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF, ein Scan oder ein Foto sind keine E-Rechnung.
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gemeint ist ein Datensatz, in dem jede Angabe in einem festen Feld steht – Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersatz. Software kann ihn ohne Abtippen und ohne Texterkennung übernehmen. In Deutschland sind das vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD.
Die Definition nach § 14 UStG
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen: die E-Rechnung und die sonstige Rechnung. Die E-Rechnung muss vier Merkmale erfüllen:
| Merkmal | Bedeutung | Grundlage |
|---|---|---|
| Strukturiertes elektronisches Format | Die Angaben stehen in definierten Datenfeldern, nicht als Text auf einer Seite | § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG |
| Ausgestellt, übermittelt und empfangen | Der Datensatz bleibt auf dem ganzen Weg strukturiert | § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG |
| Elektronische Verarbeitung | Alle Pflichtangaben stehen im strukturierten Teil; ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link genügt nicht | BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35 |
| Zulässiges Format | EN 16931 oder ein vereinbartes Format, aus dem sich die Angaben richtig und vollständig in die Norm übertragen lassen | § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG |
Ergänzende Angaben dürfen als Anhang in der E-Rechnung stecken, etwa ein Stundennachweis als PDF. Die Pflichtangaben selbst gehören in die Datenfelder. Welche das sind und in welchem Feld sie stehen, zeigt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Der Empfänger muss die Daten nicht tatsächlich automatisch verarbeiten. Laut BMF folgt aus der Definition keine weitergehende Pflicht als die zur Aufbewahrung (BMF-FAQ, Frage 9).
E-Rechnung und sonstige Rechnung
Alles, was keine E-Rechnung ist, heißt seit 2025 sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG): Rechnungen auf Papier und in anderen elektronischen Formaten. Dazu zählen laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich PDF-Dateien ohne integrierten Datensatz, Bilddateien und Angaben im Text einer E-Mail (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 2).
Bis Ende 2024 galt schon eine per E-Mail versandte PDF als „elektronische Rechnung” (BMF-FAQ, Frage 2). Daher stammt die verbreitete Annahme, eine PDF sei eine E-Rechnung. Warum das nicht mehr stimmt und woran Sie den Unterschied erkennen, erklärt der Ratgeber PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.
Eine Datei kann auch wie eine E-Rechnung aussehen und trotzdem keine sein: Entspricht sie nicht der zulässigen Syntax, liegt ein Formatfehler vor, und sie gilt als sonstige Rechnung – gleich welcher Art der Fehler ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a).
Die zwei verbreiteten Formate
XRechnung ist ein reines XML ohne eigene Sichtdarstellung. Sie wurde auf Grundlage der EN 16931 mit nationalen Besonderheiten entwickelt (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 13); herausgegeben wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). XRechnung ist bei öffentlichen Auftraggebern verbreitet und auch zwischen Unternehmen zulässig.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei, in die das XML eingebettet ist. Menschen lesen die PDF, Software das XML. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 14).
Daneben sind weitere europäische Formate nach EN 16931 und vereinbarte Formate wie EDI-Verfahren zulässig, wenn sich die Pflichtangaben ohne Informationsverlust übertragen lassen (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 12 und 15). Welches Format für welchen Empfänger passt und welche ZUGFeRD-Profile genügen, vergleicht der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
So sieht eine E-Rechnung von innen aus
Öffnet man eine XRechnung im Editor, sieht man XML. Jede Angabe steht in einem eigenen Element, und jedes Element entspricht einem Fachbegriff der EN 16931, einem Business Term (BT). Ein gekürzter Ausschnitt in der Syntax UN/CEFACT CII:
<rsm:ExchangedDocument>
<ram:ID>RE-2026-0142</ram:ID> <!-- BT-1 Rechnungsnummer -->
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode> <!-- BT-3 Rechnungstyp: Rechnung -->
<ram:IssueDateTime> <!-- BT-2 Ausstellungsdatum -->
<udt:DateTimeString format="102">20261012</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>
<!-- … Verkäufer, Käufer, Positionen … -->
<ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
<ram:TaxBasisTotalAmount>1000.00</ram:TaxBasisTotalAmount> <!-- BT-109 Netto -->
<ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">190.00</ram:TaxTotalAmount> <!-- BT-110 USt -->
<ram:GrandTotalAmount>1190.00</ram:GrandTotalAmount> <!-- BT-112 Brutto -->
</ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>Für das menschliche Auge ist dieses Format nicht gedacht; eine Visualisierungsanwendung macht es lesbar (UStAE Abschn. 14.1 Abs. 13). Die Finanzverwaltung bietet dafür über ELSTER einen eigenen E-Rechnungsviewer an (BMF-FAQ, Frage 12a). Bei ZUGFeRD gilt: Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, sind die Daten des XML maßgebend (UStAE Abschn. 14.4 Abs. 3).
Ob ein Datensatz den Regeln entspricht, prüft eine Validierung. Sie unterscheidet Formatfehler von Geschäftsregelfehlern, etwa einer fehlenden Käuferreferenz (BT-10) oder einem Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt. Umsatzsteuerlich zählen nur Fehler bei den Pflichtangaben; die fehlende BT-10 ist umsatzsteuerlich unbeachtlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6b und 35a).
Vorteile der E-Rechnung
Das BMF nennt als Ziel, Prozesse im Rechnungswesen zu vereinfachen (BMF-FAQ, Frage 1):
- Der Empfänger muss Rechnungsdaten nicht noch einmal erfassen. Doppelte Arbeitsgänge und die dabei entstehenden Fehler entfallen.
- Buchungsbelege liegen strukturiert vor und lassen sich ohne Medienbruch weiterverarbeiten.
- Die E-Rechnung bereitet ein späteres Meldesystem vor, über das bestimmte Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung gehen sollen.
Einen bestimmten Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. E-Mail, Download aus einem Portal, eine Schnittstelle oder ein gemeinsamer Speicherort sind möglich (BMF-FAQ, Frage 8).
Wer E-Rechnungen schreiben und empfangen muss
Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen für Umsätze an andere inländische Unternehmen nach Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. Fristen und Ausnahmen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht.
E-Rechnungen erzeugen und prüfen mit XRIO
XRIO erzeugt aus Rechnungsdaten eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-PDF und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator, bevor sie herausgeht. Die Daten liefert Ihre KI – etwa Claude, Cursor oder die Gemini CLI – oder Ihr eigenes Programm per API, siehe E-Rechnung mit KI erstellen. Eine empfangene XRechnung macht der XRechnung-Viewer als PDF-Ansicht lesbar.
Quellen
- § 14 Abs. 1 UStG – Satz 3 (E-Rechnung), Satz 4 (sonstige Rechnung), Satz 6 (zulässige Formate).
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a, 6b, 35 und 35a.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschn. 14.1 Abs. 2 und 12 bis 15, Abschn. 14.4 Abs. 3.
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Fragen 1, 2, 8, 9 und 12a.
- EN 16931-1 – europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung (semantisches Datenmodell, Business Terms).
- XRechnung – Standard der KoSIT.