E-Rechnung empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Was das praktisch bedeutet – vom Postfach über das Öffnen und Prüfen bis zur Aufbewahrung.
Die E-Rechnungspflicht beginnt für viele Unternehmen nicht beim Schreiben, sondern beim Empfangen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können – unabhängig von Umsatz oder Rechtsform, auch Kleinunternehmer. Ab 2027 und 2028 werden Ihre Lieferanten zunehmend nur noch E-Rechnungen schicken. Spätestens dann muss der Weg vom Posteingang bis zum Archiv funktionieren.
Was „empfangen können” bedeutet
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Kanal vor. Laut BMF genügt es, ein E-Mail-Postfach für den Empfang bereitzustellen. Ein eigenes Portal oder eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben. Empfangen heißt aber mehr als nur „ankommen lassen”:
- Die Rechnung kommt an.
- Sie können ihren Inhalt lesen.
- Sie können prüfen, ob sie den Regeln entspricht.
- Sie bewahren sie im Originalformat auf.
Wie E-Rechnungen ankommen
| Weg | Typisch für | Was ankommt |
|---|---|---|
| E-Mail-Anhang | die meisten Lieferanten | XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF |
| Download aus einem Kundenportal | Energieversorger, Telekommunikation, Plattformen | XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF |
| Peppol oder andere Netzwerke | größere Unternehmen, öffentliche Verwaltung | XML-Datei |
| EDI-Verfahren | etablierte Lieferbeziehungen, vereinbart | strukturierter Datensatz |
Woran Sie eine E-Rechnung erkennen
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formen:
- XRechnung: eine XML-Datei. Öffnen Sie sie im Browser oder Editor, sehen Sie Programmcode statt einer Rechnung.
- ZUGFeRD: eine PDF-Datei, die aussieht wie eine gewohnte Rechnung. Im Inneren steckt zusätzlich eine XML-Datei. Rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil.
Eine PDF ohne eingebettete XML – etwa aus Word exportiert oder eingescannt – ist keine E-Rechnung. Während der Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 darf ein Absender solche Rechnungen noch verschicken, danach im inländischen B2B-Verkehr nicht mehr. Warum das so ist, erklärt der Ratgeber Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.
E-Rechnungen öffnen und lesen
Eine XRechnung ist für Maschinen gemacht. Damit Sie sie lesen können, braucht es ein Werkzeug, das die XML-Daten als übersichtliche Rechnung darstellt. Ein XRechnung-Viewer zeigt Absender, Empfänger, Positionen, Steuer und Summen wie auf einer gewohnten Rechnung – als PDF-Ansicht. Wichtig: Die PDF-Ansicht ist keine E-Rechnung. Rechtlich zählt weiterhin die XML-Datei.
Bei ZUGFeRD ist das einfacher: Die PDF lässt sich mit jedem PDF-Programm öffnen. Prüfen sollten Sie trotzdem, ob die eingebettete XML vorhanden und gültig ist.
Gültigkeit prüfen
Eine Rechnung kann richtig aussehen und trotzdem gegen die Regeln verstoßen – etwa wenn Summen nicht aufgehen, Pflichtangaben fehlen oder Codes nicht aus den offiziellen Listen stammen. Ein Validator prüft die Datei gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 und der XRechnung-Spezifikation. Der Standard dafür ist der KoSIT-Validator, den auch die öffentliche Verwaltung verwendet.
- XML-Dateien prüfen Sie mit einem XRechnung-Validator.
- ZUGFeRD-PDFs prüfen Sie mit einem ZUGFeRD-Validator; er liest die eingebettete XML aus und prüft sie.
Fällt eine Rechnung durch, nennt der Prüfbericht die verletzte Regel und die Stelle in der Datei. Mit diesen Angaben können Sie beim Absender gezielt eine korrigierte Rechnung anfordern.
Richtig aufbewahren
Für E-Rechnungen gelten die GoBD. Die wichtigsten Punkte:
| Anforderung | Was das für E-Rechnungen heißt |
|---|---|
| Originalformat | Die Datei so aufbewahren, wie sie angekommen ist – bei XRechnung die XML-Datei |
| Unveränderbarkeit | Die Datei darf nachträglich nicht verändert werden |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Die Daten müssen während der Frist lesbar und auswertbar bleiben |
| Aufbewahrungsfrist | Buchungsbelege wie Rechnungen: 8 Jahre |
Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF ersetzt die Originaldatei nicht. Wer E-Rechnungen ausschließlich ausdruckt und die XML löscht, bewahrt das falsche Dokument auf.
Checkliste für den Empfang
- Ein festes Postfach für Eingangsrechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
- Ein Werkzeug bereithalten, das XRechnungen lesbar darstellt.
- Eingehende E-Rechnungen auf Gültigkeit prüfen.
- Die Originaldateien unverändert und auffindbar archivieren.
- Klären, wer bei ungültigen Rechnungen den Absender kontaktiert.
Wie XRIO dabei hilft
XRIO ist kein Archiv und kein Rechnungseingangssystem. Es übernimmt zwei Schritte des Empfangs: das Prüfen mit dem KoSIT-Validator und das Darstellen einer XRechnung als PDF-Ansicht zum Lesen. Beides geht im Portal, per API oder direkt aus Ihrem KI-Assistenten. Die Aufbewahrung bleibt Ihre Aufgabe.
Quellen
- § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
- GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
- § 147 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege).