E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit – nicht aber vom Empfang. Seit 2025 müssen auch sie E-Rechnungen annehmen, lesen und aufbewahren können.

Aktualisiert am 11. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Für Kleinunternehmer gilt bei der E-Rechnung eine doppelte Regel: Empfangen ja, Ausstellen nein. Die Befreiung beim Ausstellen ist dauerhaft – sie endet nicht mit den Übergangsfristen 2027 und 2028. Den Empfang dagegen muss jedes Unternehmen seit dem

Januar 2025 sicherstellen.

Kurz gesagt

Frage	Kleinunternehmer nach § 19 UStG	Grundlage
E-Rechnungen empfangen?	Ja, seit 1. Januar 2025	§ 14 UStG
E-Rechnungen ausstellen?	Nein, Befreiung	§ 34a UStDV
Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt?	Ja, auch nach 2028	§ 34a UStDV
Freiwillig E-Rechnungen ausstellen?	möglich	BMF-Schreiben vom 18.03.2025
Rechnungen an Privatkunden?	nicht betroffen	§ 14 UStG

Wer Kleinunternehmer ist

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen: Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Ab dann gelten für die Rechnungsstellung die allgemeinen Regeln – einschließlich der Fristen 2027 und 2028.

Empfangen: Pflicht seit 2025

Auch wenn Sie selbst keine E-Rechnungen schreiben müssen – Ihre Lieferanten werden sie Ihnen schicken. Ab 2027 für größere Unternehmen, ab 2028 für alle. Darauf müssen Sie vorbereitet sein:

Ein Postfach genügt. Laut BMF reicht es, ein E-Mail-Postfach für den Empfang bereitzustellen. Ein eigenes Portal oder eine spezielle Software ist nicht vorgeschrieben.
Lesen können. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ohne passendes Werkzeug sehen Sie nur Programmcode. Ein XRechnung-Viewer macht daraus eine lesbare Rechnung.
Prüfen können. Ob eine eingegangene Rechnung den Regeln entspricht, zeigt ein XRechnung-Validator.
Aufbewahren. Die Rechnung wird im Originalformat archiviert – bei XRechnung ist das die XML-Datei, nicht ein Ausdruck oder ein PDF davon. Es gelten die GoBD.

Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Ausstellen: dauerhaft befreit

§ 34a UStDV nimmt Kleinunternehmer von der Pflicht aus, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF verschicken – auch an Geschäftskunden und auch nach dem 1. Januar 2028. Die übrigen Pflichtangaben einer Rechnung bleiben unverändert, einschließlich des Hinweises auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Freiwillig E-Rechnungen ausstellen

Manche Geschäftskunden, vor allem größere Unternehmen und öffentliche Auftraggeber, verarbeiten Rechnungen am liebsten automatisch. Für sie kann eine E-Rechnung auch von einem Kleinunternehmer sinnvoll sein. Freiwillig ist das möglich. Die Einzelheiten zur Kleinunternehmerregelung behandelt das BMF-Schreiben vom 18. März 2025. Im Zweifel stimmen Sie das mit Ihrem Kunden ab.

So sieht § 19 in einer E-Rechnung aus

Wer als Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellt, bildet die Steuerbefreiung über strukturierte Felder ab, nicht über einen frei platzierten Hinweistext:

Angabe	Inhalt
Umsatzsteuerkategorie	E (steuerbefreit)
Steuersatz	0 %
Umsatzsteuerbetrag	0,00 €
Befreiungsgrund	Text, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG”

Die Summen müssen dazu passen: Der Rechnungsbetrag entspricht dann dem Nettobetrag. Ob eine fertige Datei diese Regeln erfüllt, zeigt eine Prüfung mit dem KoSIT-Validator.

Wenn Sie freiwillig E-Rechnungen erzeugen möchten

Sie brauchen dafür keine Buchhaltungssoftware. Mit XRIO können Sie E-Rechnungen mit KI erstellen: Sie beschreiben die Rechnung Ihrem KI-Assistenten, XRIO erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD und prüft die Datei, bevor Sie sie bekommen. Eingehende E-Rechnungen prüfen Sie mit dem XRechnung-Validator.

Quellen

§ 19 UStG – Kleinunternehmerregelung, Grenzen seit 1. Januar 2025.
§ 34a UStDV – Befreiung der Kleinunternehmer von der Pflicht zur E-Rechnung.
§ 14 UStG – E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr.
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
BMF-Schreiben vom 18. März 2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a UStDV sind Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben für sie zulässig – auch nach 2028.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Laut BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Die Rechnungen müssen gelesen und im Originalformat aufbewahrt werden.

Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen verschicken?

Ja, freiwillig ist das möglich. Das BMF-Schreiben zur Kleinunternehmerregelung vom 18. März 2025 behandelt die Einzelheiten. Im Zweifel stimmen Sie das mit Ihrem Kunden ab.

Wie wird § 19 UStG in einer E-Rechnung abgebildet?

Über die Umsatzsteuerkategorie „E" (steuerbefreit) mit einem Steuerbetrag von 0 € und einem Befreiungsgrund als Text, etwa der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Wie öffne ich eine erhaltene XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne passendes Werkzeug kaum lesbar. Ein XRechnung-Viewer stellt sie als übersichtliche Rechnung dar; ein Validator prüft, ob sie den Regeln entspricht.