ZUGFeRD Validator

ZUGFeRD verbindet zwei Welten: Für Menschen ist die Rechnung eine ganz normale PDF, für Software steckt darin eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Genau dieses XML macht die Datei zur E-Rechnung – und genau das prüft ein ZUGFeRD-Validator. Ob das Logo stimmt oder die Tabelle schön aussieht, ist für die Gültigkeit egal. Entscheidend ist, ob die Daten im XML vollständig sind, zusammenpassen und den Regeln der EN 16931 entsprechen.

So prüft XRIO eine ZUGFeRD-Rechnung

1. Format erkennen. XRIO erkennt am Inhalt, ob Sie eine PDF oder eine XML-Datei schicken – der Dateiname spielt keine Rolle.
2. XML aus der PDF lesen. Bei einer Hybrid-PDF (PDF/A-3 mit Anhang) holt XRIO das eingebettete XML heraus. Findet sich keines, lautet das Urteil notEInvoice.
3. Profil prüfen. Profile unterhalb der EN 16931 werden als eigener Befund gemeldet, denn sie erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht nicht.
4. Regeln prüfen. Das XML läuft durch den KoSIT-Validator mit den Regeln der EN 16931 und, beim Profil XRECHNUNG, zusätzlich mit den deutschen BR-DE-Regeln.
5. Ergebnis ausgeben. Sie erhalten das Urteil valid oder invalid und zu jedem Verstoß einen Befund mit Regel, Stelle und Anforderung im Originalwortlaut.

Welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung gelten

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der Daten unterscheiden. Für die E-Rechnungspflicht in Deutschland zählt, ob das Profil die Pflichtangaben der EN 16931 enthält:

Profil	Inhalt	E-Rechnung im Sinne der Pflicht
MINIMUM	nur Kopfdaten, keine Positionen	nein
BASIC WL	Kopfdaten ohne Positionen	nein
BASIC	Kernumfang mit Positionen	ja
EN 16931 (früher COMFORT)	vollständiger Normumfang	ja
EXTENDED	Normumfang plus Erweiterungen	ja
XRECHNUNG	XRechnung-Daten in der PDF	ja

Bekommen Sie eine Rechnung im Profil MINIMUM, ist sie trotz eingebettetem XML keine E-Rechnung. Der ZUGFeRD-Validator von XRIO sagt Ihnen das ausdrücklich, statt nur „technisch fehlerfrei” zu melden.

Drei Wege zur Prüfung

Nach der kostenlosen Registrierung prüfen Sie so, wie es zu Ihrem Alltag passt:

• Im Portal: Auf der Seite „Testen” laden Sie die PDF hoch und sehen das Ergebnis in Klarschrift – und daneben genau das JSON, das eine KI erhalten würde.
• Per REST-API: Ihr Programm sendet die PDF als Request-Body an POST /v1/invoices/validate. Die Antwort enthält Urteil, Befunde und das eingebettete XML. Mehr auf der Seite E-Rechnung-API.
• Über MCP: Ihr KI-Agent ruft das Werkzeug validate_invoice auf, erhält einen Upload-Link und schickt die Datei dorthin. Wie das eingerichtet wird, steht unter E-Rechnung per MCP.

curl --data-binary @rechnung.pdf \
  -H "Authorization: Bearer xrio_live_…" \
  https://api.xrio.de/v1/invoices/validate

Wenn die ZUGFeRD-Rechnung ungültig ist

Typische Gründe für ein invalid sind Summen, die nicht aufgehen, fehlende Angaben zum Verkäufer oder Käufer, Steuerkategorien, die nicht zum Steuersatz passen, oder Codes, die in keiner offiziellen Liste stehen. Jeder Befund nennt die verletzte Regel und die Stelle im XML. XRIO korrigiert dabei nichts: Wer die Rechnung ausgestellt hat, muss sie berichtigen.

Haben Sie die Rechnung selbst erstellt, ist der schnellste Weg eine neue Datei, die von Anfang an geprüft wird – siehe PDF in XRechnung umwandeln.

Vor dem Versand prüfen

Ein Validator hilft nicht nur beim Empfang. Erzeugt Ihre Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware ZUGFeRD-Rechnungen, prüfen Sie die Ausgabe am besten, bevor sie zum Kunden geht – etwa nach einem Update oder bei einem neuen Rechnungslayout. Über die API lässt sich das in Ihren Ablauf einbauen: Jede erzeugte PDF geht an POST /v1/invoices/validate, und nur Dateien mit dem Urteil valid werden verschickt. So fällt ein Fehler bei Ihnen auf und nicht erst im Rechnungseingang Ihres Kunden.

Preis, Konto und Speicherung

Eine ZUGFeRD-Prüfung kostet 0,05 € netto aus Ihrem Guthaben; eine PDF ohne E-Rechnung und eine Datei, die XRIO für Ihr Konto erstellt hat, kosten nichts. Sie brauchen ein kostenloses Konto, denn XRIO bietet keine anonyme Prüfung an. Pro API-Schlüssel gilt ein Nutzungslimit, damit der Validator für alle schnell bleibt.

Ihre PDF wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach verworfen. Im Verlauf steht nur, wann geprüft wurde und mit welchem Ergebnis – nie der Inhalt. Für die Prüfung geht Ihre Rechnung an keinen KI-Anbieter.

Möchten Sie die Rechnung zusätzlich lesen statt nur prüfen, gibt der XRechnung-Viewer eine PDF-Ansicht aus.