E-Rechnungspflicht 2027 und 2028
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 beginnt die Pflicht zum Ausstellen – erst für größere Unternehmen, ab 2028 für alle im inländischen B2B-Geschäft.
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat. Seitdem ist für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung der Regelfall. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 – das Empfangen ist schon seit dem 1. Januar 2025 Pflicht.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier erlaubt; PDF und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers |
| bis 31. Dezember 2026 | Pflicht | Übergangsregel gilt für alle Unternehmen |
| ab 1. Januar 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| bis 31. Dezember 2027 | Pflicht | Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz: Papier, mit Zustimmung auch PDF, weiter erlaubt; für alle: vereinbarte EDI-Verfahren |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze |
Wer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Lag er im Jahr 2026 über 800.000 €, muss das Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Die Grenze bezieht sich auf das gesamte Unternehmen, nicht auf einzelne Kunden oder Geschäftsbereiche.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € erhalten ein weiteres Jahr: Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2027 noch Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen wie PDF verschicken. Unabhängig vom Umsatz bleiben bis zum selben Datum außerdem EDI-Verfahren zulässig, die zwischen den Beteiligten vereinbart sind – auch wenn ihr Format nicht der EN 16931 entspricht.
Was ab 2028 gilt
Ab dem 1. Januar 2028 endet jede Übergangsregel. Für alle inländischen Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen muss dann eine E-Rechnung ausgestellt werden – unabhängig vom Umsatz. Eine aus Word oder Excel exportierte PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn sie per E-Mail versendet wird.
Seit 2025 Pflicht: der Empfang
Viele Unternehmen übersehen, dass ein Teil der Pflicht längst gilt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit geringem Umsatz. Laut BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Die Rechnungen müssen aber gelesen, geprüft und im Originalformat aufbewahrt werden. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung empfangen.
Ausnahmen von der Pflicht zum Ausstellen
Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie sind nach § 34a UStDV vom Ausstellen befreit, müssen aber empfangen können. Details im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – sie fallen nicht unter die Pflicht.
- Umsätze mit ausländischen Unternehmen – die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind.
Welche Formate als E-Rechnung gelten
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
- XRechnung – reines XML, die deutsche Ausprägung der EN 16931.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – eine PDF mit eingebettetem XML. Die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.
Andere Formate sind zulässig, wenn sie die Daten korrekt und vollständig in ein EN-16931-konformes Format übertragen lassen. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Was jetzt zu tun ist
Diese Punkte betreffen fast jedes Unternehmen, das Rechnungen an andere Unternehmen stellt:
- Empfang klären. Gibt es ein Postfach für eingehende Rechnungen, und kann jemand eine XRechnung öffnen und prüfen?
- Vorjahresumsatz einordnen. Liegt der Gesamtumsatz 2026 über oder unter 800.000 €? Daraus folgt, ob die Pflicht zum Ausstellen 2027 oder 2028 beginnt.
- Rechnungsweg prüfen. Wie entstehen Rechnungen heute – in Word, Excel, einer Software? Kann dieser Weg eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugen?
- Kunden fragen. Welche Formate erwarten Ihre Geschäftskunden? Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID.
- Archiv anpassen. E-Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt – bei XRechnung ist das die XML-Datei.
- Testen, bevor es Pflicht wird. Probeläufe zeigen früh, ob die erzeugten Dateien den Regeln entsprechen.
Ob und ab wann die Pflicht für ein bestimmtes Unternehmen gilt, hängt von dessen Umsätzen ab. Bei Unsicherheit ist die Steuerberatung die richtige Anlaufstelle.
Ein möglicher Weg: E-Rechnungen aus Ihrer KI
Wer Rechnungen heute in Word oder Excel schreibt, muss dafür nicht zwingend eine Buchhaltungssoftware einführen. Mit XRIO können Sie E-Rechnungen mit KI erstellen: Ihr Assistent liefert die Rechnungsdaten, XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD und prüft jede Datei mit dem KoSIT-Validator. Bestehende E-Rechnungen können Sie mit dem XRechnung-Validator prüfen.
Quellen
- § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes und Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, mit dem die Regeln in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen wurden.
- §§ 33, 34 und 34a UStDV zu Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen und Kleinunternehmern.
- EN 16931 – europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung.